در دنیای پیچیده و سریع الان، مدیریت منابع انسانی به عنوان یکی از عناصر حیاتی و اساسی هر سازمان شناخته می‌شود. این رشته، به نحوی راهبردی در عملکرد کلی سازمان‌ها موثر است و سبب می‌شود که نه تنها خود کارکنان بلکه کل سازمان از ظرفیت‌های بالقوه‌ی خود استفاده کند. گزارش‌های منابع انسانی به عنوان ابزارهایی بسیار ضروری، کمک می‌کنند تا سازمان‌ها بتوانند عملکرد خود را به شکلی دقیق و تحلیلی مورد بررسی و ارزیابی قرار دهند. در این مقاله، ما به بررسی و تحلیل نمونه گزارش عملکرد منابع انسانی و درک اهمیت بسیار آن خواهیم پرداخت.
منظور از گزارش منابع انسانی چیست؟
گزارش منابع انسانی به مجموعه‌ای از اطلاعات و داده‌های مرتبط با کارکنان یک سازمان اشاره دارد. این گزارشات می‌توانند شامل آمارهایی به تفصیل مربوط به تعداد پرسنل، سوابق شغلی کارکنان، روندهای استخدام و اخراج، فرآیندهای آموزش و دیگر ابعاد مهم مربوط به نیروی انسانی باشند. به کمک این گزارشات، مدیران می‌توانند به ارزیابی عمیق و شفاف عملکرد کارکنان و همچنین تحلیل روندهای درونی سازمان پرداخته و در نهایت، به بهبود مستمر دست یابند.
اصلی‌ترین اهداف تهیه گزارش منابع انسانی
تهیه گزارش منابع انسانی اهداف متعدد و فراوانی را دنبال میکند که هر یک در راستای بهبود و توسعه سازمان نقش ویژه‌ای را ایفا می‌کنند،
– تحلیل عملکرد: مدیران با استفاده از این گزارشات، می‌توانند به شناسایی دقیق نقاط قوت و ضعف سازمان بپردازند و در نتیجه، استعدادهای بالقوه را برای ارتقاء و بهبود شناسایی کنند. این تحلیل کمک میکند تا زمینه‌های بهبود سازمان یک گام جلوتر برداشته شود و برنامه‌ریزی مستمری برای توسعه فراهم گردد.
– تصمیم‌گیری بهتر: دسترسی به داده‌های دقیق و مرتبط با مدل‌های مدیریت عملکرد منابع انسانی به مدیران امکان می‌دهد تا تصمیمات بهتری را در زمینه استخدام، آموزش و توسعه کارکنان اتخاذ کرده و از طریق آن‌ها، حداکثر بهره‌وری را اشاعه دهند. این تصمیمات می‌توانند تأثیرات مثبتی بر روی کل سازمان بگذارند.
– پیش‌بینی نیازها: با تحلیل داده‌ها و زیرساخت‌های اطلاعاتی موجود، سازمان‌ها می‌توانند نیازهای آتی خود را شناسایی کرده و بر اساس آن، برنامه‌ریزی مناسبی برای آینده داشته باشند. این پیش‌بینی‌ها می‌توانند در انتخاب طرح‌های توسعه و افزایش بهره‌وری مؤثر واقع شوند.
بررسی انواع گزارش منابع انسانی
گزارش‌های منابع انسانی به چندین نوع متفاوت تقسیم می‌شوند که در زیر به بررسی عمده‌ترین و رایج‌ترین این گزارشات می‌پردازیم:
۱- تعداد کارکنان
این گزارش اطلاعات دقیقی راجع به تعداد کارکنان، توزیع آن‌ها بر اساس دپارتمان‌ها، نقش‌ها و موقعیت‌های شغلی را شامل می‌شود. این نوع گزارش به شناسایی نیازهای استخدامی و تنوع سازمان کمک میکند و به مدیران این امکان را می‌دهد تا در خصوص استخدام‌های جدید برنامه‌ریزی کنند.
۲- گزارش ماهانه
گزارش ماهانه، عملکرد منابع انسانی را در یک بازه زمانی یک ماهه مورد بررسی و تحلیل قرار می‌دهد و شامل اطلاعاتی مانند میزان غیبت‌ها، استخدام‌ها و اخراج‌های انجام‌شده می‌باشد. این گزارش به مدیران نگاهی کلی از وضعیت جاری و فعلی منابع انسانی ارائه می‌دهد و به آن‌ها این امکان را می‌دهد که تصمیمات بهتری بگیرند.
۳- گزارش سالانه
این گزارش یک تحلیل جامع و کامل از عملکرد منابع انسانی در طول یک سال به حساب می‌آید که می‌تواند شامل دوره‌های آموزشی برای کارکنان، رشد و توسعه حرفه‌ای و نتایج ارزیابی عملکرد باشد. این نوع گزارش به مدیران کمک میکند تا روندهای طولانی‌مدت را شناسایی و مقایسه کرده و در نتیجه، استراتژی‌های بهتری برای آینده تعیین کنند.
۴- گزارش هیئت مدیره
گزارش هیئت مدیره، به مخاطبان خاص یعنی اعضای هیئت مدیره اطلاعاتی کلیدی درباره وضعیت نیروی انسانی سازمان را فراهم می‌آورد. این گزارش می‌تواند شامل تحلیل‌های عمیق‌تری از عملکرد منابع انسانی و ارتباط آن با استراتژی‌های کلان و بلندمدت سازمان باشد و کمک کند تا تصمیمات بهتری اتخاذ شود.
چگونگی ساخت و تهیه گزارش منابع انسانی
آیا شما نیز از افرادی هستید که باور دارند گزارش‌های منابع انسانی تنها شامل آمار و ارقام کسل‌کننده هستند؟ زمان آن رسیده است که این تصور را تغییر دهیم. با ما همراه باشید تا بیاموزیم چگونه می‌توانیم گزارشی جذاب و تأثیرگذار تهیه کنیم که مورد توجه قرار گیرد.
۱. شروع کار با اندازه‌گیری‌های مرتبط با اهداف منابع انسانی
در ابتدا، باید با اندازه‌گیری‌هایی شروع کنیم که به اهداف منابع انسانی و سازمان مرتبط است. بررسی OKRها (Objectives and Key Results) و KPIها (Key Performance Indicators) و ارائه گزارشی جامع از پیشرفت این اهداف در طول سال، به شما کمک خواهد کرد تا ساختاری واضح و منطقی برای گزارش خود ایجاد نمایید.
۲. در نظر گرفتن نیازها و علایق مخاطبان
یک گزارش مؤثر باید نیازها و علایق مخاطبان خود را مد نظر قرار دهد. آیا این گزارش به مدیر عامل ارائه می‌شود یا به تیم منابع انسانی؟ به عنوان مثال، مدیر عامل به خلاصه‌ای از اطلاعات کلیدی و اصلی فعالیت‌ها نیاز دارد. با شناسایی ذینفعان، می‌توانید محتوای گزارش خود را شخصی‌سازی کنید.
۳. استفاده از نمودارها و داستان‌سرایی
آیا به این موضوع فکر کرده‌اید که چگونه می‌توانید داده‌ها را به شکلی جذاب ارائه دهید؟ استفاده از نمودارها و داستان‌سرایی می‌تواند در این راستا به شما کمک کند. به جای ارائه جدولی پر از اعداد، از تصاویری استفاده کنید که داده‌های مرتبط با eNPS کشورها را به صورت بصری به نمایش بگذارند. همچنین، به جای بیان آمارهای خشک، می‌توانید داستان یکی از کارمندان را تعریف کنید که به سبب دورکاری، موفق به افزایش بهره‌وری شده است. این روش جذابیت گزارش شما را افزایش خواهد داد.
۴. توضیح و شفاف سازی در خصوص اهداف سال آینده
گزارش شما باید نگاهی به آینده نیز داشته باشد. در پایان، اهداف تجاری سال آینده را پیشنهاد دهید و توضیح دهید که چگونه می‌توان اهداف منابع انسانی را تعیین کرد. توجه داشته باشید که با سایر ذینفعان هماهنگ شوید تا همکاری‌های لازم انجام گیرد.
۵. ارائه نمای کلی داشبورد
و در نهایت، با یک داشبورد واضح و کاربرپسندی که اطلاعات شما را به راحتی قابل تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری کند، گزارش خود را به پایان برسانید. این نمای کلی به ذینفعان کمک میکند تا به سرعت به اطلاعات دسترسی پیدا کنند و تصمیمات بهتری اتخاذ نمایند.
با استفاده از این نکات می‌توانید گزارشی جذاب و تأثیرگذار از منابع انسانی خود تهیه نمایید. بیایید با روایت داستان‌ها، تحلیل‌های عمیق و آمارهای قابل فهم، گزارشی ماندگار ارائه دهید.
نتیجه‌گیری
ما در این مقاله در بیزینس مستر در مورد نمونه گزارش عملکرد منابع انسانی برای شما توضیحاتی داده‌ایم. همانطور که گفتیم گزارش‌های منابع انسانی یکی از ابزارهای اساسی برای هر سازمانی هستند که می‌خواهند در عرصه رقابت باقی بمانند. با تهیه و تحلیل این گزارشات، مدیران می‌توانند نه تنها عملکرد کنونی را ارزیابی کنند، بلکه برنامه‌ریزی‌های مناسبی برای آینده سازمان داشته باشند. به این ترتیب، یک سیستم منابع انسانی کارآمد می‌تواند به افتخار و سربلندی سازمان شما کمک کند.
