بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار به معنای شناسایی و حذف امور غیر ضروری در جهت افزایش بهره‌وری و بهبود مدیریت زمان است. با بهینه‌سازی میتوان تغییرات مفیدی در فرآیندها ایجاد کرده و کارها را بهتر از گذشته انجام داد. این امر سبب بهبود وضعیت کسب و کار و سودآوری بیشتر آن می‌شود. حال برای بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار باید مراحلی را طی کرد. در این مطلب به بررسی مراحل بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار می‌پردازیم و با مزایای این کار آشنا می‌شویم.
بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار چیست؟
فرآیندهای کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌های مختلف هستند که با هم ارتباط منطقی دارند و در کنار هم یک سیستم کسب و کار را می‌سازند. با شناسایی و تعریف فرآیندهای کسب و کار، مدیران در مدت زمان کمتری فرآیندهای بیزینس خود را متناسب با شرایط جدید و نیاز مشتریان پیاده‌سازی می‌کنند. حال با بهینه‌سازی این فرآیندها به افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های اضافی کسب و کار کمک می‌شود. برای بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار هم باید در ابتدا شناخت کاملی نسبت به فرآیندهای موجود و مراحل مختلف آن به دست آورده و سپس با حذف مراحل اضافی یا طراحی مجدد فرآیندها، آن را بهینه کرده و بهبود بخشید.
بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار شامل روش‌ها، ابزارها و متدهای مختلف جهت تسهیل فرآیندها، افزایش بهره‌وری فرآیندها و بهبود عملکرد فرآیندها است. کسب و کارهایی که به بهینه‌سازی فرآیندهای خود اهمیت می‌دهند، بهره‌وری و سود بیشتری را تجربه می‌کنند و هزینه‌های اضافی و زمان اتمام فرآیندها را کاهش می‌دهند.
اهمیت و مزایای بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار
بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار برای هر بیزینسی حائز اهمیت است و مزایای زیادی برای آن در پی دارد. در این خصوص میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها
- افزایش رضایت مشتریان
- افزایش انعطاف‌پذیری کسب و کار
- افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد فرآیندها
- کاهش خطاها و عدم نیاز به کار مجدد
- مدیریت موثر منابع و هزینه‌ها
- افزایش کیفیت اجرا و کنترل اطلاعات
مراحل بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار چیست؟
اگر برایتان سوال است که چگونه میتوان فرآیندهای کسب و کار را بهینه کرد، باید اشاره کنیم که بهینه‌سازی فرآیندها کار یکباره نبوده و یک فرآیند مستمر است. برای این کار هم مراحل مختلفی وجود دارد که به شرح زیر است:
1. شناسایی فرآیندها
در اولین مرحله از بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار باید فرآیند ها را شناسایی کرده و اهداف آنها را تعیین کرد. در این مرحله تمام فرآیندها، از فرآیندهای ساده تا فرآیندهای پیچیده شناسایی و مشخص می‌شوند. بعد از شناسایی فرآیندها باید اهداف آنها را تعیین کرد. تعیین اهداف به این خاطر انجام می‌شود تا شناخت و درک کامل‌تری از فرآیندها حاصل شود.
2. تحلیل و بررسی فرآیندها
در این مرحله فرآیندهای کسب و کار از ابعاد مختلف مورد بررسی قرار می‌گیرند و تمام نقاط ضعف، عملکرد و خروجی فرآیندها، جریان کار و غیره شناسایی و بررسی می‌گردد. در مرحله تحلیل و بررسی فرآیندها، کلیه عواملی که سبب افزایش بهره‌وری فرآیندها و بهبود و تسهیل عملکرد آنها می‌شوند، شناسایی شده و مورد تحلیل قرار می‌گیرند.
3. بهینه‌سازی و طراحی مجدد فرآیندها
در این مرحله تمام خطاها و اشتباه‌ها و همچنین مراحل غیر ضروری شناسایی و حذف می‌شوند. برخی از فعالیت‌ها با اینکه تاثیر مثبتی بر روی روند کار ندارند، همچنان مورد انجام قرار گرفته و تکرار می‌شوند. برای همین در بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار باید مراحل و امور غیر ضروری را شناسایی کرده و آنها را حذف کرد. علاوه بر حذف کارها و مراحل اضافی باید اصلاحاتی را در مسیر و مراحل فرآیندها ایجاد کرد.
4. پیاده‌سازی و اجرای فرآیندها و خودکارسازی آنها
در این مرحله نوبت به پیاده‌سازی فرآیندهای بهینه شده و اجرای آنها در فضای کسب و کار می‌رسد. برای پیاده‌سازی فرآیند کسب و کار هم باید از روش متناسب با بیزینس استفاده کرد. بهترین روش و ابزار برای این کار استفاده از سامانه‌های اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.
5. نظارت و بهبود فرآیندها
آخرین مرحله بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار، نظارت و بهبود فرآیندها است. با اجرای فرآیندها میتوان در عمل آنها را مورد نظارت قرار داده و نتایج و عملکردهای حاصل از آنها را به خوبی بررسی کرد. با این کار مشکلات و نواقصی که همچنان در فرآیندها وجود دارند شناسایی می‌شوند و با اصلاح آنها میتوان به بهبود فرآیندها کمک کرد.
چند نکته مهم برای بهینه‌سازی بهتر فرآیندهای کسب و کار
برای اینکه بهینه‌سازی فرآیندها را بهتر و موفقیت‌آمیزتر انجام دهید، چند نکته را در نظر داشته باشید:
- بهینه‌سازی فرآیندها از نظر استمرار به دو دسته دائمی و یکباره تقسیم می‌شود که نوع آن به چالش‌های پیش روی کسب و کار بستگی دارد. در صورتی که چالش‌ها موقت و گذرا باشند، میتوان از بهینه‌سازی یکباره استفاده کرد. در غیر این صورت نیاز به بهینه‌سازی و بهبود دائمی فرآیندها است.
- از آنجایی که مدیران نقش ویژه‌ای در بهبود فرآیندها دارند، باید آمادگی لازم برای این کار را داشته باشند. مدیران با ایجاد فرهنگ سازمانی مناسب میتوانند مانع از مقاومت مدیران رده‌های پایین و کارکنان شوند و به بهینه‌سازی سریع‌تر فرآیندها کمک نمایند.
- کیفیت، زمان و هزینه، شاخص‌های اصلی برای اجرای موفق بهینه‌سازی فرآیندها است. برای همین در بهینه‌سازی باید به این شاخص‌ها توجه شود.
جمع بندی
بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار شامل چند مرحله اصلی یعنی شناسایی، تحلیل و بررسی، بهینه‌سازی و طراحی مجدد، پیاده‌سازی و ارزیابی و بهبود فرآیندها است که باید به ترتیب دنبال شوند. کسب و کارها با بهینه‌سازی فرآیندهای خود میتوانند به پیشرفت، توسعه، افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد خود کمک کنند و شاهد کاهش هزینه‌ها، افزایش شفافیت و افزایش سود و بهره‌وری باشند.
