برای برگزاری جلسات مهم و سازمانی، به برنامه‌ریزی و ثبت گزارش نیاز است. برای مشخص کردن برنامه‌ها و اهداف جلسات میتوان از دو ابزار دستور جلسه و صورت جلسه استفاده کرد. دستور جلسه شامل لیستی از موضوعات یا فعالیت‌هایی است که قرار است در طول جلسه مورد پوشش قرار بگیرند. در ادامه مطلب با دستور جلسه بیشتر آشنا شده و به نحوه نوشتن آن اشاره خواهیم داشت.
آشنایی بیشتر با دستور جلسه
در تعریف دستور جلسه میتوانیم بگوییم دستور جلسه یک سند یا ابزار است که اهداف، کارها و موضوعات جلسه را مشخص میکند. دستور کارها باید پیش از جلسه تهیه شوند و تمام انتظارات و اهداف برگزاری جلسه را مشخص نمایند. با وجود دستور جلسه میتوان تمرکز خود در زمان برگزاری جلسه را افزایش داده و از هرگونه اتلاف وقت و حواس‌پرتی جلوگیری کرد. با تمام شدن جلسه هم میتوان از دستور جلسه جهت خلاصه کردن اتفاقات و تهیه صورت جلسه استفاده کرد.
دستور جلسه حداقل 24 ساعت قبل از برگزاری جلسه تهیه و تنظیم می‌شود و در اختیار افراد شرکت‌کننده قرار می‌گیرد. افراد با مشاهده دستور کار جلسه میتوانند از مفاد جلسه و اهداف برگزاری آن مطلع شوند و با آمادگی بیشتری در جلسه حضور پیدا نمایند. مسئولیت نوشتن دستور جلسه هم بر عهده سازمان‌دهنده و برگزارکننده جلسه است. با این حال اگر نیاز به اضافه کردن نکته یا مورد خاصی به دستور جلسه باشد، تمام افراد میتوانند در این امر شرکت نمایند. مشارکت اعضا در تهیه دستور جلسه سبب بهبود کیفیت جلسه و افزایش بهره‌وری جلسه می‌شود.
انواع دستور جلسه
دستور جلسه بسته به اهداف، زمان و فرمت جلسه شامل انواع مختلفی است که در این بخش به بررسی مهمترین آنها می‌پردازیم.
-
دستور جلسه رسمی
دستور جلسه رسمی معمولا برای جلسات طولانی یا پیچیده کاربرد دارد و شامل اهداف مهم و الزامات نشست می‌باشد. از این دستور جلسه برای جلساتی که در آنها تصمیمات و اقدام‌های اساسی صورت می‌گیرد، استفاده می‌شود.
-
دستور جلسه غیر رسمی
دستور جلسه غیر رسمی شامل سوالات و نکات کلیدی است که شرکت‌کنندگان در رابطه با آنها به بحث و گفتگو می‌نشینند. از این دستور جلسه بیشتر برای جلسات کوتاهی استفاده می‌شود که به مستندات یا آماده‌سازی خاصی نیاز ندارند.
-
دستور جلسه مبتنی بر بحث
این دستور جلسه نوعی سند مشارکتی و تعاملی است که به تبادل ایده‌ها و دیدگاه‌ها می‌پردازد. دستور جلسه مبتنی بر بحث بیشتر در نشست‌های آموزشی و انگیزشی کاربرد دارد. به عبارتی در نشست‌های تعاملی که در آن گفتگوی فعال و سازنده انجام می‌شود، از دستور جلسه مبتنی بر بحث استفاده می‌شود.
-
دستور جلسه اقدام‌گرا
دستور جلسه اقدام‌گرا نقش‌ها و نتایج یک نشست را تعیین میکند. این دستور جلسه برای نشست‌های سازنده که به نتایج دقیق و قابل دستیابی نیاز دارند مناسب است. دستور جلسه اقدام‌گرا شامل اهداف جلسه، دستورالعمل‌های کاری و فاکتورهای موفقیت و پیگیری است و برای جلسات عملیاتی، استراتژیک و یا تاکتیکی گزینه بسیار خوبی می‌باشد.
ویژگی‌های دستور جلسه موثر و کاربردی
• دستور جلسه خوب و کاربردی به جلسه یا نشست جهت می‌دهد. با این اسناد میتوان اهداف جلسه را به درستی تعیین کرده و به افزایش بهره‌وری جلسه کمک کرد.
• این دستور جلسات سبب مشارکت خوب تمام کارکنان می‌شوند. یک دستور جلسه خوب و موثر تضمین‌کننده این است که تمام اعضای تیم در بحث و گفتگو مشارکت می‌کنند. چرا که افراد شرکت‌کننده پیش از موعد برگزاری جلسه از اهداف نشست مطلع شده و با ایده‌ها و سوالات خود در جلسه حضور پیدا می‌کنند.
• دستور جلسه خوب و کاربردی از حواس‌پرتی اعضا و خارج شدن جلسه از مسیر اصلی جلوگیری میکند.
• با دستور جلسه موثر انتظارات و مسئولیت‌ها به خوبی مشخص می‌شود. با این ابزار میتوان انتظارات و مسئولیت‌ها را نه تنها قبل از شروع جلسه، بلکه حتی پس از اتمام آن نیز مشخص کرد.
نحوه نوشتن دستور جلسه
برای نوشتن دستور جلسه مراحل زیر را دنبال کنید:
– در ابتدا باید نوع جلسه مشخص شود. افراد حاضر در تیم یا سازمان باید بدانند که قرار است که در چه نوع جلسه‌ای شرکت کنند.
– پس از مشخص کردن نوع جلسه باید اهداف جلسه و انتظارات خود از برگزاری جلسه را مشخص کرد. اهداف تعیین شده به برنامه جلسه چارچوبی مشخص می‌دهند.
– در دستور جلسه باید سوالاتی لیست شود که قرار است به آنها پاسخ داده شود. با لیست کردن سوالات میتوان بهترین پاسخ را برای آنها در نظر گرفته و به هر چه بهتر برگزار شدن جلسه کمک کرد.
– میزان زمان صرف شده برای هر مبحث و موضوعی باید در دستور جلسه مشخص شود. با این کار از اتلاف وقت و هدر رفت زمان تا حد زیادی جلوگیری می‌شود.
پس از مشخص شدن اهداف کلی دستور جلسه باید در خصوص موارد دیگری هم تصمیم‌گیری شود. از جمله:
– تاریخ، ساعت و مکان برگزاری جلسه
– افرادی که قرار است در جلسه حضور پیدا کنند
– مواردی که قرار است در جلسه مورد بحث قرار بگیرد
– کارهایی که پیش از برگزاری جلسه باید انجام شوند
تفاوت بین دستور جلسه و صورت جلسه
با توضیحات اشاره شده در بخش‌های قبلی به این پی بردیم که دستور جلسه شامل فهرستی از اهداف و موضوعات مورد بحث در جلسات است. هدف از آماده کردن دستور جلسه، بهبود تصمیم‌گیری و پیشرفت در امور کاری، جلوگیری از اتلاف وقت و بهتر برگزار شدن جلسه است. اما صورت جلسه گزارش کتبی از جلسه برگزار شده است. صورت جلسه پس از برگزاری جلسه تنظیم و تدوین شده و صحبت‌های ردوبدل شده در جلسه، تصمیمات اتخاذ شده و غیره را به طور خلاصه بیان میکند. تمام افراد حاضر در جلسه هم در پایان نشست به تایید و امضای صورت جلسه می‌پردازند.
جمع بندی
در این مطلب در خصوص دستور جلسه صحبت کردیم و با انواع و نحوه نوشتن آن آشنا شدیم. استفاده از دستور جلسه کاربردی با مزایای زیادی همراه است که از مهمترین آنها باید به استفاده بهینه از زمان، برگزاری جلسه به صورت هدفمند، آماده‌سازی شرکت‌کنندگان پیش از برگزاری جلسه و سازماندهی بهتر جلسه اشاره کرد. برای نوشتن دستور جلسه حتما نوع جلسه، اهداف جلسه، موضوعات مهم جلسه و زمان لازم برای هر موضوع جلسه را مشخص کنید تا بتوانید جلسه را به بهترین شکل ممکن برگزار نمایید.
