کسب‌وکارها برای افزایش کارایی و کیفیت عملکردهای خود به سیستم‌ها و فرآیندهایی نیاز دارند و اغلب به سراغ سیستم‌سازی می‌روند. سیستم‌سازی کسب‌وکار روشی است که سبب ساده‌تر شدن فعالیت‌ها و افزایش بهره‌وری میشود و به اتوماسیون و خودکارسازی بیزینس کمک میکند. با سیستم‌سازی میتوان اغلب کارها را با کمترین نظارت و دخالت پیش برده و در زمان صرفه‌جویی کرد. در ادامه مطلب با سیستم‌سازی کسب‌وکار بیشتر آشنا می‌شویم و به مزایای آن پی می‌بریم.
سیستم‌سازی کسب‌وکار چیست؟
سیستم‌سازی روشی است که از آن برای خودکارسازی کسب‌وکار استفاده میشود. در هر کسب‌وکاری میتوان برای انجام فعالیت‌های مهم از این روش استفاده کرده و به بسیاری از اهداف تعیین شده دست پیدا کرد. این روش‌ها همواره اصلاح و بازنگری می‌شوند تا بهترین راه‌حل جهت انجام فعالیت مشخص و شناسایی شود. سیستم‌سازی باعث رشد خودکار بیزینس، افزایش کارایی کارمندان، حذف یا کاهش خطاها و ارائه خدمات بهتر و عالی به مشتریان میشود و از انحراف و درجا زدن جلوگیری میکند. مدیران با علم یا تکنیک سیستم‌سازی، وابستگی کسب‌وکار را به خود کاهش می‌دهند تا حتی زمانی که در محیط کار حاضر نیستند، تمام کارها به خوبی انجام شوند.
اهمیت و مزایای سیستم‌سازی برای کسب‌وکار
در خصوص مزایای سیستم‌سازی کسب‌وکار میتوان به چند مورد زیر اشاره کرد:
1. بهبود کارایی
در مشاغل فاقد سیستم کارکنانی وجود دارد که هر یک روش خاصی را برای انجام وظایف به کار می‌گیرند. گاهی اوقات این روش‌ها میتواند منجر به ناکارآمدی شود. نبود فرآیندهای مستند باعث میشود تا کارکنان برای انجام یک کار مشابه از روش‌های مختلفی استفاده کنند که در نهایت به ناکارآمدی منجر می‌گردد. برای همین با سیستم‌سازی و ثبت بهترین روش برای انجام این امور میتوان به بهبود کارایی کارکنان کمک کرده و آموزش کارکنان جدید را آسان‌تر کرد.
2. افزایش بهره‌وری
سیستم‌سازی به کسب‌وکار کمک میکند تا مراحل غیر ضروری را شناسایی کرده و آنها را حذف کند. با حذف این موارد هم میزان بهره‌وری افزایش پیدا کرده و زمان بیشتری برای رشد کسب‌وکار آزاد میشود. همچنین این فرآیند باعث میشود تا مسئولیت‌ها با اشتباهات کمتری انجام شوند و به شکل کارآمدتری تحویل داده شوند. با کارآمد شدن فعالیت‌های روزانه هم به رشد کسب‌وکار کمک زیادی میشود.
3. آزادتر شدن زمان مدیر
سیستم‌سازی باعث میشود تا بسیاری از امور با کمترین نظارت و دخالت مدیر انجام شوند. برای همین اگر این روش به درستی انجام شود، مدیر نیازی به نظارت بر تمام جزئیات و تصمیم‌گیری‌های کوچک نداشته و وقت او آزادتر از قبل میشود. با آزادتر شدن وقت مدیر هم به افزایش عملکرد او در محیط کار کمک میشود.
4. رشد کسب‌وکار و افزایش ارزش آن
یکی دیگر از مزایای مهم سیستم‌سازی، رشد و توسعه کسب‌وکار است. در صورتی که به این فرآیند پرداخته نشود، کسب‌وکار رشد بسیار محدودی کرده و در نقطه‌ای متوقف میشود. برای همین جهت انجام هر کاری، به خصوص کار در مقیاس بزرگ، باید از سیستم‌سازی استفاده شود. علاوه بر این با سیستم‌سازی، وظایف بر اساس مهارت‌های تیم واگذار می‌شوند و ارزش کسب‌وکار بالا می‌رود.
5. تقویت انگیزه در کارکنان
به عنوان آخرین دلیل اهمیت سیستم‌سازی در کسب‌وکار میتوان به افزایش انگیزه و ایجاد محیط کاری خوب برای کارکنان اشاره کرد. با سیستم‌سازی، درک بهتری از مجموعه مهارت‌های مورد نیاز برای کسب‌وکار ایجاد میشود. زمانی که بتوان یک محیط کاری مطلوب ایجاد کرد، به ایجاد انگیزه، حفظ کارمندان و حتی جذب کارکنان جدید کمک میشود. علاوه بر این سیستم‌سازی سبب افزایش سرعت و کارایی شده و در صورت ناکارآمد بودن میتوان آن را خیلی سریع تغییر داد.
گام‌های مهم برای سیستم‌سازی کسب‌وکار
اگر به فکر سیستم‌سازی کسب‌وکار خود هستید، باید چند مرحله را طی کنید:
-
پیدا کردن فعالیت‌های تکراری
در اولین گام باید فعالیت‌های تکراری را پیدا کرد. در این مرحله باید مشخص کرد که وظایف چند بار در روز، هفته یا ماه تکرار می‌شوند. بعد از آن باید تمام افرادی که در انجام یک فعالیت دخیل هستند را شناسایی کرده و مدت زمان انجام هر کار را تعیین کرد. همچنین باید مشخص کرد که آیا وظایف قابل واگذاری به شخص دیگری هستند یا خیر.
-
اولویت‌بندی و استانداردسازی فعالیت‌ها
در مرحله دوم باید افرادی که مسئول انجام فعالیت‌های تعیین شده هستند را مشخص کرده و اهمیت هر یک از فعالیت‌ها را شناسایی کرد. فعالیت‌ها باید با توجه به اهمیت و نقش آنها در حفظ کسب‌وکار اولویت‌بندی شوند. همچنین میتوان خط مشی‌ها و رویه‌هایی را ایجاد کرد تا مطمئن شد که تمام فعالیت‌های اساسی کسب‌وکار بدون مشکلی اجرا می‌شوند.
-
مستند کردن فعالیت‌های مورد نظر
تا جایی که امکان دارد باید جزئیات را ثبت کرد. برای این کار باید فعالیت‌ها را از منظر شخصی که برای اولین بار به انجام کار می‌پردازد، ثبت و ضبط کرد. بعد از آن یک راهنمای گام به گام از فعالیت مورد نظر آماده کرده و در آن از تصاویر یا ویدیوهای آموزشی استفاده کرد. در صورتی که زمان کافی برای این اقدامات وجود نداشته باشد میتوان از منابع موجود یا حتی الگوهای رایگان در اینترنت استفاده کرد. همچنین میتوان از کمک اشخاصی استفاده کرد که تجربه و مشارکت بالایی در انجام فعالیت‌های مذکور دارند.
-
اجرا کردن فعالیت‌های سیستم‌سازی شده
در این مرحله از سیستم‌سازی کسب‌وکار باید رویه‌های عملیاتی استانداردسازی شده را به طور آزمایشی اجرا کرد. در واقع باید فعالیت‌هایی که در مراحل قبل آماده شده‌اند را انجام داده تا مشخص شود که انجام آنها آسان است یا خیر. با این کار برخی از مواردی که به شفاف‌سازی بیشتری نیاز دارند، مشخص می‌شوند.
-
اصلاح و بهینه‌سازی فعالیت‌های استانداردسازی شده
در مرحله آخر باید به تغییرات در رویه‌های عملیاتی استانداردسازی برای بهبود فرآیندها و افزایش کارایی پرداخته شود. کارکنان را هم میتوان تشویق کرد تا در مورد چگونگی بهبود فرآیندها پیشنهاداتی را ارائه نمایند.
جمع بندی
سیستم‌سازی فرآیندی است که طی آن رویه‌های عملیاتی کسب‌وکار، استانداردسازی می‌شوند. هر چقدر فعالیت‌ها و امور مربوط به کسب‌وکار بیشتر سیستماتیک شوند، اجرای آنها با سرعت و سهولت بیشتری صورت گرفته و به بهبود عملکرد کارکنان، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در زمان و بهبود ارتباطات کمک میشود. برای سیستم‌سازی کسب‌وکار خود مراحل اشاره شده در متن را دنبال کنید و در صورت نیاز از افراد متخصص کمک بگیرید. کارشناسان مجموعه ایران بیزینس مستر آماده ارائه هرگونه خدمات در جهت رشد و توسعه کسب‌وکار به شما می‌باشند.
