یکی از چالش‌های مدیران منابع انسانی، استخدام نیروهای متبحر و کارآزموده است. استخدام بهترین نیروی انسانی فرایندی زمان‌بر و اغلب هزینه‌براست و در صورتی که به درستی انجام نشود، ضرر و زیان‌های زیادی را به همراه دارد. برای جلوگیری از این امر باید به چند نکته توجه کرده تا فرایند استخدام بهبود بخشیده شود. در این مطلب قصد داریم به نحوه بهبود فرایند استخدام در سازمان بپردازیم و با مزایای این کار آشنا شویم.
فرایند استخدام چیست؟
فرایند استخدام شامل چندین مرحله مختلف است که برای یافتن و جذب نیروی جدید صورت می‌گیرد. در صورتی که این فرایند به شکل صحیحی انجام شود، احتمال جذب نیروی متخصص بالا است. در غیر این صورت مشکلاتی در استخدام نیروی انسانی خواهیم داشت. استخدام افراد غیر متخصص قطعا به سود شرکت نبوده و با ضرر و زیان‌های زیادی همراه است. حتی ممکن است به اعتبار شرکت آسیب وارد شود. برای همین مدیران منابع انسانی باید با فرایند صحیح استخدام آشنایی داشته باشند و نکات مهم در این زمینه را به کار بگیرند.
اهمیت و مزایای بهبود فرایند استخدام
همانطور که متوجه شدیم جذب و استخدام نیروی انسانی امری پیچیده و زمان‌بر است. حال اگر با صرف زمان و هزینه زیادبه خاطر اشتباهات کارفرمایان فرد نا مناسبی استخدام شود، هزینه‌های بیشتری به سازمان تحمیل می‌شود و تمام وقت و انرژی از دست می‌رود. همچنین با استخدام فرد نامناسب ممکن است به اعتبار شرکت لطمه وارد شود. برای همین پیش از استخدام باید به نکاتی توجه کرده تا بتوان فرد مورد نظر را راحت‌تر و سریع‌تر استخدام کرد. به طور خلاصه بهبود فرایند استخدام شامل چند مزیت است:
- کاهش هزینه‌های مربوط به استخدام
- افزایش احتمال جذب نیروهای ماهر و متبحر
- سرعت دادن به روند استخدام و صرفه‌جویی در زمان
- کاهش نرخ خروج کارکنان و افزایش بهره‌وری نیروی کار
چند راهکار برای بهبود فرایند استخدام
فرایند استخدام موفق در سازمان‌ها با چند راهکار قابل انجام است. سازمان‌هایی که با استخدام موثر و موفق بهترین و متخصص‌ترین افراد را جذب می‌کنند، شانس موفقیت بیشتری نسبت به رقبای خود دارند. از مهمترین نکات و راهکارها برای بهبود فرایند استخدام میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
-
نوشتن شرح شغلی دقیق
نوشتن شرح شغلی دقیق و واضح در بهبود فرایند استخدام بسیار کمک‌کننده است. برای این کار باید آگهی استخدامی در سایت‌های کاریابی را به طور دقیق نوشته تا کارجو موقعیت شغلی را به خوبی درک کند و نسبت به توانمندی‌ها و مهارت‌های لازم برای سمت شغلی به خوبی آگاه شود. با نوشتن شرح شغلی دقیق و واضح تنها افرادی اقدام به ارسال رزومه می‌کنند که توانمندی‌هایشان با سمت شغلی متناسب است. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان هر دو طرف شده و تصمیم‌گیری را راحت‌تر میکند.
-
استفاده از روش‌های نوین برای استخدام
در حال حاضر روش‌های متعددی برای استخدام نیروی انسانی وجود دارد. برخی از این روش‌ها جدید و امروزی هستند و جایگزین بسیاری از روش‌های قدیمی شده‌اند. برای مثال در گذشته بیشتر شرکت‌ها اقدام به درج آگهی کار در روزنامه‌های کثیرالانتشار می‌کردند و یا به دوستان و آشنایان سفارش می‌کردند تا فرد مطمئن و مناسبی را برای کار پیشنهاد نمایند. با اینکه در برخی از کسب و کارها همچنان از این روش‌های قدیمی استفاده می‌شود، اما روش‌های جدید میتوانند سبب بهبود فرایند استخدام شوند. برای مثال درج آگهی کار در شبکه‌های اجتماعی و یا سایت‌های کاریابی معتبر و پر مخاطب که کاربران زیادی دارند، موجب تسریع در فرایند استخدام شده و شانس جذب نیروهای متخصص و کاربلد را افزایش می‌دهد.
-
استفاده از شبکه‌های اجتماعی
همانطور که اشاره کردیم استفاده از شبکه‌های اجتماعی میتواند به بهبود فرایند استخدام کمک کند. برای مثال لینکدین یک شبکه اجتماعی حرفه‌ای و پرمخاطب برای کاریابی است که برای استخدام نیروهای متخصص و شایسته میتوان از آن استفاده کرد. با فعالیت در شبکه‌های اجتماعی پرمخاطب میتوان به نیروهای انسانی جوان و با استعداد دسترسی پیدا کرده و شانس استخدام بهترین نیرو را بیشتر کرد.
-
پیچیده نکردن فرایند مصاحبه
پیش از مصاحبه و استخدام باید یک برنامه دقیق و استاندارد برای گزینش نیروی انسانی طراحی و اجرا کرد. برنامه طراحی شده نباید بیش از حد سخت و پیچیده باشد. چرا که موجب زمان‌برتر شدن این فرایند شده و شانس جذب نیروی مورد نظر را کاهش می‌دهد.
-
کمک گرفتن از کارمندان سازمان برای معرفی نیرو
یکی از اقداماتی که به تسریع در فرایند استخدام کمک زیادی میکند، کمک گرفتن از کارمندان سازمان برای معرفی نیروی جدید است. در واقع میتوان از کارمندان درخواست کرد که اگر نیروی مناسبی برای شغل مورد نظر می‌شناسند، به سازمان معرفی کنند و در قبال معرفی نیروی شایسته پاداش دریافت کنند.
-
ایجاد فرهنگ سازمانی قوی
فرهنگ سازمانی قوی برای هر کسب و کاری اهمیت دارد و ضروری است. با ایجاد یک فرهنگ سازمانی قوی میتوان تصویر خوبی از خود در ذهن‌ها ثبت کرده و به این شکل از رقبا متمایز گشت. البته بهتر است راجع به فرهنگ سازمان در وب سایت و شبکه‌های اجتماعی صحبت شود و ارزش‌ها به اشتراک گذاشته شوند. این کار باعث می‌شود تا سازمان به عنوان یک محل ایده‌آل برای کار در ذهن کارجویان ثبت شود و افراد بیشتری تمایل به کار در سازمان پیدا نمایند.
-
توجه به نظرات و پیشنهادات
به عنوان آخرین راهکاری که میتوانید برای بهبود فرایند استخدام در نظر بگیرید باید به توجه به نظرات و پیشنهادات ارائه شده برای سازمان اشاره کرد. مدیران باید همواره به این موضوع توجه کنند که کارکنان شرکت چه نظراتی در رابطه با محیط کار خود دارند و افراد خارج از سازمان چه فکری راجع به سازمان می‌کنند. نظرات کارکنان و همچنین افراد خارج از سازمان میتواند به شناسایی نقاط ضعف و بهبود آنها کمک کند. با بهبود نقاط ضعف و افزایش اعتبار از این طریق هم میتوان شانس استخدام نیروهای کاربلد و ماهر را بیشتر کرد.
جمع بندی
در این مطلب در رابطه با نحوه بهبود فرایند استخدام صحبت کردیم و با چند راهکار در این زمینه آشنا شدیم. برای بهبود فرایند استخدام حتما یک شرح شغلی مناسب و کامل آماده کنید و به سراغ روش‌های نوین برای استخدام نیروهای جدید بروید. از پیچیده کردن فرایند مصاحبه هم خودداری کرده و به فکر قوی‌تر کردن فرهنگ سازمانی خود باشید.
