بدون شک کارکنان سازمان یا همان منابع انسانی، از مهمترین عوامل موفقیت سازمان به شمار می‌روند. به عبارتی اگر کارکنان سازمان در مسیر درستی قرار نگیرند و یا متناسب با مسئولیت‌ها و اهداف سازمان انتخاب نگردند، عملکرد اثربخشی ندارند و تنها سبب ضرر و زیان سازمان می‌شوند. از این رو فرآیند جذب و استخدام منابع انسانی بسیار مهم است و باید با توجه به استانداردهای لازم برای استخدام کارکنان اقدام شود. در این مطلب به گام به گام فرآیند جذب منابع انسانی می‌پردازیم و با موارد مهم در استخدام کارکنان سازمان آشنا می‌شویم.
منظور از فرآیند جذب منابع انسانی چیست؟
در رابطه با مفهوم فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی باید بگوییم که در این فرآیند مراحل متعددی در جهت جذب و استخدام نیروی انسانی صورت می‌گیرد. در این فرآیند موقعیت‌های خالی در سازمان بررسی شده و با توجه به نیازمندی‌های آن جایگاه، متقاضیان ارزیابی و در نهایت استخدام می‌شوند. فرآیند جذب منابع انسانی معمولا بر عهده مدیران منابع انسانی و یا مدیر استخدام است. در برخی از مجموعه‌ها هم مدیریت مجموعه در کنار مدیر بخش منابع انسانی و مدیر استخدام به این کار می‌پردازند. مراحل استخدام و جذب نیروی کار هم به موارد مختلفی نظیر تخصص مورد نیاز، حوزه کاری، جایگاه و رتبه شغلی بستگی دارد. برای همین نمیتوان چند مرحله مشخص را به عنوان مراحل اصلی فرآیند جذب و استخدام معرفی کرد. با این حال برخی از این اقدامات در تمام پروسه‌های استخدام مشترک هستند که در بخش بعدی به بررسی آنها می‌پردازیم.
مراحل فرآیند جذب و استخدام منابع انسانی
از رایج‌ترین مراحل استخدام در سازمان‌ها و شرکت‌ها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
-
تعیین نیازهای مجموعه
فرآیند جذب و استخدام با شناسایی نیازهای سازمان آغاز می‌شود. گاهی اوقات شرکت به یک نیرو برای پر کردن جای خالی یک ردیف شغلی نیاز دارد. گاهی اوقات هم به یک دستیار کمکی و یا یک مدیر شایسته برای بخشی از مجموعه نیاز است. در صورتی که نیازهای استخدامی به طور صحیح مشخص شوند، میتوان به تعریف درستی از ردیف شغلی رسیده و از هرگونه اشتباه در فرآیند استخدام جلوگیری کرد. بنابراین پیش از هر کاری باید یک لیست از نیازهای سازمان تعیین کرده و کار خود را با این بخش آغاز کرد.
-
طراحی برنامه فرآیند جذب و استخدام
یکی دیگر از مراحل فرآیند جذب منابع انسانی، طراحی برنامه فرآیند جذب و استخدام است. در مورد موقعیت‌هایی که به تازگی ایجاد شده‌اند، سازمان باید شیوه انطباق نقش جدید با اهداف و برنامه‌های کلی سازمان را به طور واضح مشخص کند. همچنین باید در خصوص فرصت شغلی جدید با تیم‌های داخلی مرتبط و سایر کارکنان صحبت شود.
-
آماده‌سازی شرح شغلی
آماده کردن شرح شغلی گام دیگری از فرآیند جذب و استخدام منابع انسانی است که از مهمترین مراحل آن به شمار می‌رود. پس از بررسی نیازهای مجموعه باید تمام مسئولیت‌ها و وظایف جایگاه شغلی موجود به دقت ارزیابی و مشخص شود. با شرح شغلی مناسب و کامل میتوان تمام وظایف و انتظارات از شخص جدید را به خوبی مشخص کرده و از اتلاف وقت کارجویان و مدیران استخدام به شکل قابل توجهی جلوگیری کرد. شرح شغلی مناسب باعث می‌شود تا تنها افراد شایسته و متناسب با موقعیت شغلی به ارسال رزومه بپردازند. این کار سبب جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی افراد می‌شود و احتمال جذب نیروهای برتر و شایسته را افزایش می‌دهد.
-
تعیین کانال ارتباطی برای انتشار آگهی استخدام
یکی دیگر از اقدامات مهم در فرآیند جذب منابع انسانی، تعیین کانال ارتباطی مناسب جهت نشر آگهی استخدام است. در ابتدا باید یک کانال ارتباطی خوب را مشخص کرده تا کارجویان از طریق آن اقدام به ارسال رزومه نمایند. پس از آن هم باید افرادی را برای بررسی رزومه‌ها، بازبینی آنها و برنامه‌ریزی جهت مصاحبه مشخص کرد. برنامه‌ریزی برای استخدام میتواند تنها توسط یک مدیر یا گروه مدیریت انجام شود.
-
دریافت رزومه‌ها و مصاحبه حضوری یا تلفنی
پس از ارسال رزومه از سوی کارجویان، باید زمان کافی جهت بررسی و غربالگری رزومه‌ها اختصاص داده شود. رزومه افرادی که با ردیف شغلی مربوطه نامتناسب هستند، در همان ابتدای کار حذف می‌شود. پس از آن میتوان رزومه‌هایی که دارای حداقل شرایط و استانداردهای مدنظر سازمان هستند را گلچین کرد.
بعد از انتخاب رزومه‌های برتر، نوبت به مصاحبه اولیه می‌رسد که میتواند به صورت تلفنی انجام شود. با مصاحبه تلفنی اطلاعات بیشتری در رابطه با کارجو به دست می‌آید و از آنها میتوان در جهت انتخاب بهترین نیرو استفاده کرد. افرادی که واجد شرایط باشند، باید به مصاحبه حضوری دعوت شوند. تعداد جلسات مصاحبه حضوری هم به نیازهای مجموعه بستگی دارد. با این حال اگر تعداد جلسات بیش از حد طولانی شود، امکان از دست رفتن نیروی کار وجود دارد.
-
ارزیابی متقاضی و بررسی سوابق
بسیاری از سازمان‌ها آزمون‌هایی را در جهت مشخص کردن ویژگی‌های شخصیتی، قدرت استدلال، توانایی درک مطلب، هوش هیجانی و غیره در نظر می‌گیرند و از متقاضیان درخواست می‌کنند تا در آنها شرکت نمایند. پس از ارزیابی متقاضیان، نوبت به بررسی سوابق می‌رسد. منظور از بررسی سوابق، بررسی سوابق شغلی، سوابق کیفری و کلیه صلاحیت‌ها است. البته بهتر است افراد دارای سوابق کیفری را سریعا رد نکرده و به ویژگی‌ها و قابلیت‌های آنها نیز توجه کرد. در این مرحله تمامی سوابق بررسی شده تا بتوان بهترین نیروی کار را انتخاب کرد.
-
تصمیم‌گیری نهایی و پیشنهاد کار
در این مرحله تیم استخدام نیروی مورد نظر خود را مشخص کرده و به او پیشنهاد کار در مجموعه را می‌دهد. در برخی از شرایط ممکن است کارجو از اشتغال یا استخدام در سازمان منصرف شده و به پیشنهاد کار پاسخ منفی دهد. در این شرایط باید به سراغ افراد جایگزین رفته و پیشنهاد کار در سازمان را با آنها مطرح کرد. یک استثنا هم در این زمینه وجود دارد و آن این است که اگر تمام متقاضیان با پیشنهاد کار مخالفت نمایند، باید پروسه جذب و استخدام نیروی کار از ابتدا آغاز شود.
جمع بندی
فرآیند جذب و استخدام منابع انسانی کار ساده‌ای نبوده و یکی از چالش‌های مدیران منابع انسانی محسوب می‌شود. چرا که این فرآیند نیازمند دقت، توجه، زمان و انرژی زیادی است و هرگونه خطا در آن احتمال شکست در استخدام افراد کاربلد و متخصص را در پی دارد. برای همین به گام به گام فرآیند جذب منابع انسانی توجه کرده و تمام مراحل را با دقت و تمرکز بالا دنبال نمایید. با به کارگیری دستورالعمل‌های اشاره شده در متن میتوانید با نظم بیشتری به بررسی متقاضیان بپردازید و بهترین نیرو را برای سازمان استخدام کنید.
