تفویض اختیار از مهارت‌های مهم مدیریتی است که هر مدیر باید در آن توانمند باشد. در این فرآیند، بخشی از مسئولیتها و اختیارات به یکی از اعضا یا چند نفر از تیم سپرده می‌شود. این اقدام باعث افزایش بازده، بهبود عملکرد و رشد مجموعه می‌شود و به مدیر ارشد فرصت می‌دهد تا تمرکز خود را بر اهداف کلان‌تر و تصمیم‌های راهبردی‌تر معطوف کند. بااین‌حال، بسیاری از مدیران هنگام واگذاری مسئولیت دچار تردید می‌شوند، زیرا معمولاً از کاهش کنترل خود نگران‌اند یا به توانایی‌های اعضای تیمشان اعتماد کامل ندارند.
تفویض اختیار چیست؟
تفویض یا سپردن اختیار فرآیندی است که طی آن مسئولیت انجام یک وظیفه به فرد دیگری انتقال می‌یابد. مدیر می‌تواند بخشی از مسئولیت‌های خود را به هر یک از کارکنان واگذار کرده و آن فرد نیز در صورت نیاز، برخی از این وظایف را به اعضای تیم خود منتقل کند.
به‌عبارتی، سپردن اختیار به معنای واگذاری بخشی از قدرت تصمیم‌گیری به زیردستان و ارزیابی عملکرد آن‌ها از طریق میزان پاسخگویی‌شان است. در هر سازمان، مدیر وظایف متعددی بر عهده دارد؛ بنابراین برای کاهش حجم مسئولیتها، بخشی از اختیارات به کارکنان رده‌های پایین‌تر منتقل می‌شود تا آن‌ها بتوانند وظایف مشخصی را از جانب مدیر انجام دهند.
انواع تفویض اختیار
سپردن اختیار می‌تواند در قالب‌های گوناگونی انجام گیرد و هر نوع آن نیازمند دقت و رویکرد مدیریتی ویژه‌ای است.
در تفویض کامل، تمامی اختیارات و مسئولیت‌های مربوط به یک وظیفه خاص به فرد دیگری سپرده می‌شود. در این حالت، فرد موردنظر به‌صورت مستقل عمل کرده و نیازی به نظارت مستقیم مدیر ندارد. این شیوه نشان‌دهنده اعتماد بالا و فراهم‌کردن آزادی عمل بیشتر برای کارکنان است.
در تفویض اختیار نسبی، تنها بخشی از اختیارات به فرد واگذار می‌شود و مدیر همچنان کنترل و نظارت کلی بر فرآیند را حفظ می‌کند. این روش معمولاً برای وظایف پیچیده یا پروژه‌هایی که نیازمند دقت و پیگیری مداوم هستند، کاربرد دارد.
در تفویض موقت، مسئولیت انجام یک کار برای مدت زمانی مشخص به شخص دیگری سپرده می‌شود. این نوع تفویض بیشتر در پروژه‌های خاص یا موقعیت‌هایی که به توجه و مهارت ویژه نیاز دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ویژگی‌های تفویض اختیار
سپردن اختیار به معنای واگذاری بخشی از اختیارات به زیردستان است تا بتوانند در چارچوب تعیین‌شده از سوی مدیر، به‌صورت مستقل عمل کنند. بااین‌حال، در انجام مسئولیت‌های محول‌شده، باید از سیاست‌ها، قوانین و مقررات سازمانی تبعیت شود. در فرآیند تفویض، مدیر تمامی اختیارات خود را واگذار نمی‌کند، بلکه فقط بخشی از مسئولیتها را به کارکنان می‌سپارد تا کارها با نظم بیشتری پیش برود.
سپردن اختیار به این معنا نیست که مدیر از قدرت تصمیم‌گیری خود صرف‌نظر خواهد کرد؛ او تنها به‌میزان لازم بخشی از قدرتش را برای انجام مؤثرتر امور منتقل می‌کند. میزان این اختیارات می‌تواند بنا بر شرایط افزایش یافته یا توسط مدیر بازپس گرفته شود. همچنین، مدیر نمی‌تواند اختیاراتی را که خود از آن برخوردار نیست تفویض کند و مجاز نیست تمامی اختیاراتش را به یک زیردست واگذار کند.
گام های اصلی در فرایند تفویض اختیار
در فرآیند سپردن اختیار، معمولاً سه مرحله‌ی اساسی وجود دارد. در گام نخست، لازم است به‌روشنی مشخص شود چه وظایفی بر عهده فرد گذاشته می‌شود و او دقیقاً باید چه اقداماتی انجام دهد. برای نمونه، اگر مدیر فروش از کارشناس خود بخواهد غرفه‌ای در نمایشگاه راه‌اندازی کند، باید به‌وضوح بگوید که تمام مراحل این کار، از برنامه‌ریزی تا اجرا، به او سپرده شده است.
در گام دوم تفویض اختیار، باید اختیارات کافی برای انجام مسئولیتها در اختیار فرد قرار گیرد تا بتواند بدون وابستگی مداوم به مدیر، تصمیم‌گیری کند. مثلاً همان کارشناس فروش باید اختیار طراحی غرفه، انتخاب تجهیزات، پرداخت هزینه‌ها و مدیریت نیروها را داشته باشد.
گام سوم، تعیین معیارهای ارزیابی و میزان پاسخ‌گویی است تا فرد بداند بر اساس چه شاخص‌هایی عملکردش سنجیده می‌شود و چه نتیجه‌ای از او انتظار می‌رود. بیشتر مشکلات تفویض زمانی رخ می‌دهد که یکی از این مراحل نادیده گرفته شود؛ مثلاً وظایف سپرده می‌شوند اما معیارهای ارزیابی مشخص نیست، یا مسئولیت داده می‌شود اما اختیار تصمیم‌گیری وجود ندارد. در چنین شرایطی، تفویض نه‌تنها مؤثر نخواهد بود بلکه باعث سردرگمی و افت بهرهوری نیز می‌شود.
اصول و مراحل تفویض اختیار
در نخستین مرحله، مدیر باید مشخص کند که چه وظایفی قرار است به کدام کارکنان سپرده شود. پیش از واگذاری، لازم است فهرستی از فعالیت‌ها تهیه شده و شرح دقیق هرکدام بر اساس نقش شغلی افراد تعیین شده تا وظایف به‌درستی بین اعضا تقسیم شود. پس از آن و در مرحله‌ی دوم، میزان اختیارات لازم برای انجام وظایف به زیردستان منتقل می‌شود.
این اختیارات باید به اندازه‌ای باشند که فرد بتواند وظیفه‌ی خود را به‌درستی انجام دهد. همچنین مدیر باید انتظارات خود را به‌روشنی بیان کرده و زمان مشخصی برای انجام کار تعیین کند. در گام سوم، کارمند وظایف محول‌شده را بررسی کرده و در مورد پذیرش یا رد آن تصمیم می‌گیرد. چنانچه از انجام آن سر باز زند، مدیر وظیفه را به فرد دیگری واگذار می‌کند. در مرحله‌ی چهارم، کارمند پس از پذیرش مسئولیت، موظف است کار را طبق دستور انجام دهد و در پایان، نسبت به عملکرد خود در برابر مدیر پاسخ‌گو باشد.
در گام پنجم تفویض اختیار، عملکرد کارمندان به‌صورت دوره‌ای ارزیابی می‌شود تا میزان پیشرفت در انجام وظایف مشخص گردد. در این مرحله، مدیر روند انجام کار را بررسی کرده و در صورت نیاز، اصلاحات لازم را در روش اجرا اعمال می‌کند.
مزایای تفویض اختیار
در نگاه نخست، اصلی‌ترین مزیت سپردن اختیار، افزایش بهرهوری و بهبود مدیریت زمان است. زمانی‌که مدیری فرصت انجام کاری را ندارد، با واگذاری آن به فردی دیگر که زمان بیشتری دارد، موجب تسریع در انجام امور و در نتیجه افزایش بازدهی مجموعه می‌شود. بااین‌حال، مزایای سپردن اختیار به همین مورد محدود نمی‌شود.
یکی از نتایج ارزشمند این فرآیند، بالا رفتن انگیزه در میان کارکنان به شمار می‌رود. هنگامی که وظیفه‌ای به فردی سپرده می‌شود، او احساس می‌کند توانایی‌ها و شایستگی‌هایش مورد توجه قرار گرفته است. کاری که شاید مدیر با بی‌میلی انجام دهد، ممکن است توسط کارمند با اشتیاق و انرژی بالا پیش برود و همین عامل، کیفیت عملکرد را به شکل محسوسی افزایش دهد.
مزیت مهم دیگر سپردن اختیار، رشد و پرورش توانمندی‌های نیروی انسانی است. با واگذاری مسئولیتها، مهارت‌های کارکنان تقویت شده و آمادگی لازم برای پذیرش نقش‌های مدیریتی آینده در آن‌ها شکل می‌گیرد. در سازمانی که پس از خروج مدیر، هیچ فردی برای جایگزینی او آماده نباشد، می‌توان نتیجه گرفت که سپردن اختیار در آن مجموعه به‌درستی اجرا نشده است.
چالش‌های احتمالی در تفویض اختیار
یکی از چالش‌های متداول در میان مدیران، ترس از دست دادن کنترل بر امور است. بسیاری از مدیران به دلیل حس مسئولیت‌پذیری بالا و تمایل به نظارت کامل، ترجیح می‌دهند تمامی کارها را شخصاً انجام دهند. سپردن اختیار به معنای واگذاری بی‌قید و شرط کنترل نیست، بلکه گامی برای تقویت توان تیم و گسترش دامنه‌ی تأثیر مدیر محسوب می‌شود.
یکی دیگر از مواردی که باید در رابطه با چالش‌های تفویض اختیار به آن اشاره کنیم، ناتوانی در تشخیص درست وظایفی است که باید واگذار شوند. برخی از مدیران یا تمام مسئولیتها را برای خود نگه می‌دارند و یا برعکس، تصمیم‌های کلیدی را به دیگران می‌سپارند. برای جلوگیری از این خطا، مدیر باید وظایف را بر اساس اهمیت، سطح تصمیم‌گیری و نیاز به تخصص دسته‌بندی کند. وظایف استراتژیک و تصمیم‌ساز باید در حیطه مدیر باقی بمانند، در حالی‌که کارهای اجرایی و روزمره قابل واگذاری هستند.
همچنین انتخاب فرد نامناسب برای انجام کار یکی از اشتباهات رایج در فرآیند سپردن اختیار است. واگذاری وظیفه به شخصی که تجربه یا مهارت کافی ندارد، می‌تواند کیفیت کار را کاهش دهد و ریسک خطا را افزایش دهد.
راهکارهای رفع چالش‌های تفویض اختیار
مدیران باید پیش از واگذاری هر مسئولیت، مهارت‌ها، تجربه‌ها و توانمندی‌های کارکنان را به‌دقت ارزیابی کرده و از تناسب وظیفه با توان فرد اطمینان حاصل کنند. در مواردی که کارکنان تجربه‌ی کافی در انجام یک وظیفه ندارند، ضروری است که آموزش‌های لازم در اختیار آن‌ها قرار گیرد و در طول انجام کار نیز از پشتیبانی و راهنمایی مستمر مدیر برخوردار باشند.
همچنین مدیران باید انتظارات خود را به‌صورت شفاف بیان کرده و اهداف، نتایج مورد انتظار و معیارهای موفقیت را به روشنی مشخص کنند. برگزاری جلسات منظم و استفاده از مستندات و یادداشت‌های کتبی برای تأکید بر این اهداف، می‌تواند از بروز برداشت‌های نادرست و سوءتفاهم در فرآیند انجام کار جلوگیری کند.
اشتباهات رایج در تفویض اختیار
اگر هنگام سپردن اختیار، انتظارات به‌صورت دقیق و شفاف بیان نشوند، ممکن است فردی که مسئولیت را بر عهده گرفته است نتواند نتیجه‌ای مطابق انتظار مدیر ارائه دهد. از سوی دیگر، برخی از کارکنان برای سازگاری با وظایف جدید و پذیرش مسئولیتها به زمان بیشتری نیاز دارند.
همچنین در صورتی که شخص منتخب برای تفویض اختیار، مهارت یا تجربه کافی نداشته باشد، احتمال ناکامی در اجرای مطلوب وظایف بالا می‌رود و دستیابی به اهداف سازمانی با مشکل روبه‌رو خواهد شد.
سخن پایانی
سپردن اختیار مؤثر از مهارت‌های کلیدی رهبران کارآمد به‌شمار می‌آید؛ زیرا با کاهش فشار کاری، به آن‌ها امکان می‌دهد تا تمرکز خود را بر موضوعات اساسی و تصمیم‌های راهبردی معطوف کنند. زمانی‌که مسئولیتها به اعضای تیم واگذار می‌شود، زمینه برای بروز خلاقیت و افزایش بهرهوری فراهم می‌گردد و کارکنان احساس تعلق و مشارکت بیشتری نسبت به سازمان پیدا میکنند. کارشناسان سایت بیزنس مستری قادر هستند به پرسش‌های شما در این رابطه پاسخ دهند.
سوالات متداول
بالاتر بردن میزان بهرهوری و همچنین بهبود روحیه تیمی.
سپردن اختیار باید نتیجهگرا باشد تا موفق محسوب شود.
باید مسئولیتها را به افرادی بسپارید که در زمینه مدنظر شما دارای تخصص کافی هستند.
