تفویض اختیار یکی از اصطلاحات رایج در حوزه مدیریت است. تفویض در لغت به معنای واگذاری است. از این رو زمانی که صحبت از تفویض اختیار در کسب و کار می‌شود، منظور این است که یک مدیر بخشی از اختیارات خود را به یک یا چند کارمند واگذار کرده است. مدیران با تجربه کارهای دارای اولویت و مهم را شخصا انجام داده و کارهای دارای اولویت کمتر را به کارکنان شایسته سازمان واگذار می‌کنند. حال بهتر است ببینیم تاثیر تفویض اختیار بر افزایش بهره‌وری به چه صورت است و چه تاثیراتی بر روی منابع انسانی دارد.
تفویض اختیار چیست؟
در تعریف تفویض اختیار (Delegation of Authority) میتوان گفت تفویض اختیار به معنای قدرت و اختیار دادن به دیگری جهت انجام کار است. برای مثال تفویض اختیار در کسب و کار به این معنا است که مدیر به یکی از زیردستان خود قدرت و اختیار انجام برخی از کارها را می‌دهد. برای همین تفویض اختیار یکی از ابزارهای مدیریتی محسوب شده و موجب افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان می‌شود. تفویض اختیار تضمین میکند که تمام وظایف به طور موثری انجام می‌شوند و از عقب افتادن کارها تا حد زیادی جلوگیری می‌گردد.
مزایای تفویض اختیار در سازمان
در خصوص مزایای تفویض اختیار میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- افزایش بهره‌وری و کارایی
- افزایش اعتماد به نفس کارکنان
- کاهش هزینه‌های سازمان
- کاهش خستگی و فرسودگی شغلی ناشی از کارهای زیاد
- افزایش زمان و تمرکز مدیران برای پرداختن به مسئولیت‌های مهم سازمان
- افزایش سرعت در تصمیم‌گیری و جلوگیری از اتلاف زمان
- توانمندسازی تیم و دستیابی به عملکرد بالاتر
عناصر اصلی تفویض اختیار
تفویض اختیار شامل سه عنصر اصلی است که عبارتند از:
-
اختیار (Authority)
اختیار حقی است که به واسطه آن مدیران رده بالا به افراد رده‌های پایین‌تر، دستور به انجام کار خاصی می‌دهند. البته فرد زیردست میتواند دستور و حکم صادر شده از سوی مافوق خود را قبول نکند. این مسئله تفاوت میان اختیار و قدرت را نشان می‌دهد. در مفهوم قدرت افراد زیردست ناگزیر به پذیرش دستورات مدیران و افراد رده بالا هستند. اما در اختیار اینطور نبوده و امکان عدم پذیرش دستورات مدیر وجود دارد.
-
مسئولیت‌پذیری (Responsibility)
هر گروهی باید مسئولیت کارهای خود را بپذیرد و نسبت به مسئولیت‌ها و دلایل نرسیدن به اهداف پاسخگو باشد. در صورتی که طی فرآیند مسئولیت دادن به کارکنان اختیارات کافی به آنها داده نشود، در انجام کارها با محدودیت مواجه می‌شوند و همین امر سبب ایجاد نارضایتی در آنها می‌گردد. با این حال افراد با انجام درست امور محول شده مستحق دریافت پاداش هستند و از این طریق رضایت آنها جلب می‌گردد.
-
پاسخگویی (Accountability)
پاسخگویی در تفویض اختیار به این معنا است که کارکنان نسبت به عدم انجام صحیح وظایف و امور محوله پاسخگو هستند. پاسخگویی با مسئولیت‌پذیری ارتباط مستقیم دارد و هر فرد نسبت به مسئولیت‌های خود در قبال مدیر یا بالادستی پاسخگو می‌باشد.
اهمیت تفویض اختیار در کسب و کار
با توجه به شواهد میتوان گفت تفویض اختیار کارایی افراد را بهبود بخشیده و منجر به سودرسانی به سازمان می‌شود. طبق یکی از مقالات موجود در هاروارد بیزینس ریویو، تفویض اختیار میتواند درآمد و کارایی کلی سازمان را افزایش دهد و به بهره‌وری بیشتر کمک کند. تفویض اختیار تیم یا اعضای سازمان را توانمند کرده و سبب افزایش انگیزه و اعتماد به نفس در آنها می‌شود. از سوی دیگر با تفویض اختیار حجم کارهای مدیران کاهش پیدا کرده و میتوانند با تمرکز و دقت بیشتری به انجام کارهای اصلی و مهم بپردازند.
یکی دیگر از دلایل اهمیت تفویض اختیار، شناسایی و برجسته‌سازی نقاط قوت و ضعف کارکنان است. با این کار میتوان نسبت به توانایی‌های هر یک از کارکنان اطلاع پیدا کرده و به آنها نقش‌ها و مسئولیت‌های مناسبی را اعطا کرد. با تفویض اختیار کارکنان بیشتر غرق کار می‌شوند و استعدادهای نهان خود را نیز آشکار می‌سازند.
روش‌های موثر برای تفویض اختیار
برای تفویض اختیار روش‌های مختلفی وجود دارد که بسته به نیاز کسب و کار میتوان از آنها استفاده کرد.
- نظارت بر بخش‌ها: در این روش میتوان نظارت یک بخش خاص از سازمان را به کارمند دیگری واگذار کرد. برای مثال مدیر عامل میتواند اختیارات بخش بازاریابی را به مدیر بازاریابی واگذار کند.
- نظارت بر پروژه‌ها: در هر سازمانی پروژه‌های متعددی اجرا می‌شود که برای تکمیل و نظارت بر آنها میتوان از یک یا چند کارمند استفاده کرد.
- قدرت تصمیم‌گیری: مدیران رده بالا میتوانند به یک یا چند کارمند خود قدرت تصمیم‌گیری دهند.
- تحلیل و بررسی: زمانی که برای حل یک چالش یا گذر از بحران نیاز به کسب اطلاعات بیشتری باشد، مدیر میتواند از کارمندان خود درخواست تحقیقات دقیق و تحلیل اطلاعات را داشته باشد.
- فرآیندهای اداری: برای تفویض اختیار میتوان به سراغ فرآیندهای اداری رفته و برخی از وظایف اداری نظیر ورود داده‌ها را به کارمند دیگر محول کرد.
5 گام برای تفویض اختیار موثر در مدیریت
-
برنامه‌ریزی و آماده‌سازی
پیش از شروع فرآیند تفویض اختیار باید زمانی را به فکر کردن، برنامه ریزی و آماده سازی در رابطه با کارها اختصاص داده و در رابطه با افراد زیردست و کسانی که قرار است به آنها وظیفه‌ای محول شود، به خوبی فکر کرد. همچنین باید اهدافی را برای عملکردهای تفویض شده مشخص کرد.
-
گفتگو با کارمند در رابطه با وظیفه تفویض شده
با کارمند یا کارمندان باید در رابطه با وظیفه‌ای که قرار است تفویض شود، بحث و گفتگو کرد. هر دو طرف یعنی مدیران رده بالا و کارکنان باید نسبت به وظیفه محوله توافق و رضایت داشته باشند. این مرحله برای تعیین انتظارات و بیان کیفیت کاری که باید تکمیل شود مفید است.
-
تعیین مهلت برای انجام وظیفه محوله
زمان در نظر گرفته شده برای انجام کار محوله باید کاملا واقع‌بینانه باشد. در زمان تعیین مهلت باید به تطابق وظیفه واگذار شده با مسئولیت‌های شغلی فرد نیز توجه شود.
-
مشخص کردن سطح اختیارات
در این مرحله سطح اقتدار و اختیار کارکنان رده پایین باید به وضوح مشخص شود. در صورتی که فرد از تجربه کافی برخوردار بوده و یا احتمال خطا در انجام کار محوله کم باشد، میتوان اختیار کامل را به شخص واگذار کرد.
-
بررسی نهایی
در نهایت باید در رابطه با نحوه چگونگی انجام وظیفه واگذار شده به گفتگو نشسته و نتیجه را بررسی کرد.
جمع بندی
در این مطلب در سایت ایران بیزینس مستر در رابطه با تاثیر تفویض اختیار بر افزایش بهره‌وری صحبت کردیم. همانطور که متوجه شدیم مزایا و تاثیرات تفویض اختیار بر روی کارکنان، مدیران و همچنین سازمان بسیار زیاد است و میتواند سبب افزایش بهره‌وری و پیشرفت، افزایش اعتماد به نفس کارکنان و کاهش هزینه‌های سازمان شود. در صورت نیاز به مشاوره کسب و کار با شماره های کارشناسان مجموعه تماس حاصل فرمایید.
