با شیوع بیماری کرونا و ریموت شدن بسیاری از کسب و کارها، بسیاری از جلسات به صورت غیر حضوری و به شکل آنلاین برگزار شدند. در حال حاضر هم در صورتی که امکان برگزاری جلسه به صورت حضوری وجود نداشته باشد، جلسات به شکل آنلاین و مجازی برگزار می‌شوند. جلسات آنلاین به تمهیدات و تدابیر ویژه‌ای نیاز دارند تا جلسه به شکل خوب و موثری برگزار شود. در این مطلب قصد داریم در خصوص الزامات یک جلسه آنلاین خوب صحبت کنیم و با نکات و موارد مهم در این زمینه آشنا شویم.
مزایای جلسات آنلاین و مجازی
مهمترین مزیت جلسه آنلاین این است که شرکت‌کنندگان میتوانند از هر نقطه‌ای از شهر یا کشور در جلسه شرکت کنند و نیازی به صرف هزینه و زمان برای شرکت در جلسه حضوری نداشته باشند. این جلسات همکاری و تعامل بین افراد را افزایش داده و تقویت می‌کنند. همچنین با انتخاب یک پلتفرم مناسب میتوان جلسات را ضبط کرده و در صورت لزوم آن را در اختیار شرکت‌کنندگان قرار داد.
الزامات برگزاری جلسه آنلاین خوب و موثر
اگر به فکر برگزاری جلسه به صورت آنلاین هستید تا در زمان و هزینه‌های خود و دیگران صرفه‌جویی کنید، باید یک سری موارد را مدنظر قرار دهید. در این بخش با کلیه اقدامات لازم جهت برگزاری جلسات آنلاین خوب و موثر آشنا می‌شویم:
1. آماده‌سازی جلسه آنلاین
پیش از هر چیز باید شرایط برگزاری جلسه آنلاین و نحوه هدایت و مدیریت آن به خوبی مشخص شود. برای این کار هم نیاز به یک تیم است. هر چقدر جلسه مورد نظر بزرگ‌تر و مهم‌تر باشد، باید از یک تیم بزرگ‌تر و حرفه‌ای‌تر برای مدیریت و هدایت آن استفاده شود. بیشتر سازمان‌ها به خصوص سازمان‌هایی که عادت به برگزاری جلسات آنلاین دارند، بخشی از نیروهای انسانی خود را برای برگزاری و هدایت جلسه به کار می‌گیرند.
2. تهیه دستور کار جلسه آنلاین
بعد از آماده‌سازی تیم، نوبت به تهیه دستور کار جلسه می‌رسد. این مرحله، اولین و مهمترین مرحله آماده‌سازی جلسه آنلاین است. قبل از هر چیز باید هدف خود را در خصوص برگزاری جلسه آنلاین مشخص کرده و بر اساس آن دستور کار را آماده کرد. با تعیین هدف میتوان تمام موارد از مقدمه و شروع جلسه تا جمع‌بندی، هدایت و نحوه تعامل با مخاطبان را به خوبی مشخص کرد. در صورتی که جلسه برگزارکنندگان متعددی داشته باشد، باید از مسئولان درخواست کرد که دستور کار خود را آماده کنند و نحوه کار با برنامه جلسه آنلاین را به خوبی یاد بگیرند.
3. تعیین قوانین و مقررات برای جلسه آنلاین
جلسات آنلاین همچون جلسات حضوری به یک سری مقررات و قوانین نیاز دارند تا به شکل موثر و دقیقی برگزار شوند. برای همین قوانین مشخصی باید در جهت زمان‌بندی، نحوه مشارکت و غیره تعیین شود. این قوانین باید توسط مسئول، مدیر و یا تیم برگزاری جلسه تعیین شده و در قالب پیام یا ایمیل برای شرکت‌کنندگان ارسال شود. در پیام ارسالی مواردی همچون زمان برگزاری جلسه، مدت زمان جلسه، تایم استراحت، نحوه طرح پرسش، قوانین استفاده از گوشی همراه در حین جلسه و غیره باید به شکل واضح مشخص گردد.
4. تعیین نرم‌افزار و سخت‌افزارهای لازم جهت برگزاری جلسه آنلاین
از مهمترین الزامات یک جلسه آنلاین خوب و موثر، تعیین و تهیه نرم‌افزار و سخت‌افزارهای لازم برای برگزاری جلسه است. جلسات آنلاین به اینترنت با سرعت بالا نیاز دارند. همچنین سیستم باید از نظر سرعت، گرافیک، کیفیت صدا و غیره وضعیت مطلوبی داشته باشد تا مشکلی در حین برگزاری جلسه ایجاد نشود. برخی از مدیران برای برگزاری جلسات آنلاین از سامانه برگزاری جلسات آنلاین یا برنامه‌های آنلاین استفاده می‌کنند. انتخاب پلتفرم برای برگزاری این جلسات به نیازها و انتظارات افراد بستگی دارد. برای مثال اگر به ضبط جلسه و اشتراک‌گذاری فایل‌های ضبط شده نیاز باشد، باید به سراغ نرم‌افزاری رفت که از این قابلیت‌ها برخوردار باشد.
5. ارتباط و تعامل برگزارکنندگان جلسه
از دیگر الزامات یک جلسه آنلاین خوب و موثر باید به ارتباط دائمی و موثر برگزارکنندگان جلسه با هم اشاره کرد. این کار به منظور هماهنگی‌های تیمی جهت حل چالش‌ها و مشکلات به وجود آمده حائز اهمیت است. برای برقراری کانال ارتباطی خارج از جلسه میتوان از نرم‌افزارهایی نظیر واتساپ یا تلگرام استفاده کرد. حتی میتوان در این برنامه‌ها یک گروه مخصوص همان جلسه را تشکیل داده و خیلی راحت به تبادل پیام با هم پرداخت.
5 نکته مهم جهت برگزاری بهترین جلسه آنلاین
پس از آماده‌سازی تمهیدات لازم جهت برگزاری جلسه آنلاین، میتوان خود را برای شروع جلسه آنلاین آماده کرد. برای برگزاری هرچه بهتر جلسه آنلاین باید با اصول برگزاری این جلسات به خوبی آشنایی داشته و از آنها در حین جلسه استفاده کرد. مهمترین اصول و تکنیک‌های مدیریت جلسه آنلاین به شرح زیر است:
- معارفه و آشنایی: در شروع جلسه آنلاین باید با شرکت‌کنندگان به خوبی ارتباط برقرار کرده و دستور کار جلسه، هدف از برگزاری جلسه و موارد دیگر را به درستی شرح داد. قوانین ارسال شده برای افراد را هم میتوان یک بار دیگر مرور کرده و بعد از اطمینان از آمادگی افراد، جلسه آنلاین را شروع کرد.
- فعال نگه داشتن جلسه آنلاین: از آنجایی که در جلسات آنلاین افراد حضور فیزیکی ندارند و ممکن است دچار حواس‌پرتی و عدم تمرکز شوند، فعال نگه داشتن جلسه آنلاین بسیار مهم است. برای این کار هم میتوان از شرکت‌کنندگان درخواست کرد که در گفتگو مشارکت داشته باشند و نظرات خود را به راحتی بیان نمایند. در صورتی هم که نشانه‌هایی از خستگی در افراد مشاهده شود، میتوان تایم کوتاهی را برای استراحت در نظر گرفته و بعد از آن مجددا جلسه را دنبال کرد.
- مدیریت ارائه مطالب در طول جلسه: برای جلوگیری از خارج شدن از دستور کار جلسه باید دستور کار را به صورت آنلاین یا تایپ شده در اختیار داشت. در حین برگزاری جلسه آنلاین باید از ارائه مطالب موازی و انجام چند کار به طور همزمان خودداری کرد.
- جمع‌بندی جلسه آنلاین: جمع‌بندی جلسات آنلاین بسیار مهم است و یکی از مهمترین بخش‌های آن محسوب می‌شود. چرا که این کار سبب یک پایان‌بندی قوی و ماندگار در ذهن مخاطبان می‌شود. با جمع‌بندی صحیح میتوان اطمینان پیدا کرد که مطالب جلسه به درستی منتقل شده‌اند و تمام افراد حاضر در جلسه اطلاعات لازم را به خوبی دریافت کرده‌اند.
- نظرسنجی جلسه آنلاین: در صورت لزوم میتوان از مخاطبان درخواست کرد تا در نظرسنجی جلسه آنلاین شرکت کنند. برای نظرسنجی هم باید از یک پلتفرم و برنامه مناسب استفاده شود. با نظرسنجی میتوان نسبت به نقاط قوت و ضعف جلسه پی برده و آنها را تقویت یا اصلاح کرد. همچنین با این کار میتوان هرگونه پیشنهاد و انتقادی را از شرکت‌کنندگان دریافت کرده و با آنها ارتباط بهتری برقرار کرد.
جمع بندی
در این مطلب از سری مقالات مجله ی ایران بیزنس مستر در خصوص الزامات جلسه آنلاین خوب و موثر صحبت کردیم و با نکات مهم در این زمینه آشنا شدیم. جلسات آنلاین در کنار مزایای زیادی که دارند، حساسیت‌های اجرایی متعددی دارند. برای همین پیش از برگزاری جلسه مجازی باید تمهیدات لازم را آماده کرده تا بتوان جلسه آنلاین را به بهترین شکل ممکن برگزار کرد. پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین و مهارت‌های مدیریت جلسه، مهمترین عوامل در برگزاری بهترین جلسه آنلاین هستند.
