یکی از سوالاتی که برای بسیاری از افراد مطرح است، تفاوت شرح شغل و شرح وظایف است. برای اینکه بتوان به این سوال پاسخ داده و به تفاوت شرح شغل و شرح وظایف پی برد، باید در ابتدا با تعریف و اهمیت هر یک از این موارد آشنا شد. به همین منظور ما قصد داریم در این مطلب به تعریف شرح شغل و شرح وظایف بپردازیم و با تفاوت آنها از دیدگاه‌های مختلف آشنا شویم.
شرح شغل چیست؟
شرح شغل یا در زبان انگلیسی Job Description، مسئولیت‌ها، فعالیت‌ها، مهارت‌ها و صلاحیت‌های لازم برای سمت شغلی را به طور خلاصه بیان میکند. به عبارتی شرح شغل نوع کاری که باید انجام شود و مهارت‌ها و ویژگی‌هایی که برای آن نیاز است را توصیف میکند. شرح شغل باید به صورت دقیق نوشته شود و مواردی نظیر سطح کاری، میزان حقوق، مقصد و هدف شغلی و غیره در آن درج شود. شرح شغل یک منبع مختصر و واضح برای شخصی است که به دنبال استخدام و پیدا کردن کار است. با این ابزار میتوان از تمام ویژگی‌ها و مهارت‌های لازم برای سمت شغلی مطلع شده و با اطمینان بیشتری رزومه را ارسال کرد.
اهمیت شرح شغلی
شرح شغل از چندین نظر حائز اهمیت است. با استفاده از این ابزار میتوان شایستگی و توانایی‌های لازم برای کار را بیان کرده و از این طریق یک نیروی مستعد و کاربلد را استخدام کرد. در واقع با شرح شغل مناسب میتوان تنها افرادی که با شرایط کار و استخدام همسو هستند را جذب کرده و از میان آنها بهترین نیروی کار را استخدام کرد. از دیگر دلایل اهمیت شرح شغل باید به موارد زیر اشاره کرد:
- ارائه توصیف روشن و واضح از نقش کارمند
- تشخیص انتظارات کارفرما از نیروی انسانی
- ارائه تفسیر منطقی و منصفانه از سیستم پرداخت
- ارائه مرجع برای حوزه‌های آموزشی
موارد حائز اهمیت در شرح شغل
شرح شغل شامل بخش‌ها و موارد متعددی است که برای تنظیم و تهیه آن باید این بخش‌ها در نظر گرفته شوند. مهمترین بخش‌ها و مواردی که در شرح شغل باید درج شوند عبارتند از:
- عنوان شغل
- ارائه خلاصه‌ای از شغل
- دانش و مهارت‌های لازم برای شغل
- وظایف و مسئولیت‌های مرتبط با شغل
- شرایط شغل و دستمزد
- ویژگی‌ها و مشخصات اصلی شغل
- ابزار و تجهیزات لازم برای شغل
شرح وظایف چیست؟
حال که با شرح شغلی آشنا شدیم، بهتر است به سراغ تعریف شرح وظایف برویم. شرح وظایف شامل مسئولیت‌ها و وظایفی است که نیروی کار در سازمان یا شرکت به انجام آنها می‌پردازد. در واقع در شرح وظایف به تمام اموری که نیروی مورد نظر باید به آنها مسلط باشد، اشاره می‌شود. هر چقدر این سند دقیق‌تر و منظم‌تر آماده شود، روند استخدام موفق‌تر و سریع‌تر طی می‌شود. با تنظیم و ارائه شرح وظایف میتوان با استعدادترین افراد را برای سازمان انتخاب کرده و از بروز خطا و اشتباه در استخدام جلوگیری کرد.
شرح وظایفی که به صورت دقیق و منظم نوشته می‌شود، به متقاضی استخدام کمک میکند تا تصویر واضحی نسبت به وظایف و حدود اختیارات خود به دست آورد. کارفرما هم میتواند از این طریق یک ارزیابی دقیق و صحیح از نیروی متقاضی به دست آورد و مناسب‌ترین فرد را استخدام نماید. بهترین شرح وظایف خلاءهای موجود در سازمان را شناسایی کرده و امکان برطرف کردن آنها را در کوتاهترین زمان میسر میکند.
اهمیت شرح وظایف و بخش‌های مهم آن
شرح وظایف همچون شرح شغل از اهمیت برخوردار است. اهمیت اصلی این سند به این خاطر است که با استفاده از آن میتوان مسئولیت‌ها و وظایف هر شخص را مشخص کرد. در واقع با آماده کردن شرح وظایف میتوان انتظاراتی که از نیروهای جذب است را برآورد کرده و در نهایت یک فرد لایق را استخدام کرد. شرح وظایف به افراد متقاضی استخدام کمک میکند تا نسبت به وظایف و مسئولیت‌های تعریف شده برای سمت شغلی آگاه شوند و در صورت داشتن صلاحیت به ارسال رزومه بپردازند. شرح وظایف شامل بخش‌های مختلفی است که مهمترین آنها شامل شرایط احراز، حدود اختیارات و وظایف و اهداف مورد انتظار است.
تفاوت شرح شغل و شرح وظایف از دیدگاه‌های مختلف
حال که با شرح شغل و شرح وظایف به طور مجزا آشنا شدیم، بهتر است به بررسی تفاوت‌های آنها از چند دیدگاه مختلف بپردازیم.
-
تفاوت از نظر منشاء
یکی از مهمترین تفاوت‌های شرح شغل و شرح وظایف در منشاء است. منشاء طرح شرح شغلی به تجزیه و تحلیل شغل و تعیین حدود الزامات شغلی مربوط است. اما منشاء شرح وظایف به تجزیه و تحلیل وظایف و اختیارات نیروی کار مربوط است. به عبارتی این دو اصطلاح گرچه شبیه هم هستند، اما به طور کلی با هم تفاوت دارند.
-
تفاوت از نظر بخش‌های تشکیل دهنده
همانطور که متوجه شدیم شرح شغل و شرح وظایف هر کدام دارای بخش‌های مختلفی هستند و از این نظر با هم تفاوت دارند. در شرح شغلی بیشتر به درج هدف شغل، ابزارها، تجهیزات و مسئولیت‌های کلی اشاره می‌شود. اما در شرح وظایف به حدود اختیارات، وظایف، شرایط کار و شرایط شخص مورد نظر از نظر مهارت، تحصیلات، سن، جنسیت و سوابق کاری اشاره می‌شود.
-
تفاوت از نظر کاربرد
شرح شغلی و شرح وظایف هر کدام دارای اهمیت و کاربرد خاصی هستند. با توجه به کاربردهای این دو سند میتوان گفت شرح شغلی یک خلاصه مفید و واضح از شغل و عناوین است که از طریق آن ارگان مربوطه منظم‌تر و دقیق‌تر سازماندهی می‌شود. اما شرح وظایف برای تعیین حدود اختیارات و مسئولیت‌ها کاربرد دارد.
-
تفاوت از نظر عملکرد
به عنوان آخرین تفاوت شرح شغل و شرح وظایف باید به تفاوت از نظر عملکرد اشاره کرد. شرح شغلی سبب ارتقای سازمان و ارگان مربوطه می‌شود و کنترل آن به صورت سازماندهی شده را فراهم میکند. اما شرح وظایف موجب می‌شود تا وظایف و اختیارات موجود در شرکت به طور عادلانه بین اشخاص تقسیم شود و یک سطح‌بندی مناسب میان افراد صورت بگیرد.
جمع بندی
در این مطلب در خصوص تفاوت شرح شغل و شرح وظایف صحبت کردیم و با اهمیت هر یک از آنها آشنا شدیم. همانطور که متوجه شدیم شرح شغل و شرح وظایف از چند دیدگاه با هم تفاوت دارند. با این حال برای سازماندهی بهتر سازمان و نیروهای آن به هر دو ابزار نیاز است.
