برای سنجش کارآمدی و موفقیت کسب و کار، ابزار و معیارهای زیادی وجود دارد. با این حال امروزه بیشتر مدیران کسب و کار به اثربخشی سازمانی روی آورده‌اند. اثربخشی سازمانی نحوه رسیدن سازمان به اهداف تجاری خود را به طور موثر مشخص میکند و میزان تحقق اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را نشان می‌دهد. حال بهتر است ببینیم اهمیت اثربخشی سازمانی چیست و چه مدل‌هایی دارد.
اثربخشی سازمانی چیست؟
اثربخشی سازمانی یا Organizational Effectiveness، نشانگر میزان تحقق اهداف بلند مدت و کوتاه مدت است. با اثربخشی سازمانی میتوان نسبت به تحقق اهداف توسط افراد مجموعه اطلاع پیدا کرده و میزان توانایی شرکت برای دستیابی به اهداف را مشخص کرد. اثربخشی یک سازمان به ماموریت و اهداف، کارایی داخلی، موقعیت استراتژیک و بسیاری از عوامل دیگر بستگی دارد. برای همین میتوان گفت اثربخشی سازمانی تعریف واحدی ندارد و به شرایط و موقعیت سازمان بستگی دارد. از عوامل موثر بر اثربخشی سازمانی باید به فرهنگ شرکت، رهبری موثر، عملکرد کارکنان و کارایی فرآیند کسب و کار اشاره کرد.
اهمیت اثربخشی سازمانی
سازمان‌هایی که در مسیر رسیدن به اهداف خود را توانمند می‌کنند، از چشم مشتریان بسیار مهم و خاص هستند. با اثربخشی سازمانی میتوان از مزایای زیادی بهره‌مند شده و اعتبار و ارزش خود را بیشتر کرد. اثربخشی سازمانی سبب افزایش کارایی در دستیابی به اهداف و صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود و به رشد و توسعه سازمان در مواجهه با چالش‌ها و مشکلات منجر می‌گردد.
مزایای اثربخشی سازمانی
تقویت عملکرد کارکنان
اثربخشی سازمانی، کارکنان سازمان را در هر سطحی درگیر میکند. کارکنانی که در راستای تحقق اهداف سازمان گام برمی‌دارند و نقش موثری در این زمینه دارند، مستحق دریافت پاداش هستند. اجرای صحیح و اصولی سیستم پاداش‌دهی سبب حفظ استعدادها، توسعه مهارت کارکنان و تقویت عملکرد آنها می‌شود. همین موضوع در دراز مدت برای سازمان و اعضای آن بسیار سودمند است.
برخورداری از مزیت‌های رقابتی
در شرکت‌هایی که اثربخشی سازمانی در اولویت قرار دارد، امکان کسب سود بیشتر فراهم است. این شرکت‌ها میتوانند تمام یا بخشی از اهداف خود را محقق کنند و از مزیت‌های رقابتی بهره‌مند شوند. این موارد منجر به بازدهی بهتر سهامداران و سود آنها می‌گردد.
کاهش هزینه‌ها
با اتخاذ استراتژی‌های اثربخشی، امکان کاهش هزینه‌ها وجود دارد. با اثربخشی سازمانی میتوان ناکارآمدی‌های سازمان را شناسایی کرده و از این طریق هزینه کسب و کار را تا حد زیادی کم کرد.
7 مدل اثربخشی سازمانی
در رابطه با شناخته شده‌ترین مدل‌های اثربخشی سازمانی میتوان به 7 مدل زیر اشاره کرد:
مدل هدف یا Goal model
مدل هدف، اثربخشی سازمانی را با میزان دستیابی سازمان به اهداف تعیین شده می‌سنجد. این روش از سنتی‌ترین روش‌های موجود برای سنجش اثربخشی سازمانی است و برای کسب و کارهای سنتی که به رسیدن به اهداف خود گرایش دارند، مناسب می‌باشد. در این سازمان‌ها زمانی که تمام اهداف و یا بخشی از آنها شکل بگیرند، اثربخشی حاصل می‌شود.
مدل فرآیند داخلی یا internal process model
مدل فرآیند داخلی نه به نتیجه، بلکه به آنچه که در داخل سازمان اتفاق می‌افتد نگاه میکند. این رویکرد اثربخشی را از طریق عملکرد عملیات سازمانی ارزیابی میکند. این امر از طریق مدیریت اطلاعات، مستندسازی و تلفیق مستمر حاصل می‌شود.
مدل مبتنی بر منابع یا resource-based model
بر اساس مدل مبتنی بر منبع (RBV)، شرکت‌ها با بهره‌برداری از منابعی که ارزشمند، کمیاب و به سختی قابل تقلید یا کپی هستند، به مزیت رقابتی دست پیدا می‌کنند. منابعی که این ویژگی‌ها را به نمایش می‌گذارند باعث می‌شوند تا شرکت مزیت رقابتی خود را به دست آورد و آن را حفظ کند.
مدل ذی‌نفعان استراتژیک یا strategic constituency model
منظور از ذی‌نفعان استراتژیک کسانی هستند که به طور مستقیم در سازمان نفع خاصی ندارند. به عبارتی این عوامل استراتژیک افرادی هستند که به طور قانونی برای مجموعه کار می‌کنند؛ اما عملکرد آنها بر روی اقدامات اعضای سازمان تاثیرگذار است. در این رابطه باید به مالکان، مدیران، کارکنان، مشتریان، تامین‌کنندگان، دولت و مشتریان اشاره کرد.
مدل ارزش‌های رقابتی یا competing values model
مدل ارزش‌های رقابتی بر اساس چارچوب ارزش‌های رقابتی کامرون و کوین است. این رویکرد اثربخشی را با توانایی سازمان در ارتقای هم زمان ارزش‌های رقیب اندازه‌گیری میکند. چارچوب ارزش‌های رقابتی، یکی از موفق‌ترین رویکردهای مورد استفاده در ارزش‌آفرینی سازمانی است که به عنوان چارچوب عام و قابل استفاده در حوزه‌های مختلف مورد توجه قرار گرفته است.
مدل سیستمی یا System Model
تمرکز مدل سیستمی بیشتر بر روی ابزارهای لازم جهت رسیدن به اهداف سازمانی است. این مدل اثربخشی سازمانی با در نظر گرفتن اهداف، ابزار رسیدن به آنها را مورد توجه بیشتری قرار می‌دهد. مدل سیستمی معتقد است که سازمان‌ها شامل قسمت‌های فرعی به هم پیوند خورده‌ای هستند که عملکرد ضعیف هر یک از آنها بر روی کل سیستم مشهود است.
مدل فراوانی یا abundance model
مدل فراوانی اثربخشی را با آزاد کردن بیشترین پتانسیل سیستم‌های انسانی برابر می‌داند. برای انجام این رویکرد به طور موثر باید تعادلی بین ارزش‌های مثبت و منفی وجود داشته باشد.
چند گام برای داشتن سازمان اثربخش
- مشخص کردن اهداف: اثربخشی سازمانی با رویکرد هدف مستقیم شروع می‌شود. برای همین در اولین گام باید اهداف را مشخص کرده و از یک استراتژی مدیریت عملکرد استفاده کرد.
- دریافت بازخورد از اعضای تیم: اهداف تعیین شده باید به تمام کارکنان سازمان منتقل شده و از آنها بازخورد دریافت شود.
- جمع‌آوری داده‌ها: جمع‌آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل آنها و تصمیم‌گیری بر اساس نتایج به دست آمده جهت بهبود فرآیندهای داخلی سازمان ضروری است. داشتن داده‌های دقیق برای اندازه‌گیری موفقیت‌آمیز KPIها یا شاخص‌های کلیدی عملکرد مهم است.
- ارتباط با مشتریان: کسب و کارها باید از مشتریان در رابطه با علایق و نیازهایشان نظرسنجی کنند و سپس طراحی سازمانی را بر اساس آنها انجام دهند.
جمع بندی
در این مطلب در خصوص اثربخشی سازمانی صحبت کردیم و با 7 مدل مهم آن آشنا شدیم. درک محرک‌های اثربخشی سازمانی باعث می‌شود تا امور به شکل بهتری انجام شوند و به پیشرفت سازمان کمک شود. برای بررسی اثربخشی سازمانی میتوان از مدل‌های مختلفی استفاده کرد. در این خصوص میتوان به مدل هدف، مدل سیستمی، مدل ذی‌نفعان استراتژیک و مدل مبتنی بر منابع اشاره کرد. د صورت نیاز به مشاوره و کوچینگ کسب و کار خود می توانید با شماره های کارشناسان مجموعه ایران بیزینس مستر تماس حاصل فرمایید.
