یکی از چالش‌هایی که برخی از کارفرمایان با آن مواجه هستند، نحوه رد کردن کارجویان یا افراد متقاضی استخدام است. با بررسی بازخوردهای دریافت شده از سوی کارجویان به این پی می‌بریم که تنها تعداد کمی از کارفرمایان در رد کردن درخواست‌های استخدام به طور حرفه‌ای رفتار می‌کنند. این یعنی اغلب کارفرمایان اطلاع‌رسانی مناسبی به متقاضیان استخدام نکرده و سبب بلاتکلیفی و سردرگمی آنها می‌شوند. حال با توجه به مواردی میتوان در این زمینه به شکل حرفه‌ای عمل کرده و از سردرگم شدن و بلاتکلیف ماندن کارجو نیز جلوگیری کرد. در ادامه به بررسی این نکات پرداخته و با نحوه رد کردن متقاضیانی که برای استخدام مناسب نیستند، آشنا می‌شویم.
اهمیت رد کردن به موقع تقاضای کار افراد
برخی از کارفرمایان تا پایان فرآیند استخدام و اشتغال فرد جدید صبر کرده و سپس به سایر کاندیداهای تایید نشده اطلاع‌رسانی می‌کنند. اما بهترین کار این است که پس از تشخیص عدم صلاحیت کارجو، به او در این خصوص اطلاع داده شود. عدم اطلاع‌رسانی یک بی‌احترامی به فرد متقاضی استخدام است. از سوی دیگر در صورتی که این موضوع خیلی سریع به فرد اطلاع داده شود، فرد در انتظار و بلاتکلیفی نمانده و میتواند به سراغ سایر فرصت‌های شغلی برود. با این کار فرد متقاضی استخدام حس خوبی نسبت به مجموعه پیدا میکند و به احتمال خیلی زیاد تجربه مثبت خود را با دیگران به اشتراک می‌گذارد.
چه زمانی باید یک درخواست شغلی را رد کرد؟
معمولا متقاضیان استخدام زمان زیادی را جهت بروزرسانی رزومه و ارسال آن به شرکت مورد نظر صرف می‌کنند. صرف نظر از نحوه ارسال رزومه که میتواند از طریق ایمیل و یا شبکه‌های مجازی باشد، تمام متقاضیان استخدام یا کارجویان شایسته احترام هستند و باید پاسخ مناسبی را از جانب شرکت دریافت نمایند. برای همین بهتر است به محض دریافت رزومه و درخواست کار، یک پیام به عنوان تایید اولیه مبنی بر دریافت رزومه برای آنها ارسال شود. این کار بسیار ساده است و میتوان از سیستم‌های ارسال پیام خودکار برای آن استفاده کرد.
کارجویان باید از مراحل بعدی روند استخدام شرکت نیز مطلع شوند. برای همین بهتر است در خصوص پذیرش یا رد شدن آنها در مرحله بررسی رزومه کاری اطلاع‌رسانی شود. برخی از مدیران در همان پیام اولیه در این خصوص اطلاع‌رسانی کرده و برخی دیگر در مرحله بعدی این کار را انجام می‌دهند. جهت رد درخواست کار باید از ادبیات مناسبی استفاده کرده و دلایل عدم تایید فرد را به طور شفاف بیان کرد.
عدم صرف زمان زیاد برای حفظ کارجویان نامناسب
یکی از نکاتی که کارفرمایان بهتر است به آن توجه داشته باشند، عدم صرف زمان زیاد برای حفظ کارجویان یا متقاضیان کار نامناسب است. در صورتی که احساس شود کارجو توانایی‌های مدنظر را نداشته و مهارت‌های نرم و سخت مناسب را ندارد، نیازی به صرف زمان زیاد جهت حفظ متقاضی نبوده و بهتر است در همان ابتدا آن را رد کرد. چرا که هر گونه تعلل در رد کردن فرد متقاضی سبب ایجاد وسوسه و تردید در کارفرما شده و او را نسبت به استخدام فرد با شایستگی یا توانایی‌های کمتر از حد انتظار راضی میکند. اما در مقابل نسبت به کارجویان واجد شرایط باید خیلی سریع عمل کرده و با او تماس تلفنی برقرار کرد. در صورت تعلل ممکن است کارجوی کاربلد و شایسته از دست برود و به صرف زمان بیشتری جهت پیدا کردن فرد مناسب نیاز شود.
چگونه تقاضای کار را رد کنیم؟
در فرآیند استخدام یک مرحله مهم برای مدیران منابع انسانی وجود دارد و آن هم نحوه عدم پذیرش متقاضی استخدام است. در صورتی که فرد متقاضی مورد تایید شرکت یا مدیر منابع انسانی قرار نگیرد، میتوان با او تماس تلفنی برقرار کرده و در این خصوص به او اطلاع‌رسانی کرد. در واقع بهترین شیوه جهت رد کردن کارجویان یا فرد متقاضی استخدام، تماس تلفنی است. مسئول استخدام یا یکی از کارکنان منابع انسانی باید با متقاضی تایید نشده تماس گرفته و این موضوع را به او اطلاع دهد.
البته بهتر است همزمان با تماس تلفنی یک نامه در خصوص دلایل عدم پذیرش متقاضی به صورت مودبانه برای او ارسال شود. این کار بیشتر در شرکت‌های حرفه‌ای و توسط مدیران منابع انسانی کاربلد انجام می‌شود و منجر به ایجاد دیدگاه مثبت نسبت به سازمان در افراد می‌گردد.
چند نکته مهم در زمان عدم پذیرش فرد متقاضی کار
- نحوه اطلاع‌رسانی در خصوص عدم پذیرش متقاضی کار، بر روی او تاثیر می‌گذارد. برای همین جهت اطلاع‌رسانی از عبارات مناسب و حرفه‌ای استفاده کنید تا سبب دلخور شدن و حال بد افراد نشوید. با این کار ذهنیت مثبتی در افراد نسبت به سازمان نیز ایجاد می‌کنید.
- در صورتی که متقاضی کار تنها به ارسال رزومه پرداخته و جهت مصاحبه حضوری وارد شرکت نشده است، میتوان از ایمیل یا پیامک برای اطلاع‌رسانی به او استفاده کرد. اما پس از مصاحبه حضوری بهتر است با متقاضی تایید نشده تماس تلفنی برقرار کرده و با او مستقیما صحبت کرد.
- در اطلاع‌رسانی از عدم پذیرش کارجو، تمام دلایل را به طور شفاف بیان کنید. در غیر این صورت کارجو ممکن است دچار برداشت اشتباه شود و انگیزه خود را برای پیدا کردن کار از دست بدهد.
- در زمان رد تقاضای کار از فرد متقاضی انتقاد نکنید و توصیه‌ای به او نداشته باشید. چرا که هر گونه انتقاد و توصیه احتمال وارد شدن به بحث و جدل را افزایش می‌دهد.
- جهت عدم پذیرش تقاضای کار و رد کردن متقاضیان تایید نشده، یک نمونه نامه رسمی داشته باشید و در شرایط مورد نیاز از آن استفاده نمایید.
جمع بندی
در فرآیند جذب و استخدام نیروی انسانی، عدم پذیرش تقاضای کار یک امر عادی و رایج محسوب می‌شود. با این حال اطلاع‌رسانی درست و به موقع از عدم پذیرش فرد متقاضی میتواند سبب ایجاد دیدگاه مثبت نسبت به سازمان شده و مانع از سردرگمی و بلاتکلیفی آنها شود. برای رد کردن متقاضیانی که برای استخدام مناسب نیستند میتوان از تماس تلفنی استفاده کرده و یا از طریق ایمیل و پیامک به آنها اطلاع‌رسانی کرد. در زمان اطلاع‌رسانی حتما از ادبیات مناسب و جملات حرفه‌ای استفاده کنید و دلایل عدم پذیرش فرد را به خوبی بیان نمایید. در صورت نیاز به مشاوره در خصوص کسب و کار خود می توانید با شماره های درج شده در سایت ایران بیزینس مستر تماس حاصل نمایید.
