یکی از هزینه‌هایی که برخی مدیران منابع انسانی به آن بی‌توجه هستند، هزینه استخدام کارمند جدید است. برخلاف تصور بسیاری از افراد، جذب و استخدام نیروهای جدید شامل هزینه‌های متعددی می‌شود که عموما در محاسبات مالی به آنها توجهی نمی‌گردد. هزینه استخدام نیروی جدید با توجه به نوع موقعیت شغلی، محل کسب و کار، زمان فرآیند استخدام و عوامل دیگر مشخص می‌شود. در ادامه مطلب در این خصوص بیشتر صحبت کرده و با هزینه استخدام کارمند جدید بیشتر آشنا خواهیم شد.
هزینه استخدام چیست؟
هزینه استخدام نیروی جدید یا هزینه هر استخدام (Cost per Hire)، یکی از معیارهای منابع انسانی و KPIهای استخدام است. با درک هزینه استخدام میتوان تصمیمات استراتژیکی هنگام سرمایه‌گذاری بر فرآیند استخدام گرفت. به عبارتی این معیار به تصمیم‌گیری در رابطه با هزینه‌های مربوط به فرآیند استخدام کمک کرده و یک تخمین از هزینه نقش‌هایی که به سختی انجام می‌شوند ارائه می‌نماید. هزینه هر استخدام، شامل هزینه‌های مختلفی است که در این خصوص میتوان به هزینه منبع‌یابی و استخدام اشاره کرد.
اهمیت محاسبه هزینه استخدام نیرو جدید
با محاسبه هزینه استخدام کارمند جدید میتوان فرآیند استخدام را بهینه کرد. این کار برای مدیر و خود سازمان با مزایای زیادی همراه است. از جمله:
- تعیین بودجه استخدام و منابع انسانی: با اطلاع از هزینه‌های موثر در جذب نیروی جدید میتوان بودجه استخدام و منابع انسانی را به طور دقیق مشخص کرد. این کار به پیش‌بینی هزینه‌های سال کمک کرده و سهم استخدام در هزینه‌های کسب و کار را نشان می‌دهد. از سوی دیگر با کمک راهکارهایی میتوان هزینه استخدام را به طرز قابل توجهی کاهش داده و سبب تاثیرات مثبت بر روی بودجه منابع انسانی و استخدام در زمان بحران اقتصادی شد.
- مدیریت هزینه‌ها: اکثر شرکت‌ها به دنبال استخدام بهترین فرد برای موقعیت شغلی مورد نظر خود هستند. استخدام چنین افرادی میتواند سبب افزایش هزینه شود. با این حال با کمک روش‌های استراتژیک میتوان این هزینه‌ها را مدیریت کرده و آنها را به طور قابل توجهی کاهش داد.
- اطلاع از عملکرد استخدام‌کنندگان: با بررسی هزینه‌های استخدام میتوان به این پی برد که استخدام‌کنندگان چگونه منابع را مدیریت می‌کنند.
عوامل موثر بر هزینه استخدام کارمند جدید
محاسبه هزینه استخدام نیروی جدید، از سازمانی به سازمان دیگر و حتی از بخشی به بخش دیگر متفاوت است. با این حال یک فرمولی وجود دارد که از آن میتوان جهت محاسبه هزینه استخدام نیروی جدید استفاده کرد. این فرمول برابر است با مجموع هزینه‌های داخلی و خارجی استخدام، تقسیم بر تعداد کل استخدام‌شدگان سازمان. حال بهتر است ببینیم هزینه‌های داخلی و خارجی استخدام شامل چه مواردی می‌شوند.
هزینه‌های داخلی استخدام
- هزینه‌های اداری: هزینه‌های مرتبط با پشتیبانی از کارگزینی از جمله مواردی همچون تجهیزات اداری، تامین خوراک، اجاره محل، هزینه ماموریت و غیره.
- هزینه آموزش و توسعه: یکی از مهمترین عوامل موثر در هزینه استخدام کارمند جدید، هزینه‌های مربوط به آموزش و ارتقای مهارت کارمندان است. هزینه‌های مربوط به دوره‌های آموزشی حضوری و آنلاین در این دسته قرار می‌گیرد.
- هزینه‌های استخدام و تامین هزینه کارکنان: این هزینه‌ها شامل حقوق، پاداش و مزایای کاری می‌شود.
- هزینه‌های مدیر استخدام یا منابع انسانی: به طور معمول مدیر استخدام مسئول بخش‌های مرتبط با جذب نیروی انسانی است و انجام مصاحبه‌های استخدامی از طرف او برای شرکت هزینه‌بر است.
هزینه‌های خارجی استخدام
- بررسی پیشینه و سابقه نیرو: این هزینه‌ها جهت حصول اطمینان از مناسب بودن شخص مورد نظر برای کار در مجموعه است که شامل بررسی سابقه کیفری، تحصیلاتی و غیره می‌شود.
- هزینه‌های بازاریابی: هزینه‌های مرتبط با فعالیت‌های بازاریابی استخدام همچون فعالیت در شبکه‌های اجتماعی و انتشار آگهی استخدام در این دسته می‌گنجد.
- هزینه‌های مرتبط با فناوری: هزینه‌هایی همچون سیستم ردیابی متقاضی، نگهداری از سیستم‌ها و زیرساخت پردازش برنامه‌ها در این دسته قرار می‌گیرد.
به جز موارد اشاره شده، هزینه‌های دیگری هم باید در زمان استخدام فرد جدید در نظر گرفته شوند. در این خصوص میتوان به هزینه آزمایش اعتیاد و یا هزینه‌های مربوط به استخدام از دانشگاه‌ها اشاره کرد. جهت هزینه‌های داخلی و خارجی باید هر بخش از فرآیند استخدام را برای شرکت خود تجزیه و تحلیل کرده تا بتوان تمام هزینه‌ها را به طور دقیق شناسایی کرد. برخی هزینه‌ها ممکن است در لیست شما جایی نداشته باشند و یا حتی شامل هزینه‌هایی شوند که در برخی از سازمان‌ها وجود ندارند.
هزینه آموزش استخدام کارمند جدید
یکی از بخش‌های مهم هزینه استخدام، هزینه‌هایی است که بابت آموزش نیروی تازه کار و جدید پرداخت می‌شود. بسیاری از نیروهای جدید به آموزش نیاز دارند. حتی برخی از افراد متخصص که با حقوق بالا در شرکت مشغول به کار می‌شوند، نیاز به یک سری آموزش‌های اولیه دارند. حال هر چقدر شغل تخصصی‌تر باشد و با مسئولیت‌های بیشتری همراه باشد، زمان و هزینه بیشتری باید صرف هزینه آموزش نیروهای جدید شود. از سوی دیگر زمانی که یک موقعیت شغلی جدید در سازمان به وجود می‌آید، هزینه‌های آموزش نیز افزایش پیدا میکند. چرا که در این شرایط کارمندی در شرکت برای آموزش دستورالعمل‌ها و نحوه کار به کارمند جدید وجود ندارد و باید از دوره‌های آموزشی خارج از مجموعه استفاده کرد.
چگونه هزینه استخدام نیروی جدید را کاهش دهیم؟
مدیران منابع انسانی باید به هزینه استخدام نیروهای جدید توجه داشته باشند و تا حد امکان آن را کاهش دهند. برای این کار باید به تکنیک‌های استخدام نگاهی کرده و مطمئن شد که از کارآمدترین و مقرون به صرفه‌ترین روش‌ها برای این کار استفاده می‌شود. برای مثال ممکن است بتوان به سراغ شیوه استخدام ارجاعی رفت که در آن کارمندان جدید از میان گزینه‌های معرفی شده توسط همکاران فعلی شرکت و یا سایر افراد مرتبط با سازمان انتخاب می‌شوند. این تکنیک میتواند در برخی از هزینه‌ها صرفه‌جویی کرده و هزینه استخدام کارمندان جدید را تا حدودی کاهش دهد. توجه داشته باشید اگر هزینه استخدام زیادی را برای جذب نیروهای جدید صرف می‌کنید، حتما نیرویی را استخدام کنید که معیارهای مورد نظرتان را داشته باشد. استخدام نیروهای ضعیف یا اشتباه توسط کارفرما میتواند سبب هدر رفت منابع مالی سازمان شود.
جمع بندی
محاسبه هزینه استخدام یک کارمند جدید با مزایای زیادی همراه است و سبب بهینه شدن بودجه استخدام و فرآیند استخدام می‌شود. برای پی بردن به هزینه استخدام نیروی جدید باید هزینه‌های داخلی و خارجی را مشخص کرده و از این طریق یک نمای کلی و دقیق از هزینه‌های هر استخدام به دست آورد. در صورت نیاز به مشاوره کارآفرینی می توانید با شماره های درج شده در سایت ایران بیزینس مستر تماس حاصل نمایید.
