اغلب وقتی صحبت از “کنترل” در محیط کار می‌شود، تصاویری از کنترل رفت و آمد، نظارت دائمی با دوربین، سر زدن‌های ناگهانی به کارکنان، جلسات بی‌نتیجه و گزارشات حجیم اما ناکارآمد در ذهن نقش می‌بندد. این تصور رایج، کنترل را معادل محدود کردن، مهار کردن و اعمال فشار بر کارکنان می‌داند. اما در دنیای مدیریت مدرن، مفهوم سیستم کنترلی بسیار فراتر از این تعاریف سطحی است و نه تنها بار معنایی منفی ندارد، بلکه ابزاری حیاتی برای دستیابی به اهداف و بهبود عملکرد سازمان به شمار می‌رود. ما در این مقاله در مورد طراحی سیستم کنترلی در مدیریت صحبت می‌کنیم.
مفهوم واقعی سیستم کنترلی در مدیریت چیست؟
کنترل در مدیریت، یک تلاش سیستماتیک از سوی مدیران است تا عملکرد واقعی سازمان را با استانداردهای از پیش تعیین شده، برنامه‌ها و اهداف مقایسه کنند. این فرآیند به ما کمک میکند تا دریابیم آیا خروجی و عملکرد سازمان مطابق با انتظارات و برنامه‌ریزی‌های اولیه است یا خیر. به عبارت دیگر، سیستم کنترلی به مدیران امکان می‌دهد تا:
– تعیین کنند که آیا سازمان در مسیر درست حرکت میکند یا خیر.
– نقاط قوت و ضعف عملکرد سازمان را شناسایی کنند.
– بهبود مستمر فرآیندها و رویه‌ها را تسهیل کنند.
– منابع سازمان را به طور مؤثرتر و کارآمدتر تخصیص دهند.
– از انحراف از اهداف و برنامه‌ها جلوگیری کنند.
طبیعتاً اگر مشخص شود که از هر یک از منابع سازمان (اعم از انسانی، مالی، تجهیزاتی و اطلاعاتی) می‌توان به شیوه‌ای اثربخش‌تر و کارآمدتر برای رسیدن به اهداف استفاده کرد، وظیفه‌ی سیستم کنترل مدیریت، طراحی و اجرای اقدامات اصلاحی برای افزایش اثربخشی و کارایی منابع خواهد بود. این اقدامات اصلاحی می‌تواند شامل آموزش و توسعه کارکنان، بهبود فرآیندها، بهینه‌سازی تخصیص منابع، بازنگری استراتژی‌ها و یا هر اقدام دیگری باشد که به بهبود عملکرد سازمان کمک کند.
چه کسانی نیاز به یادگیری مبانی کنترل دارند؟
پاسخ کوتاه و قاطع این است: هر کسی که به نوعی فعالیت مدیریتی دارد! چه یک سوپرمارکت کوچک را اداره می‌کنید، چه یک سازمان چند هزار نفری را رهبری می‌کنید، چه یک پروژه دانشجویی را هدایت می‌کنید و یا حتی زندگی شخصی خود را مدیریت می‌کنید، آشنایی با مبانی کنترل برای شما ضروری است. کنترل یکی از پایه‌ها و اصول اساسی مدیریت است و بدون آن، دستیابی به اهداف و بهبود عملکرد تقریباً غیرممکن خواهد بود.
البته واضح است که ابزارها و مکانیزم‌های نظارت و کنترل در سازمان‌های بزرگ، لزوماً با روش‌ها و سازوکارهای کنترل در کسب و کارهای کوچک یکسان نیست. اندازه سازمان، پیچیدگی فرآیندها، فرهنگ سازمانی، نوع فعالیت و بسیاری عوامل دیگر در طراحی سیستم کنترل نقش مهمی دارند. به عنوان مثال، یک استارت‌آپ نوپا ممکن است از ابزارهای کنترلی ساده و انعطاف‌پذیر استفاده کند، در حالی که یک شرکت بزرگ با فرآیندهای پیچیده و سلسله مراتب گسترده، نیاز به یک سیستم کنترل پیچیده‌تر و ساختارمندتر خواهد داشت.
مراحل طراحی سیستم کنترل های داخلی
در ادامه پنج مرحله کلیدی در طراحی سیستم کنترل های داخلی با رویکردی جامع و حرفه ای معرفی می گردد:
۱. برنامه ریزی: ترسیم نقشه راه برای یک سیستم کنترل داخلی اثربخش
هیچ سازمان یا سیستمی بدون برنامه ریزی دقیق و مدون قادر به دستیابی به اهداف خود نخواهد بود. برنامه ریزی، سنگ بنای طراحی سیستم کنترل های داخلی است و شامل تعریف دقیق اهداف، دامنه، و انتظارات مدیریت از این سیستم می شود. این مرحله نیازمند بررسی دقیق محیط کسب و کار، شناسایی ریسک های کلیدی، و تعیین معیارهای ارزیابی عملکرد سیستم کنترل های داخلی است.
در این مرحله باید اهداف سیستم کنترل های داخلی به طور مشخص و قابل اندازه گیری تعیین شوند. تمامی مراحل برنامه ریزی، از جمله اهداف، ارزیابی ریسک، دامنه، و معیارهای ارزیابی عملکرد، باید به طور دقیق مستند شوند. این مستندات به عنوان راهنمایی برای اجرای مراحل بعدی طراحی سیستم کنترل های داخلی عمل می کنند.
۲. سازماندهی: ایجاد ساختاری کارآمد و پاسخگو
سازماندهی، به معنای ایجاد ساختار سازمانی مناسب و تخصیص مسئولیت ها و اختیارات به افراد و واحدها به منظور اجرای موثر سیستم کنترل های داخلی است. این مرحله شامل تعیین نقش ها و مسئولیت های کلیدی، ایجاد خطوط گزارش دهی، و تفکیک وظایف می شود.
خطوط گزارش دهی باید به طور واضح تعریف شوند تا اطلاعات به موقع و دقیق به مقامات مسئول گزارش داده شود. این خطوط گزارش دهی باید امکان گزارش دهی مستقیم به مدیران ارشد و کمیته حسابرسی را فراهم کنند.
۳. به کارگماری: تخصیص صحیح منابع انسانی و تفکیک وظایف
به کارگماری، فرآیند جذب، آموزش، و تخصیص نیروی انسانی مناسب به منظور اجرای موثر سیستم کنترل های داخلی است. این مرحله شامل تعیین صلاحیت های مورد نیاز برای هر نقش، استخدام افراد با صلاحیت، آموزش آنها در مورد سیاست ها و رویه های کنترل های داخلی، و تخصیص وظایف بر اساس صلاحیت ها و تجربیات افراد می شود.
برای هر نقش در سیستم کنترل های داخلی، باید صلاحیت های مورد نیاز، از جمله دانش، مهارت ها، و تجربه، به طور مشخص تعیین شوند.
تمامی کارکنانی که در سیستم کنترل های داخلی نقش دارند، باید در مورد سیاست ها، رویه ها، و مسئولیت های خود آموزش ببینند. این آموزش باید به طور دوره ای تکرار شود تا کارکنان از آخرین تغییرات و بهترین شیوه ها آگاه باشند.
چرخش شغلی در مشاغل حساس نیز می تواند از بروز تقلب و سوء استفاده جلوگیری کند و دانش و تجربه کارکنان را افزایش دهد.
۴. هماهنگی‌ها: ایجاد تعامل و همکاری بین بخش های مختلف سازمان
هماهنگی، فرآیند ایجاد تعامل و همکاری بین بخش های مختلف سازمان به منظور سلامت سازمان ،اجرای موثر سیستم کنترل های داخلی است. این مرحله شامل برقراری ارتباطات موثر، تبادل اطلاعات، و حل مشکلات به صورت مشترک است.
برقراری ارتباطات موثر: باید کانال های ارتباطی موثری بین بخش های مختلف سازمان ایجاد شود تا اطلاعات به موقع و دقیق به مقامات مسئول گزارش داده شود. این کانال های ارتباطی می تواند شامل جلسات منظم، گزارش های مکتوب، و سیستم های اطلاعاتی باشد.
تبادل اطلاعات: بخش های مختلف سازمان باید اطلاعات مربوط به سیستم کنترل های داخلی را با یکدیگر تبادل کنند تا از درک مشترک و هماهنگی اطمینان حاصل شود. این اطلاعات می تواند شامل نتایج ارزیابی ریسک، گزارش های تقلب، و اطلاعات مربوط به عملکرد سیستم کنترل های داخلی باشد.
۵. کنترل: نظارت مستمر و بهبود مداوم سیستم
کنترل، فرآیند نظارت مستمر بر عملکرد سیستم کنترل های داخلی و انجام اقدامات اصلاحی به منظور بهبود مداوم آن است. این مرحله شامل ارزیابی اثربخشی کنترل ها، شناسایی نقاط ضعف، و انجام اقدامات اصلاحی برای رفع این نقاط ضعف است.
باید به طور دوره ای اثربخشی کنترل های داخلی ارزیابی شود تا اطمینان حاصل شود که آنها به طور موثر در کاهش ریسک ها و دستیابی به اهداف سازمان عمل می کنند. این ارزیابی می تواند شامل تست کنترل ها، بررسی مستندات، و مصاحبه با کارکنان باشد.
در طول فرآیند ارزیابی، نقاط ضعف سیستم کنترل های داخلی شناسایی می شوند. این نقاط ضعف می تواند شامل کنترل های ناکافی، عدم رعایت کنترل ها، و فقدان آموزش مناسب باشد.
پس از شناسایی نقاط ضعف، باید اقدامات اصلاحی برای رفع این نقاط ضعف انجام شود.
جمع‌بندی
ما در این مقاله در بیزینس مستری در مورد گام‌های اساسی طراحی سیستم کنترلی در مدیریت صحبت کردیم. کنترل در مدیریت، فراتر از محدودیت و نظارت، ابزاری قدرتمند برای بهبود عملکرد، تخصیص بهینه منابع و دستیابی به اهداف است. آشنایی با مبانی کنترل برای هر فردی که به دنبال مدیریت مؤثرتر سازمان، پروژه یا حتی زندگی شخصی خود است، ضروری است. با درک صحیح مفهوم کنترل و طراحی سیستم کنترلی مناسب، می‌توان بهره‌وری را افزایش داد، از انحراف از اهداف جلوگیری کرد و به موفقیت‌های بزرگ‌تری دست یافت.
