در مطلب قبلی در خصوص مدیریت عملکرد کارکنان و اهمیت آن در سازمان صحبت کردیم. مدیریت عملکرد مجموعه‌ای از سیستم‌ها و فرایندها است که با هدف توسعه کارکنان جهت دستیابی به بالاترین سطح عملکرد اجرا می‌شود. ارزیابی عملکرد هم جزئی از فرایند مدیریت عملکرد است و به طور دوره‌ای (معمولا سالانه) انجام می‌شود. حال برای این ارزیابی و مدیریت عملکرد روش‌های متعددی وجود دارد. در این مطلب قصد داریم در خصوص روش‌های ارزیابی و مدیریت عملکرد صحبت کنیم و با این فرایندها بیشتر آشنا شویم.
ارزیابی عملکرد چیست؟
ارزیابی عملکرد فرایندی است که برای تعیین عملکرد موفق یا ناموفق کارکنان با استفاده از شاخص‌های از پیش تعیین شده انجام می‌شود. این فرایند به صورت دوره‌ای (اغلب سالی یک بار) انجام شده و در مقایسه با مدیریت عملکرد پویایی لازم را ندارد. در این فرایند در ابتدا اهداف دوره‌ای به کارکنان ابلاغ شده و بعد از گذشت یک سال میزان تحقق آنها بررسی می‌گردد. بنابراین ارزیابی عملکرد تنها به منظور کنترل کارکنان در طول دوره ارزیابی و تشویق یا تنبیه آنها در پایان دوره انجام می‌شود و نقشی در توسعه مهارت‌های آنها ندارد.
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد مجموعه‌ای از سیستم‌ها و فرایندها است که با هدف توسعه کارکنان جهت دستیابی به بالاترین سطح عملکرد اجرا می‌شود. این فرایند مستلزم هدف‌گذاری، مشاهده عملکرد، مربی‌گری یا کوچینگ و ارائه بازخورد به صورت مستمر است. در واقع مدیریت عملکرد بر خلاف ارزیابی عملکرد، یک فرایند مستمر بوده و پویایی زیادی دارد. این فرایند بنا به اهداف متعددی از جمله توسعه مهارت کارکنان، افزایش دلبستگی کارکنان و حفظ آنها، بهبود عملکرد سازمانی، افزایش انگیزه و رضایت کارکنان، ایجاد ارتباطات بهتر و موارد دیگر انجام می‌شود.
بررسی 6 روش ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد کارکنان
در خصوص متداول‌ترین روش‌های ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1. روش 360 درجه
روش 360 درجه از روش‌های کارآمد و کاربردی در این زمینه است که جامع‌ترین اطلاعات را ارائه می‌دهد. در این روش بازخورد عملکرد یک شخص از افرادی همچون مدیر، سرپرست، همکاران، مشتریان و حتی خود او دریافت می‌شود. این روش یک نوع ارزیابی پیشرفته است و برای ارزیابی عملکرد هر کارمند از نظرات حدود 7 تا 12 نفر استفاده می‌شود. سیستم عملکرد 360 درجه بیشتر بر روی مشارکت کارکنان و مهارت‌های آنها همراه با شایستگی‌هایشان تمرکز دارد. با استفاده از این روش میتوان عملکرد واقعی کارکنان را در مواردی همچون رهبری، ارتباطات بین فردی، مشارکت، پاسخگویی، عادات کاری و موارد دیگر مشاهده و ارزیابی کرد.
2. روش مقیاسی
روش دیگری که برای ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان قابل استفاده است، روش مقیاسی نام دارد. این روش از قدیمی‌ترین و رایج‌ترین روش‌های موجود در این زمینه است. در این روش شخصی در قالب ارزیاب که میتواند مدیر یا سرپرست کارمند باشد، فرایند ارزیابی را با استفاده از فرم‌های از پیش تعیین شده انجام می‌دهد. این فرم‌ها شامل فهرستی از صفات و ویژگی‌های مورد نظر سازمان هستند.
3. روش عامل‌سنجی
سومین روش موجود در این زمینه، روش عامل‌سنجی نام دارد. در این روش برخلاف ارزیابی مقیاسی که عملکرد کارکنان بر اساس خصوصیات شخصیتی ارزیابی می‌شود، کارایی و عملکرد آنها در انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان در کار مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. بنابراین خصوصیات و صفات فردی جایی در این روش ارزیابی ندارند و ملاک سنجش کارکنان، کارایی آنها در انجام وظایف و مسئولیت‌هایشان است.
4. روش توصیفی
برای ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان در سازمان میتوان از روش توصیفی نیز استفاده کرد. در روش توصیفی، ارزیاب شرح کاملی در رابطه با چگونگی عملکرد فرد یا افراد سازمان می‌نویسد. در این روش استاندارد خاصی جهت ارزیابی کارکنان وجود ندارد و تنها نظر سرپرست تا حد زیادی در آن دخیل است.
5. روش درجه‌بندی
در ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان با استفاده از تکنیک درجه‌بندی، تمام کارکنان بر اساس یک معیار کلی از بهترین تا ضعیف‌ترین درجه‌بندی می‌شوند. در روش درجه‌بندی، عملکرد فردی اهمیتی ندارد؛ بلکه عملکرد شخص در مقایسه با سایر افراد اهمیت دارد.
6. روش دو به دو
به عنوان آخرین تکنیک رایج و موثر برای ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان میتوان به روش دو به دو اشاره کرد. در این روش هم عملکرد هر یک از کارمندان به طور جداگانه در مقایسه با سایر کارکنان ارزیابی می‌شود. اطلاعات و نتایج به دست آمده از این روش بسیار قابل اتکا و حائز اهمیت هستند.
چه موانعی در پیاده‌سازی فرایند مدیریت عملکرد وجود دارد؟
با توجه به مزایای زیاد فرایند مدیریت عملکرد و روش‌های زیادی که برای انجام آن وجود دارد، در بسیاری از سازمان‌ها موانعی بر سر راه قرار دارد که سبب تردید مدیران در اجرای این فرایند می‌شوند. از جمله:
- آموزش کارکنان: نبود برنامه مدون جهت تشخیص نیازهای آموزشی کارکنان، باعث بروز مشکلات و بعضا تبعیض‌هایی میان کارکنان می‌شود.
- درگیری: یکی دیگر از موانع اجرای مدیریت عملکرد، نگرانی در رابطه با ایجاد درگیری با کارکنان است. برخی مدیران تصور دارند که در صورت ارائه بازخورد منفی، با کارکنان دچار درگیری می‌شوند.
- خطای انسانی: حتی با آموزش ارزیابان و مجریان فرایند مدیریت عملکرد هم احتمال بروز خطا در این زمینه وجود دارد. این خطاها هم سبب نارضایتی کارکنان از کل فرایند می‌شوند.
- محدودیت زمان: برخی مدیران تصور دارند اجرای فرایند ارزیابی و مدیریت عملکرد آنها را از رسیدگی به سایر امور سازمان باز می‌دارد. در صورتی که این فرایندها در دراز مدت سبب افزایش بهره‌وری کارکنان و سازمان می‌شوند.
- هزینه: در صورت محدودیت بودجه، مدیران این عملکرد را یک کار غیر ضروری و هزینه‌بر می‌دانند. در صورتی که با اجرای این فرایندها بسیاری از هزینه‌ها کاهش می‌یابد.
جمع بندی
در این مطلب در خصوص روش‌های ارزیابی و مدیریت عملکرد صحبت کردیم و با تاثیرات آنها در اجرای این فرایندها آشنا شدیم. روش‌هایی همچون روش 360 درجه، روش مقیاسی، روش عامل‌سنجی، روش توصیفی، روش درجه‌بندی و روش دو به دو از رایج‌ترین و موثرترین روش‌های موجود در این زمینه هستند. هر یک از این روش‌ها به شیوه خاصی انجام شده و اطلاعات متفاوتی را ارائه می‌دهند. با کمک این روش‌ها میتوانید به بهبود مستمر کارایی و اثربخشی کارکنان کمک کنید و شاهد موفقیت بیشتر سازمان و تحقق بسیاری از اهداف تجاری باشید.
