سیستم سازی در یک کسب‌وکار، کاری دقیق، فنی و زمان‌بر است که معمولاً بدون چالش پیش نمی‌رود. هرگونه ناهماهنگی میان اجزای مختلف در این روند میتواند روند پیادهسازی آن را کند کرده و بر موفقیت کلی تأثیر بگذارد. لازم به ذکر است که اجرای سیستمسازی برای کسب‌وکارهای کوچک که با محدودیت منابع روبه‌رو هستند، دشوارتر به نظر می‌رسد. در این نوشتار، به بررسی چالش های سیستم سازی کسب و کار و ارائه راهکارهایی برای غلبه بر آن‌ها می‌پردازیم.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستمسازی کسب‌وکار فرآیندی است که به شما امکان می‌دهد تا فعالیت‌های خود را تعریف، مستندسازی و استانداردسازی کنید. این کار میتواند به بهبود کارایی، افزایش بهره‌وری و رشد پایدار در بلندمدت منجر شود.
چالش‌های سیستم‌های کسب و کار
ایستادگی در برابر دگرگونی، محدودیت در زمان و منابع، نبود شفافیت، عدم انعطاف‌پذیری و در نظر گرفتن ارزیابی و بازبینی برخی از مهم‌ترین مواردی هستند که باید به بررسی آن‌ها بپردازیم.
ایستادگی در برابر دگرگونی
یکی از اصلی‌ترین موانع در مسیر سیستمسازی کسب‌وکار، مقاومت طبیعی افراد در برابر تغییر است. انسان‌ها معمولاً به حفظ عادت‌ها و روش‌های آشنای خود تمایل دارند و از تغییر در شیوه انجام کارها دوری می‌کنند. این مسئله به‌ویژه در مورد کارمندانی که سال‌ها به روشی ثابت فعالیت کرده‌اند، بیشتر دیده می‌شود.
برای غلبه بر این مقاومت، باید از همان آغاز، افراد کلیدی مانند کارکنان، مدیران و مشتریان را در فرآیند سیستمسازی مشارکت داد. جلب نظر و دریافت پیشنهادهای آنان، موجب درک بهتر مزایای سیستم جدید و پذیرش سریع‌تر تغییرات می‌شود. همچنین برقراری ارتباطی روشن و پیوسته درباره فواید سیستمسازی و نحوه تأثیر آن بر محیط کاری، اهمیت زیادی دارد.
محدودیت در زمان و منابع
همان‌طور که گفتیم، فرآیند سیستمسازی ممکن است نیازمند صرف زمان و هزینه زیادی باشد؛ به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچکی که با محدودیت منابع روبرو هستند. اختصاص دادن نیروی انسانی، بودجه و زمان کافی برای اجرای کامل این فرآیند، معمولاً دشوار و گاه غیرممکن به نظر می‌رسد.
ابتدا باید فرآیندهایی را که بیشترین تأثیر را بر عملکرد و نتایج کسب‌وکار دارند شناسایی کرده و تمرکز را بر سیستمسازی همان بخش‌ها قرار داد. استفاده از ابزارها و فناوری‌های مناسب نیز میتواند مسیر کار را ساده‌تر و کارآمدتر کند؛ نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، ابزارهای مستندسازی و سامانه‌های گردش‌کار، نمونه‌هایی از روش‌های مواجه با چالش های سیستم سازی کسب و کار به‌شمار می‌آیند.
چالش های سیستم سازی کسب و کار و نبود شفافیت در فرآیندها
نبود شفافیت در فرآیندها یکی از موانع اساسی در مسیر سیستمسازی کسب‌وکار به‌شمار می‌آید. پیش از آن‌که بتوان فرآیندی را استاندارد و ساختارمند کرد، لازم است درک دقیقی از آن وجود داشته باشد. بسیاری از کسب‌وکارها با فرآیندهایی روبرو هستند که به‌طور دقیق تعریف یا مستندسازی نشده‌اند و همین مسئله باعث پیچیدگی سیستمسازی می‌شود.
برای رفع این مشکل، ابتدا باید فرآیندهای موجود را به‌صورت تصویری ترسیم کرد تا ترتیب مراحل و نقاط ضعف به‌روشنی مشخص شود. سپس با کارکنانی که در اجرای هر فرآیند نقش دارند، گفت‌وگو شود تا دیدگاه آن‌ها درباره نحوه انجام کارها به‌دست آید. افزون بر این، تحلیل داده‌های مرتبط میتواند در شناسایی ناهماهنگی‌ها و فرصت‌های بهبود نقش مؤثری ایفا کند.
نبود انعطاف‌پذیری
سیستم‌ها باید به‌اندازه‌ای پویا باشند که بتوان آن‌ها را با تغییر نیازها و شرایط متغیر هماهنگ کرد. اگر ساختار سیستم بیش از حد سخت و غیرقابل‌تغییر باشد، در زمان لزوم برای اصلاح یا به‌روزرسانی فرآیندها، مشکلات متعددی به وجود می‌آید.
برای حفظ انعطاف‌پذیری، لازم است فرآیندها به‌صورت دوره‌ای مورد بازبینی قرار گیرند تا در صورت نیاز، اصلاحات لازم اعمال شود. بهره‌گیری از سیستم‌های مبتنی بر فضای ابری نیز گزینه‌ای کارآمد است، زیرا این سیستم‌ها قابل به‌روزرسانی هستند. علاوه بر این، استفاده از بازخورد کارکنان و بررسی پیشنهادهای آن‌ها را جدی بگیرید.
توجه نکردن به اهمیت ارزیابی و بازبینی
نبود ارزیابی و بازبینی مداوم سیستم‌ها، باعث کاهش کارایی آن‌ها می‌شود. یک سیستم فقط زمانی مؤثر باقی می‌ماند که به‌طور پیوسته بررسی و اصلاح شود. برای حل این مشکل، ارزیابی دوره‌ای انجام دهید تا عملکرد سیستم به‌صورت منظم بررسی شود. بهتر است تیمی برای بازبینی و بهبود مداوم سیستم‌ها تعیین کنید.
راه‌حل چالش های سیستم سازی کسب و کار
در ادامه بحث چالش های سیستم سازی کسب و کار، باید به تعیین شاخص بپردازیم که خود یکی از راهکارهای حل این مشکلات است. برای آن‌که بدانید سیستم‌ها تا چه اندازه عملکرد مناسبی دارند، باید قابلیت سنجش آن‌ها را فراهم کنید. اگر نتایج اندازه‌گیری نشوند، نمی‌توان تشخیص داد که سیستمسازی موفق بوده است یا نه.
تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI نخستین گام در ارزیابی میزان موفقیت سیستمسازی است. این شاخص‌ها باید معیارهایی قابل‌اندازه‌گیری باشند که نشان دهند سیستم‌ها تا چه حد به‌درستی کار می‌کنند.
برای تعیین KPIهای مؤثر، ابتدا لازم است اهداف سیستمسازی را به‌روشنی مشخص کنید تا شاخص‌ها با این اهداف در ارتباط باشند و بتوانند میزان تحقق آن‌ها را نشان دهند. سپس باید با ذینفعان اصلی، از جمله کارکنان، مدیران و مشتریان مشورت کنید تا اطمینان حاصل شود که شاخص‌ها برای همه گروه‌ها مرتبط هستند. علاوه بر این، از KPIهای ساده و قابل‌اندازه‌گیری استفاده کنید تا جمع‌آوری و پیگیری داده‌ها به‌سادگی انجام شود. بدون داشتن یک استراتژی اجرایی قوی، استقرار سیستم‌های جدید میتواند منابع سازمان را تحلیل ببرد. بنابراین تهیه یک برنامه تجاری دقیق و قانع‌کننده از همان ابتدا ضروری است.
باید به‌روشنی مشخص شود که هدف از این سیستمسازی چیست، بازگشت سرمایه در چه بازه زمانی رخ می‌دهد و چگونه این فرآیند با اهداف کلی کسب‌وکار هماهنگ خواهد شد. داشتن برآوردی دقیق از میزان بازگشت سرمایه، طول عمر سیستم و برنامه تجاری را تحت نظر داشته باشید. طراحی یک نقشه راه شفاف و حرفه‌ای، میتواند مقاومت در برابر تغییر را تا حد زیادی کمتر کند.
جمع بندی
به‌کارگیری سیستم‌های کسب‌وکار برای سازمان‌هایی که به‌دنبال رقابت و پیشرفت در دنیای دیجیتال امروز هستند، امری ضروری است. هرچند در این مسیر چالش‌های گوناگونی وجود دارد، اما غلبه بر آن‌ها میتواند موجب افزایش کارایی، بهره‌وری و رشد سازمان شود. سیستمسازی تفاوت میان بهترین و ضعیف‌ترین کارکنان را آشکار می‌سازد. در صورت نیاز به کسب اطلاعات بیشتر در مورد چالش های سیستم سازی کسب و کار، با کارشناسان سایت بیزنس مستری تماس بگیرید.
سوالات متداول
بله. علاوه بر تیم مدیریت، ذینفعان نیز در جریان قرار میگیرند.
این موضوع میتواند منجر به کمبود بودجه شود یا روند اجرا را با مشکلات مختلف مواجه کند.
با استفاده از برنامههای آموزشی و کارگاهها.
