تیم‌سازی از فرآیندهای موثر برای بهبود کارایی و عملکرد گروه‌های کاری در کسب و کارها است و نقش مهمی در نظم‌بخشی به کارها دارد. با تیم‌سازی میتوان از تمام افراد تیم و توانمندی‌های آنها به خوبی استفاده کرده و به اهداف از پیش تعیین شده دست پیدا کرد. در ادامه مطلب با تیم‌سازی و مزایای آن بیشتر آشنا شده و به مراحل تیم‌سازی اشاره خواهیم داشت.
تیم‌سازی در کسب و کار به چه معناست؟
تیم‌سازی در کسب و کار به معنای ایجاد گروه‌هایی از افراد مختلف برای همکاری موثر با هم، جهت دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است. با تیم‌سازی اعضای تیم با هم به ارتباط خوب و قوی می‌پردازند و از همکاری با هم لذت بیشتری می‌برند. همچنین با این کار شرکت به بسیاری از اهداف خود می‌رسد و مسیر موفقیت آن هموارتر می‌شود. به طور کلی مهمترین هدف تیم‌سازی بهبود عملکرد گروه، تقویت روابط بین اعضای تیم و ارتقا کارایی کسب و کار است.
اهداف مهم تیم‌سازی در محیط کار
در خصوص اهداف تیم‌سازی در محیط کار میتوان به چند مورد زیر اشاره کرد:
- افزایش همکاری و تقابل اعضای تیم با هم: با تیم‌سازی اعضای تیم به طور موثرتری با هم همکاری می‌کنند. هر یک از اعضای تیم وظایف و مسئولیت‌های خود را شناخته و برای انجام آنها اقدام میکند.
- تقویت ارتباطات: با تیم‌سازی به بهبود و تقویت ارتباطات نیز کمک می‌شود. هر چقدر ارتباطات موثرتری میان اعضای تیم برقرار شود، بسیاری از سوءتفاهم‌ها برطرف شده و تعاملات بهبود پیدا میکند.
- افزایش انگیزه و روحیه کارکنان: با تیم‌سازی به افزایش انگیزه و روحیه کارکنان نیز کمک می‌شود.
نحوه تیم‌سازی در محیط کار
تیم‌سازی فرآیند یکباره نبوده و باید به صورت مستمر و گام به گام انجام شود. در خصوص مراحل تیم‌سازی و اقدامات مهم برای ایجاد آن باید به موارد زیر اشاره کرد:
- تعیین نیاز برای تیم‌سازی: در ابتدا باید نیاز تشکیل تیم برای انجام یک کار خاص یا تحقق یک هدف را مشخص کرد. مدیر باید با شناسایی کار یا هدف، مهارت‌های مورد نیاز و پیچیدگی کار را درک کرده و به سراغ موارد دیگر برود.
- مشخص کردن نقش‌ها در تیم: پس از تعیین نیاز و مشخص کردن اهداف و مهارت‌های لازم باید نقش و مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم را مشخص کرد. همچنین نحوه چیدمان تیم و قرار گرفتن افراد مناسب در تیم باید بررسی و تعیین گردد.
- تعیین استراتژی تیم‌سازی: در این مرحله مدیر باید یک استراتژی و چارچوب عملیاتی مناسب را مشخص کرده تا بتواند بهترین تیم‌سازی را انجام دهد. اطلاع از اهداف، نقش‌ها، منابع موجود، میزان اطلاعات و اعتماد بین اعضا در این زمینه بسیار حائز اهمیت است.
- ایجاد و ابلاغ قوانین: بعد از مشخص کردن اعضا و وظایف و مسئولیت‌های هر کدام، نوبت به ایجاد و ابلاغ قوانین می‌رسد. تمام قوانین، برنامه جلسات و غیره باید با اعضای تیم در میان گذاشته شود. اعضای تیم هم باید به این یقین برسند که امکان به اشتراک گذاشتن نظرات و سوالاتشان وجود دارد.
- نظارت بر عملکردها: بهره‌وری و عملکرد تیم باید دائما بررسی شود. این کار شامل شناسایی نقاط ضعف و دلایل ایجاد آن است.
- برنامه‌ریزی برای جلسات: هر از گاهی برای بررسی عملکرد تیم، مشکلات به وجود آمده و گفتگو در خصوص اقدامات آینده باید جلساتی را با حضور تمام اعضای تیم ترتیب داد.
- پایان کار تیم و پاداش به اعضا: با تحقق هدف یا انجام کار مورد نظر، تیم تشکیل شده میتواند منحل گردد. در این مرحله هر یک از اعضای تیم متناسب با مهارت‌ها و مسئولیت‌های خود پاداش درخوری از مدیر دریافت می‌کنند.
مهمترین مزایای تیم‌سازی در محیط کار
مهمترین مزایای تیم‌سازی در کسب و کار به شرح زیر است:
- شناسایی نقاط قوت و ضعف: با این فرآیند میتوان نقاط قوت و ضعف هر یک از اعضای تیم را شناسایی کرده و از آنها در آینده استفاده کرد.
- درک اهداف و ماموریت‌ها: با تیم‌سازی تمام اعضا به وضوح اهداف، ماموریت‌ها و چشم‌انداز سازمان را درک می‌کنند و برای مشارکت در این امر ترغیب می‌شوند.
- مهیا کردن فضایی برای تفکر خلاقانه و حل مسئله: در کار تیمی افراد تمایل بیشتری به اشتراک نظرات و پیشنهادات دارند و معمولا به راه حل‌های خوبی برای حل مشکلات موجود می‌رسند.
- انجام راحت‌تر کارها: برخی از کارها به صورت تیمی راحت‌تر انجام می‌شوند. برای همین با تیم‌سازی میتوان تمام کارهای مهم را ظرف مدت کوتاه‌تری انجام داده و به نتایج مورد نظر دست پیدا کرد.
- بهره‌وری و کارایی بیشتر: از دیگر مزایای تیم‌سازی در محیط کار باید به افزایش بهره‌وری و کارایی اشاره کرد. هر چقدر تیم درست‌تر انتخاب شده و تمام اعضا به طور مشترکی برای رسیدن به اهداف تلاش کنند، بهره‌وری تمام افراد بهبود پیدا میکند. این امر سبب افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان نیز می‌شود.
آیا تیم‌سازی معایبی هم دارد؟
اگر برایتان سوال است که تیم‌سازی معایبی دارید یا خیر، باید اشاره کنیم که این فرآیند همچون هر فرآیند و استراتژی دیگری از چند عیب و محدودیت برخوردار است. از معایب تیم‌سازی در محیط کار میتوان به هزینه‌بر بودن، ایجاد تعارض و مشکل در ارزیابی عملکرد فردی اشاره کرد. تیم‌سازی فرآیندی است که به زمان و هزینه نیاز دارد. در این فرآیند معمولا زمان، هزینه و منابع زیادی برای ایجاد هماهنگی میان اعضا، برقراری تعادل و مدیریت تعارضات صرف می‌شود. در صورت ایجاد تعارض میان اعضای تیم، احتمال درگیری و تنش داخل تیم افزایش پیدا میکند و بر روی کارایی و بهره‌وری تاثیر منفی گذاشته می‌شود. مدیر در این تیم‌ها مجبور است زمان زیادی را صرف کاهش تنش‌ها و درگیری‌ها نماید.
جمع بندی
در این مطلب در خصوص تیم‌سازی و مزایای آن در محیط کار صحبت کردیم. تیم‌سازی فرآیندی است که طی آن به ایجاد یک تیم از افراد مختلف پرداخته می‌شود تا همگی در همکاری با هم به انجام یک کار یا تحقق یک هدف خاص بپردازند. تیم‌سازی مزایای زیادی دارد و سبب بهبود عملکرد و کارایی، کاهش استرس و فشار کاری و افزایش رضایت شغلی می‌شود. به طور کلی تیم‌سازی یک عنصر کلیدی برای موفقیت سازمان‌ها است و به دستیابی به اهداف و ارتقاء فرهنگ سازمانی کمک زیادی میکند.
