واگذاری کارها در مدیریت یکی از مهم‌ترین و مؤثرترین مهارت‌های مدیریتی است که هر مدیر موفق باید به آن مسلط باشد. در دنیای پیچیده کسب و کار امروز، بدون توانایی تفویض اختیار و‌واگذاری کارها، ارتقا به سمت‌های بالاتر مدیریتی تقریباً غیرممکن به نظر می‌رسد. این مهارت نه تنها به معنای به حداکثر رساندن بهره‌وری و ارزش خود شماست، بلکه همچنین به معنی به حداکثر رساندن توانمندی و بهره‌وری کارکنان شما نیز می‌باشد. بر اساس مطالعات، یک فرد متوسط تنها با ۵۰ درصد ظرفیت خود کار میکند. این بدان معناست که با مدیریت مؤثر و تفویض مناسب، شما می‌توانید از ظرفیت ۵۰ درصدی استفاده نشده به‌خوبی بهره‌برداری کنید و بهره‌وری پرسنل را به طور قابل توجهی افزایش دهید. به عنوان یک مدیر، وظیفه شما توسعه‌ی افراد و توانمندی‌های آن‌هاست. اصول واگذاری کارها در مدیریت ابزاری است که به شما کمک میکند بهترین نسخه افراد را از آنها بسازید.
مراحل یادگیری اصول واگذاری کارها در مدیریت
– ابتدا باید درباره‌ی وظایف فکر کنید و مشخص کنید چه کاری باید انجام شود و نتیجه مورد نظر چیست. این بررسی کمک میکند تا کارها به درستی واگذار شوند.
– در گام دوم، باید مشخص کنید چگونه ارزیابی کنید که کار به درستی انجام شده است. استانداردها باید واضح و قابل اندازه‌گیری باشند.
– مرحله سوم، تعیین زمان و مهلت انجام کار است. مشخص کردن زمان دقیق و مهلت‌های منطقی به تقویت حس مسئولیت در کارکنان کمک میکند.
رعایت 7 اصل واگذاری کارها در مدیریت
یکی از ابعاد حیاتی مدیریت، واگذاری کارها به افراد مناسب است. در ادامه قصد داریم اصول واگذاری کارها را به شما معرفی کنیم و نشان دهیم که چگونه می‌توان با رعایت این اصول، تیم خود را به‌طور مؤثرتری هدایت کنید و در نهایت به نتایج بهتری دست یابید.
۱. انتخاب شخص مناسب
انتخاب فرد مناسب برای انجام کار، اولین و مهم‌ترین قدم در واگذاری کارهاست. به یاد داشته باشید که هر کسی برای هر کاری مناسب نیست. شما باید اعضای تیم خود را بر اساس مهارت‌ها، تجربه و علاقه‌شان گزینش کنید. شناخت نقاط قوت و ضعف افراد به شما کمک میکند تا بهترین گزینه را انتخاب کنید. برقراری ارتباط خوب و آشنایی با توانایی‌ها به شما امکان می‌دهد تا از پتانسیل‌های آنها به بهترین شکل استفاده کنید.
۲. توضیح دلایل واگذاری کارها
توضیح دلیل واگذاری کارها به دیگران، به شفاف‌سازی کمک میکند و افراد را به هدف مشترک نزدیک‌تر می‌سازد. وقتی دلایل خود را بیان می‌کنید، احساس هدفمندی و توانمندسازی در اعضای تیم ایجاد می‌شود. این کار همچنین کمک میکند تا آنها بفهمند که کارشان به موفقیت تیم کمک میکند.
۳. ارائه دستورالعمل‌های دقیق
وقتی کارها را به فردی واگذار می‌کنید، لازم است که دستورالعمل‌های واضح و دقیقی ارائه دهید. یک چارچوب مشخص به کارکنان کمک میکند تا بدانند چه انتظاراتی از آنها وجود دارد و چه مراحلی باید انجام دهند. این باعث می‌شود که احتمال بروز خطا کاهش یابد و کارها به شکل منظم و مؤثر انجام شوند.
۴. فراهم کردن منابع و آموزش‌های تخصصی
به‌عنوان مدیر، وظیفه شما این است که منابع و آموزش‌های لازم را برای کارکنان فراهم کنید. این شامل آموزش‌های تخصصی، ابزارها و تجهیزات موردنیاز است. با این کار به اعضای تیم کمک می‌کنید تا به بهترین شکل وظایفشان را انجام دهند و نشان می‌دهید که به پیشرفت آنها اهمیت می‌دهید.
۵. دادن مسئولیت همراه با اعطای قدرت
تفویض مسئولیت بدون اعطای قدرت لازم به افراد، ممکن است نتیجه معکوس دهد. به اعضای تیم این آزادی را بدهید که با خلاقیت و استقلال عمل کنند. این کار انگیزه آنها را افزایش می‌دهد و حس مالکیت را در آنها ایجاد میکند.
۶. بررسی مداوم کارهای واگذار شده و ارائه بازخورد به کارکنان
بررسی مداوم کارهای واگذار شده و ارائه بازخورد به کارکنان، به آنها کمک میکند تا در مسیر درست قرار بگیرند و نقاط قوت و ضعف خود را بشناسند. بازخورد می‌تواند شامل تشکر از کارهای خوب یا پیشنهادهای سازنده برای بهبود باشد. این کار به شما نیز کمک میکند که به‌عنوان یک رهبر مؤثر شناخته شوید.
۷. قدردانی از کارمندان
هیچ چیز به اندازه‌ی قدردانی از زحمات کارمندان در روحیه و انگیزه آنان اثر مثبت ندارد. وقتی کارمندان احساس قدردانی کنند، با انگیزه بیشتری به کار خود ادامه خواهند داد. بنابراین فراموش نکنید که از تلاش‌ها و دستاوردهای آنها قدردانی کنید و این فرهنگ را در سازمان خود نهادینه کنید.
چگونه می‌توان فرهنگ تفویض اختیار در سازمان را نهادینه کرد؟
آیا می‌دانید چگونه می‌توانید انگیزه و کارایی تیم خود را افزایش دهید؟ راز کار در تفویض اختیار است. این کار تنها تقسیم وظایف نیست، بلکه ایجاد احساس تعلق به یک هدف مشترک است.
حس تعلق به هدف بزرگ‌تر: کارمندان با احساس ارزشمندی در پروژه‌های بزرگ‌تر، نتایج بهتری ارائه می‌دهند. با داستان‌گویی، این احساس را به آنها منتقل کنید.
شفافیت در دستورالعمل‌ها: برای پیشبرد پروژه، شفافیت ارتباطات حیاتی است. به کارمندان اطمینان دهید که بدانند چه کارهایی باید انجام دهند.
تصویر موفقیت: به اشتراک گذاشتن تصویری از هدف نهایی پروژه، انگیزه لازم را برای تلاش بیشتر به کارمندان می‌دهد.
نقاط عطف و بازخورد: تعیین نقاط کلیدی و زمان‌های بررسی پیشرفت پروژه موجب هماهنگی بهتر تیم می‌شود.
اندازه‌گیری موفقیت: شناسایی معیارهای موفقیت به کارمندان کمک میکند تا عملکرد خود را ارزیابی کنند.
قدردانی و پاداش: تعیین نحوه قدردانی از کارمندان باعث افزایش انگیزه و تشویق به بهترین عملکرد می‌شود.
نتیجه‌گیری
ما در این مقاله در بیزینس مستر در مورد اصول واگذاری کارها در مدیریت صحبت کرده‌ایم. واگذاری کارها یکی از مهارت‌های کلیدی در مدیریت است و با رعایت اصول ذکر شده، می‌توان به موفقیت‌های قابل توجهی دست یافت. این موضوع می‌تواند به شما کمک کند تا تیمی توانمندتر، خلاق‌تر و متعهدتر داشته باشید. با اعتماد به نفس به تیم خود، منابع و آموزش‌های لازم را فراهم کنید و با بازخوردهای مستمر، آنها را به سوی موفقیت هدایت کنید. اگر این اصول را به عنوان یک مدیر محترم به‌کار بگیرید، نه تنها به افزایش کارایی و بهره‌وری تیم خود خواهید پرداخت، بلکه محیط کاری مثبت‌تری نیز ایجاد خواهید کرد که در آن همه به رشد و توسعه دست یابند. پس بیایید دست در دست هم، به سمت موفقیت حرکت کنیم.
