نوشتن شرح شغلی قانع کننده، یکی از ضروری‌ترین اقدامات جهت جذب نیروهای کاری شایسته است. نوشتن شرح شغلی خوب میتواند جایگاه شغلی مورد نظر را در میان هزاران موقعیت شغلی دیگر برجسته کره و سبب جذب شایسته‌ترین افراد شود. حال بهتر است ببینیم شرح شغلی چگونه نوشته می‌شود و چه مواردی در آن باید مورد توجه بیشتری قرار بگیرد.
شرح شغلی یا Job Description چیست؟
در تعریف شرح شغلی میتوانیم بگوییم Job Description یا شرح شغلی یک ابزاری است که با زبان ساده ماهیت، وظایف، مسئولیت‌ها و موقعیت شغل را شرح می‌دهد. در شرح شغلی جزئیات کار به خوبی بیان شده و نحوه انجام کار، اهداف و چشم اندازها مشخص می‌گردد. شرح شغلی تمام مسئولیت‌ها، مهارت‌ها، فعالیت‌ها و صلاحیت‌هایی که برای شغل مورد نظر الزامی است، به طور خلاصه بیان میکند.
کلید اصلی نوشتن شرح شغلی موثر این است که میان ارائه جزئیات کافی جهت درک درست جایگاه شغلی یا مختصر بودن شرح شغل تعادل خوبی برقرار شود. در شرح شغلی باید جزئیات مهمی همچون فرهنگ سازمان، رسالت سازمان و هرگونه مزایای ارائه شده به کارکنان از سوی سازمان ذکر شود. طبق یکی از نظرسنجی‌های موجود در سایت ایندید مشخص شده است که کیفیت شرح شغل بر روی تصمیم‌گیری 52 درصد کارجویان جهت ارسال درخواست شغل و رزومه تاثیر داشته است. برای همین باید به نحوه نوشتن آن توجه زیادی شود. برخی افراد برای این کار به دنبال نمونه شرح شغل می‌روند که انواع زیادی از آن در اینترنت در دسترس است. با این حال بهتر است هر سازمانی بر اساس اهداف و چشم‌اندازهای خود به نوشتن Job Description بپردازد.
جزئیات شرح شغلی استاندارد
با توضیحاتی که در بخش قبلی اشاره شد به این پی می‌بریم که شرح شغلی یا در اختصار JD، یکی از کارآمدترین ابزارهای مدیریتی در مدیریت منابع انسانی است و در جذب افراد شایسته نقش بسیار موثری دارد. البته در صورتی که شامل جزئیات و موارد مهم باشد. در خصوص جزئیات یک شرح شغل استاندارد میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- شرایط و موقعیت محیط کاری
- شناسه شغل همراه با جزئیات ضروری
- شرح مسئولیت‌ها، وظایف و اختیارات موقعیت شغلی
- میزان حقوق یا دستمزد و مزایای کاری
- معیارهای ارزیابی عملکرد کارمند
- مدیر بالادستی و سرپرست فرد یا تیم
اهمیت نوشتن شرح شغلی چیست؟
یکی از مهمترین دلایل نوشتن شرح شغل این است که متقاضیان استخدام و افراد کارجو میتوانند پیش از ارسال رزومه در رابطه با موقعیت شغلی اطلاعات کاملی به دست آورند. کارجویان از طریق شرح شغلی میتوانند به این پی ببرند که آیا برای فرصت شغلی مورد نظر مناسب هستند یا خیر. همین امر باعث می‌شود تا تنها افرادی که شایستگی لازم در خصوص موقعیت شغلی را در خود می‌بینند، اقدام به ارسال رزومه نمایند.
Job Description چگونه نوشته می‌شود؟
یک شرح شغلی مناسب از چند بخش تشکیل می‌شود. مدیر منابع انسانی موظف است پس از بررسی و تحلیل جایگاه‌های شغلی سازمان، برای نوشتن شرح شغلی اقدام نماید. برای این کار هم جایگاه شغلی معمولا از دو بعد زیر بررسی می‌شود:
-
شرح موقعیت شغلی
در جاب دیسکریپشن موارد زیادی باید لحاظ شوند. تخصص‌های مورد نیاز جهت انجام بهتر امور مورد نظر، وظایف و مسئولیت‌های موقعیت شغلی مدنظر، پست مورد نظر کارمند و مخاطبان او در سازمان، ساعات کاری، دورکاری یا حضوری بودن و مواردی از این دست باید در شرح شغلی نوشته شوند.
-
شرح توانمندی‌ها و ویژگی‌های فردی کارمند
هر موقعیت و فیلد کاری به فرد با شخصیت خاصی نیاز دارد. برای مثال بازاریابان تلفنی باید از مهارت گفتگو، متقاعدسازی و سایر مهارت‌های نرم برخوردار باشند تا در جایگاه شغلی خود به بهترین شکل ممکن عمل نمایند. حال در نحوه شرح توانمندی‌ها و ویژگی‌های افراد میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعیین سن مناسب جهت اشتغال در شغل مورد نظر
- تعیین جنسیت، وضعیت تاهل و وضعیت سلامت جسمانی و روانی
- تعیین ویژگی‌های شخصی مورد نظر مانند خلاق بودن، توانایی کار تیمی و غیره
- تعیین توانمندی‌ها و مهارت‌های کارمند اعم از مهارت‌های نرم و مهارت‌های سخت
چند نکته جهت نوشتن بهترین شرح شغلی
-
برای شغل عنوان اختصاصی انتخاب کنید
عناوین شغلی اختصاصی نسبت به عناوین کلی موثرتر هستند. برای همین بهتر است برای شغل مورد نظر از یک عنوان مشخص و خاص استفاده شود. عنوان شغلی باید کار مورد نظر را به خوبی توصیف کرده و از ایجاد ابهام در افراد جلوگیری نماید. از سوی دیگر بسیاری از کارجویان از طریق وارد کردن عنوان به جستجوی شغل مورد نظر خود می‌پردازند. با این کار کارجو شغل‌های مرتبط با عنوان وارد شده را سریع‌تر پیدا میکند.
-
از ادبیاتی که سبب ابهام و سردرگم شدن کارجو می‌شود، استفاده نکنید
برای نگارش Job Description باید از ادبیات رایج و ملموس استفاده شود. ادبیات شرح شغل باید تا حد امکان عمومی باشد و قابلیت درک توسط افراد مختلف را داشته باشد. برای همین بهتر است به سراغ نسخه نهایی شرح شغلی خود بروید و کلماتی که ممکن است برای گروه خاصی از مخاطبان مناسب نباشند را تغییر دهید.
-
با ذکر جزئیات و نقاط قوت شرکت، کارجو را مجذوب کنید
شرح شغلی اطلاعات زیادی از سازمان و برند را به افراد می‌دهد. برای همین بهتر است در شرح شغل به جزئیاتی درباره فرهنگ و رسالت سازمان اشاره شود. هر چقدر در ذکر جزئیات و بیان نقاط قوت شرکت بهتر عمل شود، افراد بیشتری مجذوب آن می‌گردند.
-
مسئولیت‌های اصلی جایگاه شغلی را برجسته کنید
لیست مسئولیت‌های جایگاه شغلی مورد نظر باید دارای جزئیات و در عین حال مختصر و مفید باشد. در زمان نوشتن شرح وظایف باید بر روی برخی موارد تاکید بیشتری گردد. برای مثال اگر سازمان به دنبال استخدام فردی برای جایگاه شغلی مدیریت رویداد است و تخصص در زمینه رسانه‌های اجتماعی جهت تبلیغ رویدادها ضروری می‌باشد، باید به این موضوع در شرح شغلی اشاره نماید.
جمع بندی
شرح شغلی یا Job Description یک ابزار بسیار موثر جهت تعریف شغل و جذب افراد شایسته است. شرح شغلی اطلاعات کاملی در رابطه با نوع کار، میزان درآمد، مسئولیت‌ها و وظایف و مهارت‌های مورد نیاز به افراد می‌دهد. با توجه به نکات اشاره شده در متن سایت ایران بیزینس مستر میتوان بهترین شرح شغلی را آماده کرده و افراد شایسته‌ای را جذب سازمان کرد.
