هر سازمان دارای اهداف، فرهنگ و انتظارات خاصی است که کارکنان باید در راستای آنها حرکت کنند. کارفرمایان انتظار دارند رفتار و عملکرد پرسنل با این ارزش‌ها همسو باشد و این هماهنگی، به ویژه برای نیروهای جدید، از اهمیت بالایی برخوردار است. در این مقاله، به بررسی فرآیند آنبوردینگ کارکنان و نقش حیاتی آن در همسوسازی نیروی جدید و منابع انسانی با اهداف و فرهنگ سازمانی می‌پردازیم.
منظور از آنبوردینگ یا همسوسازی نیروی جدید چیست؟
آنبوردینگ یا همسوسازی کارکنان، فرآیندی حیاتی است که به کارکنان تازه استخدام شده کمک میکند تا با نقش شغلی جدید، فرهنگ سازمانی و انتظارات مدیریتی آشنا شوند. این فرایند فراتر از معرفی ساده و ارائه اطلاعات اولیه بوده و هدف آن، تسهیل ادغام مؤثر و سریع کارمند در سازمان است.
به عبارت دیگر، آنبوردینگ به کارمند جدید کمک میکند تا در کمترین زمان ممکن با محیط کاری جدید سازگار شده، احساس تعلق کند و به بهره‌وری مطلوب برسد. این فرآیند که اغلب قبل از شروع رسمی کار آغاز شده و تا چند ماه پس از آن ادامه می‌یابد، شامل:
۱. آموزش‌های لازم،
۲. معرفی به همکاران،
۳. آشنایی با قوانین و مقررات سازمانی و
۴. درک اهداف و استراتژی‌های شرکت می‌باشد.
اجرای صحیح و مؤثر آنبوردینگ، مزایای متعددی برای سازمان به همراه دارد. از جمله این مزایا می‌توان به افزایش رضایت شغلی، کاهش نرخ ترک خدمت، بهبود عملکرد و بهره‌وری و ایجاد حس وفاداری و انگیزه بخشی به کارکنان اشاره نمود. بنابراین، سرمایه‌گذاری در یک برنامه آنبوردینگ جامع و مدون، اقدامی هوشمندانه در جهت ارتقاء کیفیت نیروی انسانی و دستیابی به اهداف سازمانی است.
چرا آنبوردینگ مهم است؟
بهبود تجربه کاربری: آنبوردینگ مناسب، تجربه خوشایندی برای کارمند جدید ایجاد میکند.
کاهش محل ترک کار یا turnover: آنبوردینگ موثر، نرخ ترک خدمت را کاهش می‌دهد.
افزایش بهره‌وری زودهنگام: سرعت ادغام و رسیدن به بهره‌وری را تسریع میکند.
افزایش تعهد سازمانی: تعلق خاطر و تعهد به سازمان را تقویت میکند.
تقویت برند کارفرمایی: به جذب استعدادهای برتر کمک میکند.
کاهش هزینه: با کاهش turnover و افزایش بهره‌وری، در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود.
ایجاد درک روشن از نقش: به کارمند کمک میکند تا نقش خود را به درستی درک کند.
افزایش رضایت شغلی: به افزایش رضایت و انگیزه کارمند کمک میکند.
آنبوردینگ یا همسو سازی نیروی جدید چه مزایایی دارد
در اینجا به ۵ مورد از مزایای آنبوردینگ یا همسوسازی نیروی جدید اشاره کرده‌ایم.
۱. افزایش تعهد و وفاداری کارکنان:
آنبوردینگ موثر، پیوند عاطفی و تعهد بلندمدت کارکنان به سازمان را تقویت میکند.
۲. تسریع در انطباق با فرهنگ سازمانی:
فرآیند آنبوردینگ، کارکنان جدید را با ارزش‌ها، هنجارها و رویه‌های خاص شرکت آشنا کرده و انطباق آنها را تسریع میکند.
۳. بهبود رضایت شغلی و بهره‌وری:
درک نقش و مسئولیت‌ها، همراه با حس تعلق، منجر به رضایت شغلی بیشتر و در نتیجه افزایش بهره‌وری می‌شود.
۴. تقویت مسیر پیشرفت شغلی:
آنبوردینگ به کارکنان کمک میکند تا فرصت‌های رشد و توسعه را شناسایی کرده و مهارت‌های لازم برای پیشرفت را کسب کنند.
۵. ایجاد حس تعلق و اعتماد:
احساس ارزشمند بودن و بخشی از یک تیم بودن، اعتماد و وفاداری کارکنان را تقویت میکند و به کاهش نرخ ترک کار کمک میکند.
مراحل اصلی فرایند آنبوردینگ کارکنان جدید
فرایند آنبوردینگ (Onboarding) یک سرمایه گذاری استراتژیک است که هدف آن ادغام موفقیت آمیز کارکنان جدید در سازمان، فرهنگ سازمانی و نقش شغلی آنها است. این فرایند فراتر از صرف ارائه اطلاعات اولیه بوده و شامل مراحل متعددی است که به کارکنان کمک می کند تا سریعتر و مؤثرتر به بهره وری برسند. در زیر به بررسی تفصیلی مراحل اصلی این فرایند می پردازیم:
1. قبل از حضور در شرکت؛ آماده سازی زمینه برای موفقیت
این مرحله پیش از اولین روز کاری کارمند آغاز می شود و هدف آن کاهش اضطراب و ایجاد آمادگی ذهنی در فرد جدید است. فعالیت های این مرحله شامل:
ارسال اطلاعات ضروری: ارسال اطلاعاتی نظیر معرفی شرکت، آدرس، اطلاعات تماس، لیست مدارک مورد نیاز، و دستورالعمل های مربوط به روز اول کاری.
معرفی تیم: ارسال عکس و شرح مختصری از اعضای تیم که کارمند جدید با آنها همکاری خواهد کرد.
ارائه پیش نمایشی از فرهنگ سازمانی: به اشتراک گذاشتن ارزش ها، ماموریت و چشم انداز شرکت از طریق ویدیو، بروشور یا لینک به وب سایت شرکت.
انجام امور اداری: جمع آوری اطلاعات پرسنلی مورد نیاز و تکمیل فرم های اولیه.
اختصاص منتور (Mentor): در صورت امکان، یک منتور (راهنما) از میان کارکنان باتجربه برای راهنمایی و پاسخگویی به سوالات کارمند جدید اختصاص داده شود.
2. روز شروع به کار؛ ایجاد یک تجربه مثبت و ماندگار
روز اول کاری تاثیر بسزایی در دیدگاه کارمند نسبت به شرکت دارد. این روز باید با برنامه ریزی دقیق و استقبال گرم همراه باشد:
استقبال و معرفی: استقبال رسمی از کارمند جدید توسط مدیر و اعضای تیم.
معرفی سازمان و فرهنگ سازمانی: ارائه توضیحات تکمیلی در مورد تاریخچه، اهداف و ساختار سازمانی شرکت.
معرفی امکانات و منابع: معرفی امکانات شرکت مانند اتاق استراحت، رستوران، پارکینگ و نحوه استفاده از منابعی نظیر سیستم های نرم افزاری و دسترسی به شبکه.
تجهیزات و ابزار کار: اطمینان از آماده بودن تمام تجهیزات و ابزار کار مورد نیاز کارمند جدید، از جمله لپ تاپ، تلفن، حساب های کاربری و دسترسی های لازم.
تعیین اهداف و انتظارات: تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت و توضیح انتظارات از کارمند جدید.
جلسه معارفه با همکاران کلیدی: ترتیب دادن جلسات معارفه با همکاران و مدیران بخش های مختلف.
3. تشویق و تذکر؛ پشتیبانی مستمر و آموزش
در این مرحله، کارمند جدید نیاز به راهنمایی و پشتیبانی مستمر دارد تا بتواند به طور موثر در نقش خود عمل کند:
ارائه آموزش های لازم: ارائه آموزش های تخصصی مورد نیاز برای انجام وظایف.
فراهم کردن فرصت های یادگیری: فراهم کردن فرصت های یادگیری از طریق کارگاه ها، سمینارها، و دوره های آموزشی.
دسترسی به منابع اطلاعاتی: اطمینان از دسترسی کارمند به تمام منابع اطلاعاتی مورد نیاز.
پشتیبانی از جانب مدیر و منتور: مدیر و منتور باید به طور فعالانه از کارمند حمایت کرده و به سوالات و نگرانی های او پاسخ دهند.
ایجاد فضایی امن برای پرسش و پاسخ: تشویق کارمند به پرسیدن سوالات و ابراز نگرانی ها بدون ترس از قضاوت.
4. ارزیابی و بازخورد؛ سنجش عملکرد و ارائه راهنمایی
ارائه بازخورد منظم به کارمند جدید به او کمک می کند تا عملکرد خود را ارزیابی کرده و در صورت نیاز، تغییرات لازم را اعمال کند:
جلسات منظم بازخورد: برگزاری جلسات منظم بازخورد (به طور معمول ماهانه یا فصلی) با مدیر برای بررسی پیشرفت، شناسایی نقاط قوت و ضعف، و تعیین اهداف جدید.
ارائه بازخورد سازنده: ارائه بازخورد صادقانه و سازنده به کارمند.
تشویق و تقدیر: تشویق و تقدیر از کارمند بابت دستاوردها و تلاش هایش.
پیگیری رضایت شغلی: پیگیری منظم رضایت شغلی کارمند از طریق نظرسنجی و مصاحبه.
انطباق فرایند آنبوردینگ: استفاده از بازخورد جمع آوری شده برای بهبود و انطباق فرایند آنبوردینگ.
با اجرای دقیق این مراحل، سازمان می تواند یک فرایند آنبوردینگ موثر ایجاد کرده و از جذب و حفظ استعدادهای برتر اطمینان حاصل کند. این فرایند نه تنها به کارمند جدید کمک می کند تا سریعتر به بهره وری برسد، بلکه به ایجاد یک فرهنگ سازمانی مثبت و موفق نیز کمک می کند.
جمع‌بندی
همانطور که در این مقاله در بیزینس مستری گفته‌ایم؛ فرآیند آنبوردینگ، ابزاری حیاتی در همسوسازی نیروهای جدید با فرهنگ سازمانی است. این فرآیند به کارفرمایان امکان می‌دهد تا انتظارات، رفتارها و شرایط مطلوب خود را به کارکنان جدید منتقل کرده و در نهایت، انطباق و بهره‌وری آنان را تسریع بخشند. در صورت نیاز به مشاوره‌های تخصصی‌تر نیز با ما در تماس باشید.
