در زمان‌های پرتنش، مدیران می‌توانند با برداشتن گام‌هایی به زیردستان خود کمک کنند. با این کار، آنها احساس قدرت بیشتری خواهند داشت. حتی اگر کنترل آنها محدود باشد. در ادامه مقاله با چگونه شرایط عدم قطعیت بالا از تیم خود حمایت کنید بیشتر آشنا خواهید شد.
درشرایط عدم قطعیت بالا، از تیم خود حمایت کنید
لیز فاسلین
اخیراً یکی از مدیران به من گفت: «تیم من واقعاً مضطرب به نظر می رسد. ما به تازگی یک سازماندهی مجدد را پشت سر گذاشتیم و نگرانی‌های زیادی دربارۀ آینده وجود دارد. می‌خواهم به نوعی به همه اطمینان بدهم که همه چیز تحت کنترل است اما واقعاً نمی‌دانم تا شش ماه دیگر چه اتفاقاتی قرار است بیفتد. چه کاری از دستم ساخته است؟»
شما تنها کسی نیستید که اخیراً در موقعیت مشابهی قرار گرفته است. تقریباً همۀ رهبران گروهی که در سال گذشته با آنها ملاقات کردم، کم و بیش همین سؤال را از من پرسیده‌اند. در یک پژوهش جدید، 89٪ از رهبران منابع انسانی اعلام کردند که تیم آنها دربارۀ امنیت شغلی، تغییرات رهبری، یا سازماندهی مجدد نگرانی‌هایی را ابراز می‌کنند.
در شرایط عدم قطعیت حاد، هدف یک مدیر باید ایجاد ثبات در محل کار باشد نه اینکه کار را به منبع جدیدی برای استرس تبدیل کند. مولی سندز، سرپرست تیم Atlassian’s Team Anywhere می‌گوید: «یک مدیر تاثیرگذار به شدت به افراد تیمش اهمیت می‌دهد. تحقیقات نشان می‌دهد آنچه مدیران تیم‌های با عملکرد مطلوب را از سایر مدیران متمایز میکند این است که آنها همواره تلاش می‌کنند زیردستان‌شان احساس باارزش بودن و آسایش داشته باشند.»
اما در شرایطی که بسیاری از تصمیم‌گیری‌های بزرگ – و اوضاع کلان اقتصادی – از کنترل شما خارج است چگونه می‌توانید به گروه خود اطمینان خاطر بدهید؟ ظاهرا غیرممکن به نظر می‌رسد، اما اینطور نیست. مدیران، به جای دادن وعده‌هایی که قادر نیستند آنها را محقق کنند می‌توانند با هفت روش زیر در زمان‌های پرتنش از تیم خود حمایت کنند.
به هر یک از کارمندان کمک کنید تا در مسیر رسیدن به شغل رویایی خود کار کند
شما همیشه نمی‌توانید ارتقای شغلی (یا متأسفانه حتی ثبات شغلی) را برای کسی تضمین کنید، اما می‌توانید متعهد شوید که انواع فرصت‌های ارزشمند یادگیری را پیش روی کارکنان خود قرار دهید؛ فرصت‌هایی که فارغ از اینکه چه چیز در آینده پیش خواهد آمد در مسیر شغلی به آنها کمک کند.
برای اینکه بفهمید چه تجربیات یا پروژه‌هایی اعضای تیم شما را هیجان‌زده میکند از آنها بخواهید که یک آگهی شغلی را برای کاری که در سه تا پنج سال دیگر از داشتن آن لذت می‌برند به شما نشان دهند. مسئولیت‌های فهرست‌شده را با هم مرور کنید و هر کدام را که فکر می‌کنند در آن فاقد مهارت یا تجربه کافی هستند، مشخص کنید. سپس متعهد شوید که با ارائه وظایف یا پروژه‌هایی به رشد آنها در این زمینه‌ها کمک کنید.
همچنین بهتر است گفت و گوهای شغلی را به یک عادت تبدیل کنید. هر شش هفته با هر یک از زیردستان خود جلسه‌ای 30 دقیقه‌ای ترتیب دهید و از آنها سوالاتی بپرسید از قبیل:
- از چه نوع پروژه‌ها یا وظایف بیشتر لذت می‌برید؟
- چه بخش‌هایی از مسئولیت‌های فعلی برایتان انرژی بخش است؟
- آیا احساس می‌کنید در نقش خود در حال یادگیری و رشد هستید؟
- آیا مهارت‌هایی وجود دارد که به دنبال تقویت و رشد آنها در آینده باشید؟
به خاطر داشته باشید که حتما، بر اساس این مکالمات، فرصت‌هایی مناسب به آنها پیشنهاد دهید، یا اگر نیست برایشان ایجاد کنید.
یک ماموریت میان مدت برای تیم خود طراحی کنید
وقتی با عدم قطعیت یا تغییر مکرر اولویت‌ها مواجه می‌شویم، اغلب احساس می‌کنیم که گیر افتاده‌ایم یا علی رغم همه تلاش‌هایمان چیز زیادی برای نشان دادن نداریم. این احساس درماندگی می‌تواند منجر به بی علاقگی و بی‌تفاوتی شود. در واقع پژوهش تیم من در شرکت Humu در ماه فوریه دربارۀ تأثیر عدم قطعیت مداوم نشان داد که تقریباً 40 درصد از کارمندان احساس جاه‌طلبی کمتری نسبت به یک سال قبل خود داشتند.
برای انرژی دهی مجدد به اعضای تیم، آنها را گرد هم بیاورید تا یک هدف سه ماهۀ مشترک را تعریف و برای رسیدن به آن تلاش کنند. این بازۀ سه ماهه یک احساس ثبات به افراد هدیه می‌دهد. به علاوه این بازه به اندازۀ کافی کوتاه هست که حتی اگر اوضاع در اطراف شما تغییر کند، احتمالاً مجبور نخواهید شد که مأموریت خود را تغییر دهید. به عنوان مثال، یک تیم بازاریابی ممکن است بخواهد ترافیک وب سایتش را ظرف مدت سه ماه تا 25 درصد افزایش دهد، یا آزمایش‌هایی را دربارۀ نحوه اشتراک‌گذاری سریعتر اطلاعات و افزایش سرعت تصمیم‌گیری انجام دهد. همانطور که جِیمی وولف و هایدی روزنفلدر، بنیانگذاران Creativity Partners توصیه می‌کنند، «برای افزایش همکاری در بین اعضای تیم سعی کنید سوالاتی از این دست بپرسید: “چه منابع جدید سود می‌تواند جایگزین منابع رو به کاهش باشد؟” یا “چگونه مانع انفرادی عمل کردن و عدم همکاری بین اعضای تیم خود شویم؟»
به تیم خود کمک کنید تا در عرض دو هفته به پیروزی برسد
می‌توان به سرعت حس پیشرفت را در اعضای تیم تقویت کرد. کافیست آنها را بر چیزهایی که قادر به کنترل آن هستند متمرکز کنید. به هر یک وظیفه‌ای محول کنید که بتواند ظرف یک یا دو هفته آن را به سرانجام برساند. ابتدا ماموریت میان‌مدت یا اهداف بلندمدت خود را به نقاط عطف کوچک تقسیم کنید، آنها را پیگیری کنید و پس از دستیابی به هریک جشن بگیرید.
سارا، یک مدیر مهندسی، اخیراً برنامۀ بلندپروازانه‌اش را برای عرضۀ یک محصول جدید اینگونه پیاده‌سازی کرد: ابتدا آن را به مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و بهروزرسانیها تقسیم و سپس برای هر یک از زیردستان خود وظیفه‌ای را از لیست معین کرد. او همچنین در پایان هر هفته یک جلسۀ ۱۵ دقیقه‌ای برای تیمش ترتیب می‌داد که در آن برای دستاوردهایشان جشن می‌گرفتند و پیشرفت جمعی گروه را به سمت اهداف مشترک خود پیگیری می‌کردند.
هر زمان که فرصتی یافتید شفافسازی کنید
در شرایط پرتنش، گفتگوهای دقیق و رفع ابهام برای جلب اعتماد کارکنان و کاهش اضطراب آنها حیاتی است. هنگامی که خبر جدیدی برای اشتراک‌گذاری دارید، به چگونگی و چرایی اتخاذ تصمیم جدید خوب بیاندیشید و درباره نگرانی‌ها یا سؤالاتی که ممکن است پیش بیاید فکر کنید. از قبل برنامه‌ریزی کنید که چگونه به هر یک اشاره خواهید کرد. اگر مطمئن نیستید که چه بگویید، نظر سایر رهبران و منابع انسانی را جویا شوید. هنگامی که تصمیم را با اعضای تیم خود به اشتراک می‌گذارید، آنها را تشویق کنید تا سوالاتی روشنگرانه بپرسند و به رفع ابهام کمک کنند.
اگرچه مهم است که مدیران با زبان احساسات خود صحبت کنند – با این حال باید از پردازش احساسی اخبار در مقابل تیم خود اجتناب کنند. سندز می‌گوید: «باید بگویید “من از نتایج این سه ماه ناراضی هستم”، نه اینکه بگویید “من بسیار از نتایج ناراضی هستم. می‌ترسم که همه ما شغل خود را از دست بدهیم. نمی‌دانم چه کار کنم.” شفافیت به معنای این نیست که شما همۀ احساستان یا هر چیزی را که دربارۀ آن نگران هستید بر سر زبان بیاورید.»
همچنین می‌توانید با تیم خود دربارۀ تصمیم جدیدی که مشخصا بر آنها تأثیر گذاشته است (مانند نقشۀ راه یک محصول جدید یا تغییر در سیاست‌های هزینه) گفتگو و شفافسازی کنید. در جلسات انفرادی بعدی، سوالات زیر را بپرسید:
- چگونه و چه زمانی از این تصمیم مطلع شدید؟
- آیا چیزی برایتان مبهم است؟
- دفعه بعد که خواستم تغییری را با تیم در میان بگذارم چگونه می‌توانم متفاوت‌تر از قبل عمل کنم؟
این مکالمات می‌تواند به شما در بهبود شفافیت کمک کند – و به کارمندان این اطمینان را بدهد که شما تمام تلاش خود را می‌کنید تا آنها را به روز نگه دارید.
زمانی که نمی توانید شفافیت ایجاد کنید، حداقل زمینه را فراهم کنید
معمولا مدیران تا زمان اطلاع رسانی دربارۀ یک تصمیم جدی ساکت می‌مانند. با این حال فقدان ارتباط هنوز هم نوعی ارتباط است – و معمولاً باعث بی‌اعتمادی و نشر شایعات می‌شود.
برای جلوگیری از سوء تفاهم، توضیح دهید که چرا نمی‌توانید جزئیات بیشتری ارائه دهید. به کارمندان، زمانی را که فکر می‌کنید اطلاعات بیشتری کسب خواهید کرد اعلام کنید. به عنوان مثال، می‌توانید بگویید: «دقیقا نشنیده‌ام که چه تغییراتی در برنامه‌های جذب مشتری ایجاد خواهد شد. امیدوارم ظرف یک هفته یا بیشتر، اطلاعاتی برای به اشتراک گذاشتن با شما داشته باشم. با این حال تلاش کردم تا جایی که ممکن است دربارۀ وضعیت کنونی‌مان شفافسازی کنم.»
تیم خود را تشویق کنید که از مزایا بهره‌مند شوند
مطالعات نشان می‌دهد که تقریبا 80 درصد کارکنان در مورد مزایایی که شرکت‌شان فراهم میکند سردرگم و کم‌اطلاع هستند. وقتی بودجه کاهش می‌یابد، طراحی و تامین منابع مالی برای حمایت از تیم به یک چالش اساسی تبدیل می‌شود. ممکن است تعجب کنید که آگاه کردن کارکنان از مزایایی که در حال حاضر برایشان موجود است چقدر در ایجاد دلگرمی و انرژی مثبت در تیم موثر است. به عنوان مثال، اگرچه کارفرمای سابق من به زنانی که در دورۀ زایمان بودند یک ماه کار پاره وقت پیشنهاد می‌داد، بسیاری از مادران باردار از این سیاست بی‌اطلاع بودند. پس از اینکه سندز، که در آن زمان یک رهبر محصولات در Humu بود، در یک کانال شرکت در پیامرسان Slack از این مزیت خبر داد، چندین زن (از جمله من) از آن استفاده کردند و قدردان این سیاست شدند.
دفترچه راهنمای شرکت را مرور کنید یا برای اطلاع‌رسانی یک جلسۀ کوتاه با منابع انسانی ترتیب دهید. در جلسۀ پیش رو، مزایایی را که سازمان ارائه می‌دهد به اختصار مرور کنید و اعضای تیم خود را تشویق کنید تا به طور کامل از این مزایا بهره ببرند. شاید بهتر باشد به طور خاص، مزایای مرتبط با سلامت روان، سیاست‌های مربوط به تعطیلات یا برنامه‌های کاری منعطف را برجسته‌تر کنید. می‌توانید اینگونه شروع کنید: «می‌دانم که همۀ ما دوران پراسترسی را می‌گذرانیم و عدم قطعیت زیاد است. اما می‌خواهم به تعدادی از برنامه‌ها و مزایایی که شرکت ارائه می‌دهد اشاره کنم تا شاید به شما کمک کند احساس بهتری داشته باشید.»
توانایی نه گفتن را در تیم خود تقویت کنید
با اقدام در جهت مدیریت زمان، از سلامت روان تیم خود مراقبت کنید. انتظارات واضح و معقولی از تیم خود داشته باشید و زمانی که زیردستان‌تان تقاضاهای غیر فوری را رد می‌کنند، از آنها حمایت کنید.
همچنین می‌توانید به دنبال راه‌هایی برای هر چه بهتر درک کردن وظایف محول شده به آنها باشید – و هدفتان ایجاد فضایی دوستانه باشد. به عنوان مثال وقتی مطلع شدم که تیمم در بخش فروش، زیر فشار تقاضاها قرار دارد فرم کوچکی طراحی کردم. از زیردستانم خواستم که آنها را به متقاضیان بدهند و از آنها بخواهند که ابتدا آن فرم را پر کنند. این اقدام سه کارکرد داشت:
- به من این امکان را داد که بهتر کار تیمم را بفهمم.
- توانستم به زیردستانم کمک کنم تا کارها را اولویت‌بندی کنند یا در صورت لزوم نه بگویند.
- تعداد تقاضاها را کاهش داد، زیرا تعداد کمی از مردم فرم را پر کردند.
پیشتر در سایت ایران بیزنس مستر دانستید که عدم قطعیت باعث ایجاد اضطراب می‌شود. اگرچه مدیران نمی‌توانند در یک چشم به هم زدن و به طرزی جادویی همه چیز را سر جای خود قرار دهند، می‌توانند با انجام اقداماتی به تیم خود کمک کنند تا احساس قدرت، حمایت و توانایی بیشتری برای موفقیت داشته باشد. ارائه فرصت‌های رشد محسوس به اعضای تیم و کمک به آنها برای دستیابی به پیروزی‌های فوری، می‌تواند حس کنترل و انگیزه را به آنها بازگرداند. ایجاد شفافیت در مورد تغییرات و بهروزرسانیها – یا توضیح اینکه چرا هنوز تصمیمی اعلام نشده است – می‌تواند اعتماد کارکنان را بازگرداند. کمک به آنها برای سرمایه‌گذاری در رفاه و ایجاد فضای سالم کاری می‌تواند تحمل شرایط سخت محل کار را آسان‌تر کند.
منبع : MIT
