مدیریت تغییر سازمانی به معنای هدایت و کنترل تغییرات سازمان به سمت حصول نتایج است. برای این کار هم نیاز به اقدامات و استفاده از استراتژی‌های موثر است. در این مطلب به بررسی 7 گام برای مدیریت تغییر سازمانی پرداخته و با این فرایند بیشتر آشنا خواهیم شد.
مهارت‌های مورد نیاز مدیر برای ایجاد تغییر در سازمان
مدیر برای اداره تغییرات در سازمان، باید از چند مهارت برخوردار باشد. از جمله:
- مهارت‌های تحلیلی: سازمان‌هایی که خواهان تغییر هستند، باید مهارت‌های تحلیلی را در خود پرورش دهند. در ایجاد تغییرات باید تمام عوامل موثر در فرآیند تغییر را در نظر داشته و با توجه به هر یک از عوامل برای ایجاد تغییرات اقدام کرد.
- مهارت‌های ارتباطی: در مدیریت تغییر سازمانی، برقراری ارتباطات موثر بسیار حائز اهمیت است. از آنجایی که سازمان‌ها متشکل از انسان‌هایی از نژاد، جنسیت، سن، مذهب، باور و ملیت‌های متفاوت هستند، مهارت‌های ارتباطی و بین فردی اهمیت زیادی دارد. برای اثربخشی این مهارت‌ها باید از هنر خوب گوش دادن برخوردار بود.
- مهارت‌های مدیریت کسب و کار: مدیر تغییرات سازمانی باید با اصول تجاری آشنایی داشته باشد. به عبارتی باید بداند که پول از کجا به دست آمده و چگونه میتوان آن را حفظ کرد.
7 گام برای مدیریت تغییر در سازمان
برای مدیریت تغییر در سازمان نیاز به چند اقدام اساسی است:
1. چشم‌انداز و اهداف سازمان را تعریف کنید
برای غلبه بر موانع و اجتناب از شکست در مدیریت تغییر سازمان باید اهداف و چشم‌انداز سازمان را تعریف کرد. سازمان‌ها باید بر اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تمرکز کنند. این اهداف مشتمل بر فرآیندهای کسب و کار، تسهیلات، محصولات و خدمات هستند. با داشتن هدف و چشم‌انداز از هرگونه هرج‌ومرج، بی‌نظمی و آشفتگی جلوگیری شده و بسیاری از چالش‌ها برطرف می‌شود.
2. از مدیریت سطوح بالاتر شروع کنید
سطوح بالا در سازمان امور مالی، فناوری، فرآیندها و مسیر شرکت را پس از تلاش برای تغییر تعیین می‌کنند. مدیران ارشد مسبب تغییرات و مدیران ارشد فناوری اطلاعات مسئول تشکیل تیم مناسب برای آن هستند. مدیریت سطوح بالای سازمان نه تنها باید استراتژیست و کارشناس فنی داشته باشد، بلکه باید از رهبرانی برخوردار باشد که تغییرات را به طور موثر با همه کارکنان موجود مرتبط سازد. تغییرات سازمانی تنها در صورتی موفقیت‌آمیز هستند که تمام ذینفعان با آن موافق باشند و این امر تنها با ارتباط موثر امکانپذیر است.
3. از کارکنان بازخورد دریافت کنید
تا به اینجا متوجه اهمیت وجود چشم‌انداز مناسب و مشارکت تمام ذینفعان شدیم. سازمان‌ها باید فرآیندی را در پیش بگیرند تا بتوانند به طور منظم از کارکنان بازخورد دریافت نمایند. همچنین میتوانند از ابزارهایی همچون پلتفرم‌های پذیرش دیجیتال استفاده کنند تا به آنها در درک نحوه تعامل کارکنان با برنامه‌ها، محتواهای آموزشی و فرآیندهای کسب و کار فعلی کمک شود.
4. نقشه راه مناسب تهیه کنید
نقشه راه ابزاری برای برقراری ارتباط بصری است. هر فرآیند مدیریت تغییر باید از نقشه راه مناسبی برخوردار باشد تا استراتژی با موفقیت انجام شود. برای همین برای هر یک از مراحل مدیریت تغییر سازمانی باید یک جدول زمانی تعیین کرده و زمان ارائه نمونه اولیه، اجرا، پیاده‌سازی و غیره را مشخص کرد. همچنین بهتر است برای بهبود تلاش‌ها برنامه‌ریزی زمانی داشت. به طور کلی مدیریت تغییر سازمانی بدون وجود نقشه راه مناسب با چالش‌های زیادی روبرو می‌شود.
5. یک استراتژی مدیریت ریسک داشته باشید
در فرآیند مدیریت تغییر سازمانی، آماده بودن برای مقابله با خطرات مهم است و باید از یک استراتژی مدیریت ریسک استفاده کرد. با این استراتژی میتوان برای هر مانعی یک راه‌حل مناسب پیدا کرد. این کار باعث می‌شود تا همواره در موقعیت کنترل قرار داشته باشید و پیش از خراب شدن همه چیز، یک برنامه احتمالی تهیه کنید. این خطرات معمولا بر اثر مشارکت کم کارکنان، ریزش بودجه، مقاومت کارکنان و شکست برنامه‌ها پدیدار می‌شوند.
6. به برقراری ارتباط موثر بپردازید
سازمان باید همواره در حال برقراری ارتباطات موثر باشد. راه‌های متعددی هم برای برقراری ارتباط سازمان با کارکنانش وجود دارد. ارتباط موثر ترکیبی از افراد، فرآیندها و فناوری‌ها است و معمولا از طریق تماس‌های تلفنی، ایمیل و یا ملاقات حضوری صورت می‌گیرد. اما این کانال‌ها ممکن است در سازمان‌های بزرگ قابل ارائه نباشند. در این سازمان‌ها اغلب از پلتفرم‌های پذیرش دیجیتال با اعلان درون برنامه‌ای استفاده می‌شود. مزیت اعلان‌های درون برنامه‌ای این است که میتوان یک دوره اطلاع‌رسانی سفارشی تنظیم کرد.
7. ابزارهای آموزشی مدیریت تغییر مناسب اتخاذ کنید
آخرین گام از 7 گام مدیریت تغییر در سازمان به حصول اطمینان از آموزش موثر مربوط است. همزمان با ایجاد تغییرات، به افزایش مهارت‌ها و توانایی‌های نیروی کار نیاز است. مدیران باید سطح شایستگی کارکنان را ارزیابی کرده و برنامه‌ها و ابزارهای آموزشی مدیریت تغییر مناسبی را اتخاذ نمایند. برنامه‌های آموزشی مناسب سبب افزایش بهره‌وری نیروی کار می‌شوند و مدیران را برای مواجهه با عدم قطعیت‌های آتی سازمان آماده می‌کنند. برای آموزش میتوان از آموزش حضوری، آموزش آنلاین، آموزش یک به یک و آموزش شبیه‌سازی مجازی استفاده کرد.
4 عنصر کلیدی برای تغییرات اثربخش
- کارکنان باید از ضرورت تغییر مطلع شوند: مدیران اثربخش همواره زمینه‌ساز تغییرات هستند و به کارکنان کمک می‌کنند تا نیازهای آینده سازمان را پیش‌بینی کنند. این مدیران در خصوص ضرورت ایجاد تغییر در محیط کسب و کار و تاکید بر رفع نیازهای مشتریان با کارکنان به گفتگو و مشورت می‌پردازند.
- تغییر باید به درستی برنامه‌ریزی شود: تدوین برنامه شفاف برای تغییر، از بروز عوارض ناشی از اعمال تغییرات و آشفتگی جلوگیری میکند.
- ارتباط موثر برقرار کنید: برای اینکه کارکنان از نتایج حاصل از تغییرات مطلع شوند، باید با آنها ارتباط موثری برقرار کرده و در خصوص تغییرات با آنها صحبت کرد. در صورتی که کارکنان در جریان مسائل مربوطه قرار نگیرند، احتمال اینکه برای کسب اطلاعات به شایعات و گمانه‌زنی‌ها گرایش پیدا کنند زیاد است.
- کارکنان باید توانمند شوند: مدیران اثربخش مشارکت‌کنندگان فعالی را که در ایجاد تغییرات نقش و مشارکت فعالی دارند، شناسایی کرده و برنامه‌ها و طرح‌های انگیزشی را برای پاداش‌دهی به این افراد تا حد امکان گسترش می‌دهند.
جمع بندی
در این مطلب در خصوص 7 گام برای مدیریت تغییر سازمانی صحبت کردیم. با دنبال کردن موارد اشاره شده در متن میتوانید تغییرات سازمانی را به خوبی مدیریت کنید و از پس چالش‌ها و موانع آن به خوبی برآیید. در صورت لزوم هم میتوانید از یک مشاور یا کوچ کسب و کار در این زمینه کمک بگیرید.
