ارزیابی عملکرد کارکنان فرآیندی است که در آن وظایف، رفتارها و عادات کاری کارکنان با استانداردهای شرکت مقایسه شده و معمولاً به صورت سالانه انجام می‌شود. نتایج این ارزیابی، نقش مهمی در تصمیم‌گیری‌های مربوط به ارتقاء، پاداش و افزایش حقوق کارکنان ایفا میکند. ارزیابی‌های منظم به بهبود عملکرد کارکنان، شفاف‌سازی انتظارات سازمانی و تقویت ارتباط بین مدیریت و کارکنان کمک کرده و رسمیت کار را افزایش می‌دهد. در ادامه، ضمن تعریف دقیق ارزیابی عملکرد، عوامل کلیدی در تدوین و مراحل انجام یک ارزیابی موثر شرح داده خواهد شد.
تعریف ارزیابی عملکرد کارکنان
ارزیابی عملکرد، سنجش نظام‌مند کارایی کارکنان است. کارفرما با آن، انتظارات و دستاوردها را بررسی میکند. این اطلاعات در تصمیمات مهم استخدامی (مانند ترفیع، اخراج) موثر است. مدیر و کارمند عملکرد را ارزیابی می‌کنند. ارزیابی مؤثر با معیارهای مشخص، بازخورد سازنده داده و نقاط قوت/ضعف را مشخص میکند. ارزیابی هم سنجش گذشته و هم برنامه‌ریزی توسعه فردی و بهره‌وری است.
بررسی ۷ عامل کلیدی در ارزیابی عملکرد کارکنان:
در ادامه به ۷ عامل کلیدی‌ذکه در ارزیابی عملکرد کارکنان باید به آن توجه کرد پرداخته‌ایم:
۱. تسلط بر شغل و مهارت‌های مورد نیاز:
– ارزیابی تفصیلی مهارت‌ها: به جای سوال کلی “چقدر شناخت دارد؟” یک چک‌لیست تفصیلی از مهارت‌های مورد نیاز برای نقش شغلی تهیه کنید. این چک‌لیست را به صورت دوره‌ای (مثلا سالانه) با خود کارمند بررسی کنید و شکاف‌های مهارتی را شناسایی نمایید.
– سنجش عملکرد واقعی در استفاده از مهارت‌ها: صرف داشتن مهارت کافی نیست. باید عملکرد کارمند در به کارگیری این مهارت‌ها در انجام وظایف روزمره ارزیابی شود. برای این منظور می‌توان از ارزیابی پروژه محور (Project-Based Assessment) یا ارزیابی رفتاری (Behavioral Assessment) استفاده کرد.
– برنامه توسعه فردی (IDP): بر اساس شکاف‌های مهارتی شناسایی شده، یک برنامه توسعه فردی سفارشی برای هر کارمند تدوین کنید. این برنامه باید شامل آموزش، منتورینگ، و فرصت‌های یادگیری در حین کار باشد.
۲. کیفیت کار و بازخورد
– معیارهای کمی و کیفی: برای ارزیابی کیفیت کار، هم از معیارهای کمی (مثلا تعداد اشتباهات، زمان صرف شده) و هم از معیارهای کیفی (مثلا میزان نوآوری، دقت) استفاده کنید.
– جمع‌آوری بازخورد ۳۶۰ درجه: از همکاران، مشتریان (در صورت امکان)، و سرپرستان بازخورد جمع‌آوری کنید تا دیدگاه جامعی از کیفیت کار کارمند به دست آید.
– اهمیت به بازخورد منفی: صرفا بر روی بازخوردهای مثبت تمرکز نکنید. بازخوردهای منفی را به عنوان فرصتی برای بهبود در نظر بگیرید و به کارمند کمک کنید تا اشتباهات خود را اصلاح کند.
۳. سرعت انجام کار
– استانداردهای عملکرد: استانداردهای عملکرد واقع‌بینانه‌ای را برای هر نقش شغلی تعیین کنید. این استانداردها باید بر اساس میانگین عملکرد افراد با تجربه مشابه در صنعت باشد.
– تحلیل فرآیند: اگر کارمندی کندتر از حد انتظار کار میکند، فرآیند کار او را تحلیل کنید تا گلوگاه‌ها و موانع را شناسایی نمایید. ممکن است مشکل از ناکارآمدی فرایندها باشد نه کمبود توانایی کارمند.
– ارائه آموزش و ابزار مناسب: اطمینان حاصل کنید که کارمندان به ابزارها و آموزش‌های مناسب برای انجام کار خود با سرعت مطلوب دسترسی دارند.
۴. مهارت‌های ارتباطی و کار تیمی
– مشاهده رفتار در جلسات و تعاملات: نحوه تعامل کارمند با همکاران در جلسات و تعاملات روزمره را مشاهده کنید. آیا او به نظرات دیگران گوش می‌دهد؟ آیا به طور موثر نظرات خود را بیان میکند؟
– ارزیابی کتبی و شفاهی: مهارت‌های ارتباطی کتبی و شفاهی کارمند را ارزیابی کنید. برای مثال، می‌توانید از او بخواهید تا یک گزارش بنویسد یا یک ارائه ارائه دهد.
– فعالیت‌های تیمی: کارمند را در پروژه‌های تیمی درگیر کنید و عملکرد او را در این پروژه‌ها ارزیابی نمایید.
۵. حل مسئله و تصمیم‌گیری
ـ مطالعات موردی: مطالعات موردی واقعی را ارائه دهید و از کارمند بخواهید تا راه‌حل‌های خود را ارائه دهد. این به شما کمک میکند تا توانایی‌های او در حل مسئله را ارزیابی کنید.
– پیگیری تصمیمات: پیگیری کنید که کارمند پس از مواجهه با یک مسئله، چه تصمیماتی می‌گیرد و چگونه این تصمیمات را اجرا میکند.
– تشویق به ریسک‌پذیری: یک محیط امن برای کارمندان ایجاد کنید تا از ریسک کردن و اشتباه کردن نترسند. یادگیری از اشتباهات بخش مهمی از فرآیند حل مسئله است.
۶. انضباط و حضور و غیاب
– سیاست‌های روشن: سیاست‌های روشنی در مورد حضور و غیاب، تاخیرها، و غیبت‌ها داشته باشید.
– ثبت دقیق: حضور و غیاب کارمندان را به طور دقیق ثبت کنید.
– بررسی دلایل غیبت‌ها: در صورت وجود غیبت‌های مکرر، دلایل آن را بررسی کنید. ممکن است مشکلاتی در زندگی شخصی کارمند وجود داشته باشد که نیاز به حمایت و کمک دارد.
۷. دستیابی به اهداف و هدف‌گذاری
– اهداف SMART: اهداف SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) را برای هر کارمند تعیین کنید.
– پیگیری پیشرفت: به طور منظم پیشرفت کارمندان در دستیابی به اهداف را پیگیری کنید.
– شناسایی و پاداش: دستاوردها و اهداف تحقق یافته را شناسایی و پاداش دهید.
– تشویق به هدف‌گذاری شخصی: کارمندان را تشویق کنید و سطح مشارکت کارمندان را در سازمان افزایش دهیم تا برای خود اهداف حرفه‌ای تعیین کنند و به آن‌ها کمک کنید تا به این اهداف دست یابند.
توضیح مراحل ارزیابی عملکرد کارکنان
در زیر هر مرحله به طور خلاصه توضیح داده شده است:
۱. تعیین استانداردهای عملکرد
باید مشخص شود که دقیقا از هر کارمند در موقعیت شغلی خاص چه انتظاراتی وجود دارد. این استانداردها باید برای تمام کارمندان با موقعیت شغلی یکسان، یکسان باشد، قابل دستیابی باشد و به شرح شغل فرد مرتبط باشد.
هدف: ایجاد یک مبنای مشخص برای ارزیابی عملکرد و جلوگیری از اعمال سلیقه.
۲. تعیین اهداف مشخص
علاوه بر استانداردهای عمومی، برای هر کارمند اهداف خاصی تعیین شود که متناسب با نقاط قوت و ضعف او باشد. این اهداف باید به کارمند کمک کنند تا مهارت‌های خود را بهبود بخشد.
هدف: ایجاد انگیزه در کارمندان، بهبود عملکرد فردی و افزایش تعامل و رضایت شغلی.
۳. یادداشت‌برداری در طول سال
عملکرد کارمندان به طور مستمر ردیابی و در یک فایل جداگانه ثبت شود. دستاوردها، نکات مثبت و منفی، و هر موضوع قابل توجه دیگری ثبت شود. بازخورد فوری به کارمندان داده شود.
هدف: داشتن اطلاعات دقیق و جامع در زمان ارزیابی و ارائه بازخورد به موقع به کارمندان.
۴. آماده‌سازی برای ارزیابی
قبل از جلسه ارزیابی، اطلاعات مربوط به کارمند بررسی شده و یادداشت‌هایی در مورد موضوعات مورد بحث تهیه شود. تمرکز باید بر روی نکات مثبت عملکرد کارمند باشد و توصیه‌هایی برای بهبود در آینده ارائه شود.
هدف: انجام یک ارزیابی دقیق، منصفانه و موثر.
۵. صداقت و ارائه انتقادات
هنگام ارائه انتقاد، صادق و رک باشید. از کم اهمیت جلوه دادن مشکلات خودداری کنید و مثال‌های روشنی از عملکرد نامطلوب کارمند ارائه دهید. توصیه‌های مشخصی برای بهبود عملکرد ارائه دهید.
هدف: کمک به کارمند برای درک نقاط ضعف خود و بهبود عملکرد در آینده.
۶. عدم مقایسه کارمندان با یکدیگر
عملکرد هر کارمند باید بر اساس استانداردهای عملکرد ارزیابی شود، نه با مقایسه با عملکرد سایر کارمندان.
هدف: جلوگیری از رقابت ناسالم و ایجاد حس نارضایتی در میان کارمندان.
۷. ارزیابی عملکرد، نه شخصیت
تمرکز ارزیابی باید بر روی نحوه انجام کار توسط کارمند باشد، نه ویژگی‌های شخصیتی او.
هدف: جلوگیری از قضاوت‌های شخصی و حفظ تعامل مثبت با کارمند.
۸. گفتگو و تعامل
ارزیابی نباید فقط شامل بازخورد از طرف مدیر باشد. باید یک گفتگوی دو طرفه بین مدیر و کارمند شکل بگیرد. مدیر باید به نگرانی‌ها و انتظارات کارمند گوش داده و در نظر بگیرد که چگونه سازمان می‌تواند به او در رسیدن به اهدافش کمک کند. همچنین، از خود کارمند هم خواسته شود تا ارزیابی شخصی از عملکرد خود ارائه دهد.
۹. پرسیدن سوالات خاص
برای اینکه گفتگو سازنده باشد، مدیر باید سوالات مشخصی را از قبل آماده کند. این سوالات می‌توانند به بررسی عملکرد، نقاط قوت و ضعف، چالش‌ها و اهداف کارمند بپردازند.
۱۰. ارائه بازخورد مداوم
ارزیابی نباید یک رویداد سالانه یا دوره‌ای باشد، بلکه باید یک فرآیند مداوم باشد. مدیر باید به طور منظم به کارمندان بازخورد ارائه دهد، با آن‌ها در ارتباط باشد و پیشرفت آن‌ها را در جهت اهداف سالانه پیگیری کند. این امر به بهبود روحیه، حفظ انگیزه و افزایش بهره‌وری کارکنان کمک میکند. ارتباط مداوم همچنین به ایجاد فرهنگ سازمانی بهتری کمک میکند و باعث می‌شود کارمندان راحت‌تر مشکلات خود را با مدیر مطرح کنند.
جمع بندی
ما در این مقاله در بیزینس مستری در مورد ارزیابی عملکرد کارکنان صحبت کردیم و گفته‌ایم اینکه این مسئله نباید صرفا یک رویداد سالانه باشد. بلکه باید یک فرآیند مستمر و تعاملی باشد که در طول سال انجام می‌شود. بازخورد مستمر و سازنده به کارمندان کمک میکند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و به پتانسیل کامل خود برسند.
