ساختار منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و بزرگ، به نحوه تقسیم وظایف در سازمان اشاره دارد. ساختار منابع انسانی به منظور سازماندهی، هماهنگی و کنترل فعالیت‌ها برای دستیابی به اهداف شرکت استفاده می‌شود. این ساختار بسته به اندازه شرکت میتواند ساده و یا پیچیده باشد. در سازمان‌هایی که افراد مختلفی در بخش‌های متفاوت در حال فعالیت هستند، ساختار منابع انسانی پیچیده‌تر است. در ادامه مطلب با ساختار منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و بزرگ آشنا شده و به نحوه ایجاد آن اشاره خواهیم داشت.
ساختار منابع انسانی چیست؟
ساختار منابع انسانی (HR department structure) چارچوبی است که چگونگی سازماندهی و اجرای وظایف و مسئولیت‌های مختلف منابع انسانی در یک شرکت را مشخص میکند. بسته به اندازه شرکت این ساختار میتواند از یک راه‌اندازی ساده با یک نفر که تمام نقش‌های منابع انسانی را بر عهده دارد تا ساختارهای پیچیده متغیر باشد. در ساختارهای پیچیده اعضای متعددی بر روی عملکردهای تخصصی منابع انسانی تمرکز می‌کنند.
اهمیت ساختار منابع انسانی و دلایل مفید بودن آن
ساختار منابع انسانی میتواند مزایای تحول‌آفرینی را برای سازمان در پی داشته باشد. از مزایای اصلی ساختار منابع انسانی برای سازمان‌های کوچک و بزرگ میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- بهبود روحیه کارکنان و افزایش رضایت شغلی: بخش منابع انسانی با ساختار مناسب تضمین‌کننده این است که همه چیز از مدیریت حقوق و مزایا گرفته تا رسیدگی به شکایات کارکنان به درستی و طبق اصول انجام می‌شود. همین امر یک محیط حمایتی ایجاد میکند که در آن کارکنان حس ارزشمندی را درک می‌کنند.
- ساده شدن فرآیندهایی همچون استخدام و آموزش: زمانی که نقش‌های منابع انسانی به خوبی تعریف شود، فرآیندهایی همچون استخدام، آموزش و مدیریت ساده‌تر می‌شود. این موضوع نه تنها سبب صرفه‌جویی در زمان، بلکه باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌ها در طولانی مدت می‌شود.
- ارتقا شهرت و نام تجاری شرکت: سازمانی که از کارکنان خود مراقبت کرده و با جدیدترین فناوری‌های منابع انسانی به روز می‌شود، طبیعتا شهرت و محبوبیت بیشتری پیدا میکند. این میتواند یک مزیت بزرگ در استخدام نیروهای متبحر و معاملات تجاری پرسود باشد و سازمان را از سایر رقبا در صنعت خود متمایز نماید.
ارزیابی ساختار بخش منابع انسانی
ارزیابی ساختار منابع انسانی برای اطمینان از اینکه پاسخگو، کارآمد و در راستای اهداف سازمان باقی می‌ماند، ضروری است. ارزیابی منظم میتواند به شناسایی شکاف‌ها، چالش‌ها، ساده کردن عملیات و بهبود عملکرد کلی کمک کند. برای ارزیابی ساختار منابع انسانی میتوان چند اقدام را انجام داد:
-
تعیین اهداف روشن برای ارزیابی
ارزیابی ساختار منابع انسانی باید با درک اینکه چرا این کار انجام می‌شود، شروع گردد. اهداف روشن فرآیند ارزیابی را به درستی هدایت کرده و به تعیین عمق و تمرکز آن کمک میکند.
-
جمع‌آوری داده‌های مربوطه
اطلاعات مربوط به عملیات جاری بخش منابع انسانی باید جمع‌آوری شود. این ممکن است شامل تعداد کارکنان مدیریت شده توسط هر یک از اعضای تیم منابع انسانی، زمان صرف شده برای فرآیندهای کلیدی منابع انسانی مانند استخدام، بازخورد کارکنان در مورد خدمات منابع انسانی و هزینه‌های مرتبط با هر عملکرد HR باشد.
-
مقایسه ساختار HR با استانداردهای صنعت
ساختار منابع انسانی و معیارهای عملکرد باید با بهترین شیوه‌های صنعت مقایسه شوند. این کار برای این انجام می‌شود که مشخص شود بخش HR سازمان در مقایسه با سایرین در کجا قرار دارد و چه اقداماتی در جهت بهبود آن باید انجام گردد.
-
تجزیه و تحلیل نقش‌ها و مسئولیت‌های منابع انسانی
در این بخش باید بررسی شود که آیا نقش‌ها به وضوح تعریف شده‌اند و اینکه آیا توزیع متعادلی از مسئولیت‌ها وجود دارد یا خیر. در این زمان باید اطمینان شود که هیچ کارکرد حیاتی منابع انسانی نادیده گرفته نمی‌شود و هیچ مشکلی که منجر به ناکارآمدی شود وجود ندارد.
-
بررسی نرخ جابجایی و نگهداری کارکنان
جابجایی بالای کارکنان میتواند نشان‌دهنده مشکلاتی در ساختار منابع انسانی یا فرآیندهای آن باشد. در این شرایط باید برای شناسایی نقص‌های ساختاری، دلایل خروج را بررسی کرد. علاوه بر این باید مهارت و تخصص‌های تیم منابع انسانی برای رسیدگی به چالش‌های فعلی و آینده بررسی شود. در صورت وجود هرگونه شکاف باید به آموزش کارکنان موجود و یا استخدام نیروهای جدید کاربلد پرداخته شود.
به خاطر داشته باشید که ارزیابی سیستماتیک ساختار بخش منابع انسانی نه تنها به شناسایی کاستی‌های فعلی کمک میکند، بلکه به پیش‌بینی چالش‌های آینده نیز کمک میکند. با یک رویکرد صحیح و ارزیابی اصولی میتوان راه را برای یک تیم منابع انسانی چابک‌تر و کارآمدتر هموار کرد.
نحوه ایجاد ساختار منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و بزرگ
کارآمدترین راه برای سازماندهی تیم منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و بزرگ، ایجاد واحدهای مجزای اختصاص داده شده به یک عملکرد متفاوت است. برای ایجاد این ساختار باید چند عمل انجام شود:
- شناسایی وظایف منابع انسانی: از عملکردهای معمول منابع انسانی باید به استخدام، یادگیری و توسعه، مدیریت منابع انسانی، عملکرد ایمنی و بهداشت اشاره کرد.
- جمع‌آوری جزئیات کارکنان منابع انسانی: گام بعدی برای ایجاد ساختار منابع انسانی افزودن جزئیات کلیدی برای هر یک از اعضای تیم است که میتواند شامل نام، نقش، تصویر، آدرس ایمیل و غیره باشد.
- استفاده از ابزار مناسب برای ایجاد نمودار: ابزارهای مختلفی وجود دارد که از آنها میتوان برای ایجاد ساختار منابع انسانی سازمان خود استفاده کرد.
- در دسترس قرار دادن چارت: چارت طراحی شده باید در دسترس قرار گرفته و برای تمام کارکنان قابل مشاهده باشد. برای مثال میتوان آن را برای تمام کارکنان ایمیل کرد تا همه نسبت به آن مطلع شوند.
- بروز کردن ساختار منابع انسانی سازمان: ساختار HR باید به طور منظم بروز شود. زمانی که نقش کارکنان تغییر پیدا میکند و یا شخصی سازمان را ترک کرده و یا به آن اضافه می‌شود، این چارت باید به روز شود.
جمع بندی
ساختار منابع انسانی دقیق میتواند سنگ بنای موفقیت یک سازمان باشد و این اطمینان را به مدیران منابع انسانی دهد که سازمان برای رویارویی با چالش‌های آینده آماده است. با یک چارت منابع انسانی واضح و دقیق، فرصت‌های حیاتی برای رشد در ساختار فعلی منابع انسانی مشخص می‌شوند و کارکنان دید بهتری نسبت به وظایف و مسئولیت‌های خود پیدا می‌کنند. با ساختار منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و بزرگ میتوان از مزایای دیگری همچون ساده شدن فرآیندهایی نظیر استخدام و آموزش و ارتقای شهرت و نام تجاری شرکت بهره‌مند گشت.
