برای سنجش میزان موفقیت شرکت‌ها از معیارها یا KPIهای مختلفی استفاده می‌شود. شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPI معیارهای استراتژیکی هستند که جهت سنجش موفقیت عملکرد در تمام بخش‌های سازمان استفاده می‌شوند. حال سوالی که برای بسیاری از کارفرمایان مطرح است این است که شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی یا KPI منابع انسانی چگونه محاسبه می‌شود؟
KPI منابع انسانی به چه معناست؟
KPI مخفف کلمات Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد است. در واقع KPI به سنجش عملکرد اشاره دارد. با KPI میتوان متوجه شد که واحد منابع انسانی به اهداف تعیین شده از سوی سازمان دست یافته است یا خیر. همچنین از طریق آن میتوان به مواردی که به بهبودی نیاز دارند پی برده و اقدامات لازم جهت بهبودی آنها را انجام داد. تعیین اهداف از طریق KPI یک چارچوب مشخص برای تیم منابع انسانی ایجاد میکند تا از طریق آن بتوان هدفمندتر تصمیم‌گیری کرد.
لازم به اشاره است که هر آن چیزی که در واحد منابع انسانی قابل اندازه‌گیری است، یک KPI یا شاخص عملکرد نمی‌باشد. بلکه فقط آن دسته از معیارهایی که با استراتژی و اهداف سازمانی ارتباط مستقیم دارند، میتوانند به عنوان شاخص کلیدی عملکرد در نظر گرفته شوند.
بررسی 4 مورد از KPI منابع انسانی
برای اینکه با مفهوم KPI و نقش آن در سازمان بیشتر آشنا شوید، در این بخش به بررسی 4 مورد از شاخص‌های کلیدی عملکرد منابع انسانی می‌پردازیم.
-
نرخ غیبت
نرخ غیبت یا Absentee rates، نشان‌دهنده میزان درگیر بودن کارکنان در شرکت و میزان غیبتشان است. این KPI نشان می‌دهد که کارمندان شرکت از چه میزان انگیزه‌ای برای حاضر شدن در شرکت و انجام وظایف کاری خود برخوردار هستند. هر چقدر کارمندان تعداد روزهای بیشتری را از محیط کار دور باشند، نرخ غیبت بالاتر می‌رود. تمام شرکت‌ها سعی می‌کنند تا نرخ غیبت را پایین نگه دارند تا به اهداف خود سریع‌تر دست پیدا کنند.
-
ساعات اضافه کاری
ساعات اضافه کاری یا Overtime hours یکی دیگر از KPIهای مهم است که به آگاهی از روند افزایش و کاهش کار کارکنان پس از ساعات معمول کاری کمک میکند. همچنین از طریق این شاخص میتوان به این پی برد که آیا نیروی انسانی کافی برای کنترل جریان کاری وجود دارد یا خیر. در دپارتمان منابع انسانی این معیار میتواند با نرخ غیبت همسو شود. چرا که اگر افراد اضافه کاری زیادی داشته باشند، احتمال مرخصی گرفتن آنها برای استراحت بیشتر می‌شود.
-
هزینه‌های آموزش
شاخص هزینه‌های آموزش (Training costs)، برای پی بردن به میزان سرمایه‌گذاری دپارتمان منابع انسانی برای داشتن نیروهای متخصص است. این شاخص هم میتواند با شاخص نرخ غیبت و اضافه کاری همسو شود. در صورتی که کارکنان آموزش کافی دریافت نکرده باشند، ممکن است به دلیل فشار کاری دائما مرخصی گرفته و یا زمان بیشتری را برای انجام وظایف خود اختصاص دهند. دپارتمان منابع انسانی با این KPI میتواند تصمیم بگیرد که چگونه از بودجه موجود برای دوره‌های آموزشی بهره ببرد.
-
رضایت متخصص
KPI رضایت متخصص (Talent satisfaction)، جهت سنجش رضایت کارکنان حرفه‌ای از میزان حقوق و مزایا استفاده می‌شود. کارکنان حقوق و تعادل بین کار و زندگی را دائما در نظر می‌گیرند. در صورتی که این نیازمندی‌ها رعایت شود، به ماندن آنها در شرکت کمک می‌شود. KPI رضایت متخصص میتواند با شاخص ساعات اضافه کاری همسو شود. چرا که اگر افراد تمایل به داشتن تعادل بین کار و زندگی داشته باشند و هر هفته ساعات متعددی را به اضافه کاری بپردازند، احتمال دارد به دنبال یافتن شغل دیگری بروند.
ویژگی‌های یک KPI خوب چیست؟
برای رسیدن به دقیق‌ترین نتایج باید از وجود ویژگی‌های خاصی در KPI یا شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی اطمینان حاصل کرد. در خصوص مهمترین ویژگی‌های KPI خوب میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- قابلیت کنکاش: در صورتی که بتوان جزئیات بیشتری را به شاخص‌های KPI اضافه کرد، میتوان نتایج مشخص‌تری به دست آورد. اضافه کردن جزئیات بیشتر باعث می‌شود تا بتوان به سادگی پیش‌بینی‌هایی در رابطه با شرکت انجام داده و تعیین کرد که شرکت در کدام بخش میتواند پیشرفت کند.
- پراکندگی: در صورتی که بر روی شاخص‌های KPI کمتری در یک زمان واحد تمرکز شود، معیار قابل مدیریت‌تر می‌شوند. این کار باعث می‌شود تا بتوان بر روی چیزهایی که برای شرکت مهمتر است، تمرکز کرد.
- سادگی: کاربران باید KPI را درک کنند. برای همین یکی دیگر از ویژگی‌های KPI خوب، سادگی است. در صورتی که شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی ساده نباشد، برقراری ارتباط و تمرکز بر روی آن دشوار می‌شود.
- هماهنگی: اطمینان از اینکه میتوان شاخص‌های KPI را به جای در تضاد بودن با هم هماهنگ کرد، بسیار سودمند است.
- نتایج مرتبط: KPI باید با نتیجه مرتبط باشد. زمانی که در رابطه با اهداف تجاری صحبت می‌شود، KPI منابع انسانی باید با نتایج مرتبط باشد.
KPI منابع انسانی چگونه محاسبه می‌شود؟
حال که با مفهوم KPI و ویژگی‌های آن آشنا شدیم، بهتر است به سراغ نحوه محاسبه KPI منابع انسانی برویم. برای شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی میتوان داده‌ها را هر ماه جمع‌آوری کرده و آنها را با هم مقایسه کرد. برای مثال سازمانی قصد دارد هزینه‌های خود را کاهش دهد. این کاهش هزینه‌ها میتواند در یکی از بخش‌های دپارتمان همچون بخش استخدام اعمال شود. اگر هزینه استخدام به طور مثال 50 میلیون تومان بوده و بخواهد به 30 میلیون تومان کاهش پیدا کند، در این حالت شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی معادل با کاهش هزینه‌های استخدام می‌شود.
واحد منابع انسانی میتواند چندین KPI را تعریف کرده تا به یک هدف خاص برسد. هر یک از KPIها را هم میتوان به اهداف کوچک‌تری تقسیم کرد. برای تحقق استراتژی‌ها بهتر است KPIها با هم هماهنگ شوند. با این حال گاهی اوقات میان آنها تضاد هم وجود دارد.
جمع بندی
در این مطلب در سایت ایران بیزینس مستر در خصوص نحوه محاسبه شاخص کلیدی عملکرد منابع انسانی یا KPI منابع انسانی صحبت کردیم و با ویژگی‌های KPI خوب و چند مورد از آن آشنا شدیم. با استفاده از KPI میتوان عملکرد نیروهای کاری سازمان را اندازه‌گیری کرده و از آنها جهت تعیین میزان اثربخشی استراتژی مدیریت نیروی کار استفاده کرد. برای محاسبه KPI منابع انسانی میتوان داده‌ها را ماه به ماه جمع‌آوری کرده و آنها را با هم مقایسه کرد.
