فرآیندهای کسب و کار شامل مجموعه‌ای از اقدامات یا فعالیت‌های به هم پیوسته هستند که توسط افراد یا سیستم‌ها انجام می‌شوند. این فرآیندها به منظور رسیدن به اهداف تجاری شرکت یا کسب و کار دنبال می‌شوند. فرآیندهای کسب و کار بسیار گسترده هستند و از استخدام کارمندان جدید تا مذاکرات و پرداخت‌ها را شامل می‌شوند. در این مطلب به بررسی صفر تا صد فرآیندهای کسب و کار می‌پردازیم و با اهمیت و انواع مهم آنها آشنا می‌شویم.
فرآیند کسب و کار چیست؟
یک فرآیند شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، رخدادها و تصمیماتی است که در نحوه تکمیل کار دخیل است. فرآیندهای کسب و کار هم به همین صورت هستند و شامل مجموعه‌ای از اقدامات و فعالیت‌هایی می‌باشند که برای پیشرفت و افزایش بهره‌وری کسب و کار انجام می‌شوند. زمانی که فرآیندها توسط افراد یا سیستم‌ها انجام شوند، به کسب و کار در رسیدن به اهداف کمک می‌شود. اجرای مداوم و مکرر این فرآیندها برای موفقیت عملیات و رشد کسب و کار بسیار مهم است.
دلایل نیاز به فرآیندهای کسب و کار
مدیران و صاحبان کسب و کار برای مدیریت درست و اصولی بیزینس خود باید دید کاملی نسبت به فرآیندهای کسب و کار داشته باشند. علاوه بر این شناسایی و تعیین فرآیندهای کسب و کار از چند جهت دیگر حائز اهمیت است. با فرآیندهای کسب و کار میتوان به افزایش بهره‌وری کسب و کار کمک کرده و وظایف را به خوبی مشخص کرد. همچنین این فرآیندها سبب ارتباط قوی افراد سازمان با هم می‌شوند و از بی‌نظمی در فعالیت‌ها و اقدامات جلوگیری می‌کنند. فرآیندهای کسب و کار مانع از هدر رفتن منابع مالی و انسانی نیز می‌شوند. از دیگر دلایل کلیدی برای داشتن فرآیندهای کسب و کار میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- بهبود بهره‌وری کلی سازمان
- جلوگیری از بی‌نظمی و ایجاد هرج و مرج در سازمان
- تنظیم تاییدیه‌هایی برای اطمینان از پاسخگویی و استفاده بهینه از منابع
ویژگی‌های اساسی فرآیند کسب و کار ایده‌آل
در خصوص مهمترین ویژگی‌های یک فرآیند کسب و کار ایده‌آل میتوان به چند مورد زیر اشاره کرد:
-
قابل تکرار بودن:
یک فرآیند کسب و کار خوب، قابل تکرار است و میتواند برای چندین بار اجرا شود.
-
محدود بودن:
فرآیندهای خوب شامل مراحل محدودی هستند و دارای یک نقطه شروع و پایان کاملا مشخص می‌باشند.
-
قابلیت ایجاد ارزش:
فرآیند کسب و کار خوب قادر به ایجاد ارزش است.
-
انعطاف پذیری:
چنین فرآیندی در برابر تغییر انعطاف‌پذیر است و سفت و سخت نمی‌باشد. به طوری که اگر زمینه‌ای برای بهبود شناسایی شود، فرآیند اجازه می‌دهد تا آن تغییر در درون خود جذب شود.
آشنایی با انواع فرآیندهای کسب و کار
فرآیندهای کسب و کار شامل انواع مختلفی هستند که در حالت کلی آنها را میتوان به سه دسته زیر تقسیم کرد:
1. فرآیندهای عملیاتی
این دسته از فرآیندهای کسب و کار، برای فعالیت کسب و کار و ارائه محصولات یا خدمات به مشتریان حائز اهمیت هستند و به عنوان فرآیندهای اصلی شناخته می‌شوند. در خصوص مهمترین فرآیندهای عملیاتی کسب و کار میتوان به فرآیندهای مربوط به تولید محصولات، تدارکات و خرید، فروش و بازاریابی، تحویل محصول و ارائه خدمات اشاره کرد.
2. فرآیندهای پشتیبانی
فرآیندهای پشتیبانی فرآیندهایی هستند که جزو فرآیندهای عملیاتی یا همان اصلی محسوب نمی‌شوند. با این حال تاثیر مهمی بر روی کسب و کار و هموارسازی فرآیندهای اصلی دارند. در این خصوص میتوان به فرآیندهای پشتیبانی فنی، فرآیندهای پشتیبانی نرم‌افزاری، فرآیندهای منابع انسانی و فرآیندهای مرتبط با مرکز تماس اشاره کرد.
3. فرآیندهای مدیریتی
فرآیندهای مدیریتی شامل فرآیندهای مرتبط با مدیران و تعیین استراتژی‌های کسب و کار هستند. مواردی نظیر فرآیندهای تعیین بودجه، فرآیندهای آماده‌سازی زیر ساخت‌های کسب و کار و فرآیندهای تعیین قوانین و خط مشی کسب و کار در دسته فرآیندهای مدیریتی قرار دارند.
7 مرحله چرخه حیات فرآیندهای کسب و کار
هر یک از فرآیندهای کسب و کار دارای چرخه حیاتی هستند که این چرخه حیات شامل چند مرحله مهم است که به ترتیب عبارتند از:
- شناسایی فرآیند و برنامه‌ریزی برای آن
- توصیف و تعریف فرآیندها
- تجزیه و تحلیل فرآیندها
- بهینه‌سازی فرآیندها
- پیاده‌سازی فرآیندها
- نظارت و کنترل فرآیندها
- تکرار فرآیندها
اصطلاحات رایج مرتبط با فرآیندهای کسب و کار
زمانی که صحبت از فرآیندهای کسب و کار می‌شود، چندین اصطلاح به گوش می‌خورد که رایج‌ترین آنها عبارتند از:
- مدیریت فرآیند کسب و کار: منظور از مدیریت فرآیند کسب و کار این است که افراد از روش‌های مختلف برای کشف، مدلسازی، اندازه‌گیری، بهینه‌سازی، تجزیه و تحلیل و خودکارسازی پروسه کسب و کار استفاده می‌کنند.
- بهبود فرآیند کسب و کار: بهبود فرآیندهای کسب و کار به منظور بهبود کارایی و اثربخشی پروسه‌های تجاری از طریق کشف، نقشه‌برداری، مستندسازی و طراحی مجدد استفاده می‌شود.
- مدلسازی فرآیند کسب و کار: مدلسازی روشی است که در آن به کمک نمودارها، چارت‌ها و المان‌های گرافیکی، فرآیندهای کسب و کار و مراحل آن مدلسازی می‌شوند. مدلسازی یک ابزار مستندسازی فرآیند است که در آن از المان‌های بصری جهت انتقال جزئیات یک پروسه در سراسر شرکت استفاده می‌شود.
- اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار: اتوماسیون‌سازی فرآیندهای کسب و کار به استفاده از فناوری برای خودکارسازی پروسه‌ها و گردش‌های کاری پیچیده مربوط است. با اتوماسیون شدن فرآیندها در زمان و انرژی افراد صرفه‌جویی می‌شود و کارایی آنها بهبود بخشیده می‌شود.
- مستندات فرآیند کسب و کار: مستندسازی فرآیند کسب و کار به معنای شرح مفصلی از چگونگی اجرای یک پروسه است. با مستندسازی، پروسه‌های کسب و کار قابل مشاهده و بهبود بخشیده می‌شوند.
- تحول فرآیند کسب و کار: تحول فرآیندها اصطلاحی است که به معنای اعمال تغییرات اساسی یک سری از اقدامات جهت دستیابی به اهداف خاص کسب و کار می‌باشد. هدف از تحول فرآیند کسب و کار، حصول اطمینان از همسو بودن کارکنان، اهداف و فناوری‌های یک شرکت با هم است.
جمع بندی
در این مطلب در خصوص فرآیندهای کسب و کار صحبت کردیم و با دلایل اهمیت آن آشنا شدیم. در صورتی که فرآیندهای کسب و کار به خوبی طراحی و مدیریت شوند، تیم و سازمان در مسیر موفقیت قرار می‌گیرند. برای همین حتما به این موضوع توجه داشته باشید تا شاهد تیک خوردن اهداف تجاری خود باشید.
